Sveriges overvejelser/praksis for tillgängliggörelse av elektroniska register/databaser
Referat ved Magnus Geber (S)
Magnus Geber inledde med att redovisa utlånefrekvenserna för e-arkiv vid Riksarkivet i Sverige.
Berättade vidare om planerna på att använda det norska Arkade och tankarna kring tematiska scheman för olika systemtyper, t ex ärendehanteringssystem och ekonomisystem, som kommit fram inom LDB-projektet.
Birger Stensköld fortsatte med att redovisa hur man använder rapportgeneratorn Crystal Report och SQL för att bl a tillgängliggöra levererade elektroniska diarier. Eftersom de digitala leveranserna innehåller sökingångarna till pappersarkiven är det av avgörande betydelse för handläggarna att många gånger snabbare få tillgång till sökmedlen. Birger efterlyste bättre utbildning hos arkivarier, bättre dokumentation av speciellt förståelsekaraktär så att registrens kontext i förhållande till övrigt arkivmaterial kartläggs och att man använder standardlösningar för tillgängliggörande. Förhållandevis enkla och prisbilliga standardprogramvaror ”från hyllan” kan många gånger tillfredsställa behoven. Avslutningsvis demonstrerades ett exempel på hur en rapport kan se ut.
Att basera informationsåtersökningen på förhållandevis enkla rapportgeneratorer och t.ex. SQL-frågor innebär också att en hel del av vad arbetsinsatsen lett fram till kan återanvändas under lång tid - SQL-frågorna är exempelvis användbara över mycket lång tid.