Skjalavarsla

Varðveisla skjala opinberra aðila er lögbundin og eyðing þeirra óheimil nema með sérstakri heimild þar um. Í skjölum opinberra aðila eru upplýsingar um rekstur og stöðu viðkomandi embættis eða stofnunar, alla ákvarðanatöku og hvernig staðið er að henni, sem og um réttindi og skyldur einstaklinga og lögaðila. Þar er að finna skýringar á framgangi mála í gegnum tíðina. Öll þróun og breyting innan viðkomandi embættis eða stofnunar er þar vandlega skráð. Skjalasafnið er því mikilvægur hluti starfseminnar og í því er jafnframt að finna sögu viðkomandi skjalamyndara.

Skjalavarsla felur í sér skipulögð vinnubrögð við daglega meðferð og varðveislu skjala, í hvaða formi sem þau eru, sem til verða hjá embættum og stofnunum. Með skjalavörslu er m.a. átt við að unnið sé eftir fyrirfram ákveðnum aðferðum við skráningu og frágang bréfa og annarra skjala viðkomandi embættis eða stofnunar. Þannig á að vera ljóst hvaða skjalaflokkar verða til og hvaða starfsmenn vinna með skjölin, hvaða skjöl á að varðveita og hverju má henda, að aðgangsheimildir séu skýrar og að auðvelt sé að nálgast skjöl í skjalasafninu þegar á þarf að halda.

Þjóðskjalasafn Íslands hefur það hlutverk lögum samkvæmt að setja reglur um skjalavörslu afhendingarskyldra aðila, gefa út leiðbeiningar og standa fyrir námskeiðum um skjalavörslu og hafa eftirlit með því að afhendingarskyldir aðilar uppfylli þau lög og reglur sem skjalavörslunni eru settar.