Þroskastigin

Til þess að meta stöðu einstakra stofnana og setja niðurstöður könnunarinnar í samanburðarhæf form voru fimm þroskastig skjalavörslu skilgreind út frá þeim lögum og reglum sem gilda um skjalavörslu afhendingarskylda aðila. Einnig var búin til stigatafla fyrir svör einstakra stofnana til að fá heildarstigafjölda hverrar stofnunar.

Skilgreiningar

0 - 4 stig. Þroskastig 0 - Engin meðvituð skjalavarsla

Ekki er skjalastjóri eða sérstakur starfsmaður sem sinnir skjalavörslu eða skjalasafni stofnunarinnar. Engin eða lítil samskipti hafa verið við starfsmenn Þjóðskjalasafns, þ.e. ekki hafa verið tilkynnt rafræn kerfi eða gagnagrunnar, skjalageymslur hafa ekki verið samþykktar, ekki er til samþykktur málalykill og ekki hefur verið sótt um heimild til grisjunar. Stofnun virðist ekki sinna skjalavörslu að neinu ráði.

5 - 9 stig. Þroskastig 1 - Ófullnægjandi skjalavarsla

Skjalastjóri eða sérstakur starfsmaður sinnir skjalavörslu og skjalasafni stofnunarinnar. Einhver samskipti hafa verið við starfsmenn Þjóðskjalasafns. Stofnunin er meðvitaðri um skjalavörslu og stundar rétt vinnubrögð að einhverju leyti. Starfsmenn skrá mál sem koma til meðferðar og málalykill er til. Rafræn kerfi hafa ekki verið tilkynnt og stofnun er að öllu jöfnu enn í pappírsskjalavörslu.

10 - 14 stig. Þroskastig 2 - Hefðbundin skjalavarsla

Skjalastjóri sinnir skjalavörslu og skjalasafni stofnunarinnar. Hann hefur sótt námskeið Þjóðskjalasafns og er almennt meðvitaður um lög og reglur um skjalavörslu sem stofnuninni ber að fara eftir. Þó nokkur samskipti hafa verið við starfsmenn Þjóðskjalasafns. Rafræn skjalavörslukerfi og gagnagrunnar eru notaðir og tilkynningar um þá hafa verið sendar til Þjóðskjalasafns. Stofnunin hefur samþykktan málalykil og hefur sótt um heimild til grisjunar.

15 - 19 stig. Þroskastig 3 - Fagleg skjalavarsla

Skjalastjóri sinnir skjalavörslu og skjalasafni stofnunarinnar og hefur sótt þau námskeið sem í boði eru á Þjóðskjalasafni. Stofnunin skráir mál rafrænt og hefur samþykktan málalykil. Rafræn skjalavörslukerfi hafa verið tilkynnt og fengið samþykki Þjóðskjalasafns. Einnig hafa gagnagrunnar og úrelt tölvukerfi verið tilkynnt og úrskurður um varðveislugildi þeirra liggur fyrir. Skjalageymslur hafa verið tilkynntar og samþykktar af Þjóðskjalasafni. Sótt hefur verið um heimild til grisjunar. Pappír sem uppfyllir staðla er notaður við skjalavörsluna og stofnunin hefur gengið frá og afhent skjöl eldri en 30 til Þjóðskjalasafns til varanlegrar varðveislu.

20 - 25 stig. Þroskastig 4 - Fyrirmyndar skjalavarsla

Skjalavarsla stofnunar er til fyrirmyndar. Skjalastjóri sinnir skjalavörslu og skjalasafni stofnunarinnar og hefur hann sótt þau námskeið sem í boði eru á Þjóðskjalasafni. Stofnunin hefur samþykktan málalykil og skráir mál í rafrænt skjalavörslukerfi sem hefur verið samþykkt af Þjóðskjalasafni. Ennfremur hafa gagnagrunnar og úrelt tölvukerfi verið tilkynnt og niðurstaða fengin um varðveislugildi þeirra. Stofnunin er komin í rafræna skjalavörslu að mestu leyti og starfar eftir gildri skjalavistunaráætlun sem samþykkt hefur verið af Þjóðskjalasafni. Sótt hefur verið um heimild til grisjunar og grisjað er samkvæmt þeim heimildum. Öll skjöl stofnunarinnar sem eru orðin eldri en 30 ára hafa verið frágengin og skráð samkvæmt reglum Þjóðskjalasafns og afhent Þjóðskjalasafni til varanlegrar varðveislu.

Stigatafla

Hver þáttur var afmarkaður og stig gefin fyrir ef þátturinn var til staðar hjá stofnunum. Gefið er eitt stig fyrir hvert atriði innan þáttanna. Stigataflan endurspeglar þá þætti sem spurt var um í könnuninni.

Efni Þættir til stiga Stig
Málalykill
  Notar stofnunin málalykil við flokkun málasafns? 0/1
  Hefur málalykill verið samþykktur af Þjóðskjalasafni? 0/1
Málaskrá
  Skráir stofnunin upplýsingar um mál og skjöl? 0/1
  Eru upplýsingarnar skráðar í bréfadagbók? 0/1
  Eru upplýsingarnar skráðar í rafrænt dagbókarkerfi? 0/1
Rafrænt skjalavörslukerfi
  Notar stofnunin rafræn kerfi við skjalavörslu? 0/1
  Hafa rafræn kerfi verið tilkynnt til Þjóðskjalasafns? 0/1
  Hefur rafrænt kerfi verið samþykkt af Þjóðskjalasafni? 0/1
  Eru til notkunarreglur eða handbækur um notkun kerfisins? 0/1
Rafrænir gagnagrunnar
  Hafa rafrænir gagnagrunnar verið tilkynntir til Þjóðskjalasafns? 0/1
  Bónus - Hafa allir gagnagrunnar verið tilkynntir? 0/1
Úrelt tölvukerfi
  Hefur úrelt tölvukerfi verið tilkynnt? 0/1
  Bónus - Hafa öll úrelt tölvukerfi verið tilkynnt? 0/1
Varðveisla skjala
  Eru rafræn gögn sem ber að varðveita á pappír prentuð út? 0/1
  Er skjalavarslan orðin rafræn (t.d. með samþykki á skjalavörslukerfi)? 0/1
  Er notaður pappír sem uppfyllir staðla? 0/1
Skjalavistunaráætlun
  Vinnur stofnun eftir skjalavistunaráætlun? 0/1
  Er skjalavistunaráætlunin samþykkt af Þjóðskjalasafni? 0/1
Grisjun
  Hefur stofnun grisjað skjöl skv. heimild stjórnarnefndar Þjóðskjalasafns? 0/1
Skjalageymslur
  Eru sérstakar skjalageymslur til staðar? 0/1
  Hafa skjalageymslur stofnunar verið samþykktar af Þjóðskjalasafni? 0/1
Frágangur
  Hefur stofnun afhent öll skjöl eldri en 30 ára á Þjóðskjalasafn? 0/1
Fræðsla ÞÍ
  Hefur skjalastjóri/starfsmaður við skjalavörslu sótt námskeið Þjóðskjalasafns? 0/1
  Hefur skjalastjóri/starfsmaður við skjalavörslu sótt öll námskeið í boði? 0/1
  Er stuðst við reglur og leiðbeiningar ÞÍ? 0/1
Stofnunin
  Er starfandi skjalastjóri við stofnunina? 0/1
     
  Niðurstaða (heildarstigafjöldi eru 25 stig) 0-25