Rafræn skjalavarsla

Reglur um rafræn opinber gögn og skil á þeim

„Reglur um rafræn opinber gögn og skil á þeim“ eru reglur um rafræn gagnakerfi afhendingarskyldra aðila. Ríkisstofnanir og sveitarfélög sem hyggjast varðveita gögn sín á rafrænu formi verða að fylgja þessum reglum, þ.m.t. að tilkynna öll rafræn kerfi þar sem varðveita á gögnin á rafrænu formi. Tilgangurinn er að tryggja örugga vörslu rafrænna gagna til framtíðar og að um gögnin séu til samræmdar upplýsingar til að auðvelda komandi kynslóðum að nota gögn frá okkar dögum. Rafræn gögn verða varðveitt á kerfisóháðum sniðum til þess að tryggja að hægt verði að lesa gögnin um alla framtíð.

Það skal tekið fram að Þjóðskjalasafn Íslands vottar ekki að ákveðin skjalavörslukerfi framleiðenda / söluaðila uppfylli framangreindar reglur. Notkun skjalavörslukerfa er heimiluð hjá hverjum skjalamyndara fyrir sig á grundvelli þeirra upplýsinga sem viðkomandi skjalamyndari gefur um notkun kerfis þegar það er tilkynnt til Þjóðskjalasafns.

Reglur

Regluverkið samanstendur af tveimur reglum:

  • Reglur um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila

    Reglur um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila (nr. 877/2020).

  • Reglur um afhendingu á vörsluútgáfum gagna

    Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila (nr. 100/2014), sem tóku gildi 1. febrúar 2014.

Leiðbeiningar

Með reglunum hafa verið útbúnar leiðbeiningar og er hægt að hlaða niður leiðbeiningum fyrir hverja reglu hér að neðan. Fyrirhugað er að birta leiðbeiningar um afhendingu á vörsluútgáfu, en þær eru í vinnslu og er fyrirhugað að þær verði birtar seinni part ársins 2014.

  • Rafræn skjalavörslukerfi

    Leiðbeiningar um rafræn skjalavörslukerfi afhendingarskyldra aðila.

  • Rafrænar skrár og gagnagrunnar

    Leiðbeiningar um rafrænar skrár og gagnagrunna afhendingarskyldra aðila.

  • Notendahandbók - Reglur og stefna

    Notendahandbók - Reglur og stefna.

Þjóðskjalasafn Íslands birtir hér notendahandbók sína til viðmiðunar fyrir afhendingarskylda aðila, þar sem slíkt rit þarf að fylgja með tilkynningum fyrir rafræn mála- og skjalavörslukerfi. Á tilteknum stöðum í handbókinni er vísað í innri skjöl Þjóðskjalasafns, þau verða ekki birt. Rétt er að taka fram að verklag við skjalastjórn er ekki hægt að yfirfæra af einum aðila yfir á annan; hver afhendingarskyldur aðili þarf að móta sitt eigið verklag. Notendahandbók Þjóðskjalasafns er því einungis hægt að hafa til hliðsjónar í þeirri vinnu.

Hægt er að hafa samband við Þjóðskjalasafn og fá nánari upplýsingar um eftir hverju er leitað í notendahandbókinni. Í spurningu 12 í tilkynningunni skal vísa annað hvort í kafla eða blaðsíðutal í notendahandbók. Það á ekki að svara spurningu 12 beint.

Eyðublöð og stoðskjöl

Tilkynna skal rafræn gagnasöfn í gegnum vef Ísland.is. Til þess að afhendingarskyldur aðili geti tilkynnt rafrænt gagnasafn þarf hann að hafa Íslykil. Þá þarf afhendingarskyldur aðili að veita starfsmanni sem tilkynnir rafræna gagnasafnið umboð í gegnum vef Ísland.is. Nánari leiðbeiningar um það er að finna hér. Starfsmaður afhendingarskylds aðila skráir sig svo inn á sínum rafrænu skilríkjum og tilkynnir rafrænt gagnasafn í umboði viðkomandi afhendingarskylds aðila.

  • Tilkynning á rafrænu gagnasafni

    Tilkynning á rafrænu gagnasafni.

  • Stoðskjal fyrir skráningu kerfa

    Stoðskjal fyrir skráningu kerfa. Hægri-smelltu á Excel táknið og veldu „Save link as...“ eða „Save target as...“ og vistaðu þannig eyðublaðið í tölvuna. Opnaðu svo Excel-skjalið þaðan til útfyllingar.

Stuttar leiðbeiningar um rafræna skjalavörslu

Tilkynning um rafrænt gagnasafn

Afhendingarskyldir aðilar eiga að tilkynna öll rafræn gagnasöfn til Þjóðskjalasafns. Eingöngu er tekið við tilkynningu á rafrænum gagnasöfnum í gegnum vef Ísland.is (sjá hér fyrir ofan).

Við tilkynningu á rafrænu gagnasafni skulu afhendingarskyldir aðilar afhenda eftirfarandi skjöl:

  1. Tæknileg gögn, þ.e. lýsingu á töflum og dálkum, einindavenslarit ásamt skjölum sem sýna að unnt sé að mynda vörsluútgáfu á venslaformi.
  2. Notendahandbók fyrir hið rafræna gagnasafn ef um gagnasafn með skjölum er að ræða.

Fylgigögn tilkynningar skulu berast innan 1 mánaðar eftir að tilkynningu er skilað. Sé fylgigögnum skilað eftir þann tíma þarf að tilkynna gagnasafnið aftur.

Ef gagnasafnið verður ekki notað sem venslagagnagrunnur skal með tilkynningunni einnig fylgja greinargerð um hvernig hægt er að útbúa vörsluútgáfu sem venslagagnagrunn skv. gildandi reglum Þjóðskjalasafns Íslands um afhendingu vörsluútgáfu gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila.

Afhending vörsluútgáfu

Eins og kemur fram í reglunum og leiðbeiningunum ættu skil á gögnum úr rafrænum mála- og skjalavörslukerfum að fara fram á u.þ.b. 5 ára fresti, eða við lok skjalavörslutímabils. Skil á rafrænum skrám og gagnagrunnum er öðruvísi háttað og gæti afhending þarf verið á eins árs fresti, eða jafnvel að einungis væri um eina afhendingu að ræða.

Þegar afhendingaraðili hefur tilkynnt sín rafrænu gagnakerfi ákveður Þjóðskjalasafn hvenær eigi að skila rafrænum gögnum.

Nauðsynlegt er að undirbúa afhendingu vörsluútgáfu gagna vel og fara tímanlega af stað, þar sem fyrstu afhendingar geta verið tímafrekar og borið í för með sér tæknilegar áskoranir.

Afhendingarlisti

  • Afhendingarlisti

    Listi yfir þá aðila sem eiga að afhenda gagnakerfi í formi vörsluútgáfu til Þjóðskjalasafns Íslands (679 KB).

Vörsluútgáfa

Afhendingaraðili afhendir Þjóðskjalasafni vörsluútgáfu sem inniheldur gögn úr rafrænu kerfi. Vörsluútgáfan þarf að vera á stöðluðu formi sem er skilgreint í reglunni um afhendingu vörsluútgáfu. Þessi staðall er tekinn úr aðferð danska ríkisskjalasafnsins á varðveislu rafrænna gagna. Markmiðið er að taka gögnin út úr þeim kerfum sem notuð eru og setja þau á kerfisóháð form.

Það er á ábyrgð afhendingaraðila að mynda þessa vörsluútgáfu á skilgreindu formi og mun sú vinna að öllum líkindum vera framkvæmd af tæknilegum aðila, rekstraraðila viðkomandi kerfis eða því hugbúnaðarhúsi sem framleiðir hugbúnaðinn.

Danska ríkisskjalasafnið hefur þróað sérstakt tól, ADA, til að prófa vörsluútgáfu og staðfesta að hún standist þær kröfur staðalsins. Þjóðskjalasafn mun nota þetta tól til að prófa afhentar vörsluútgáfur. Hægt er að sækja tólið með því að smella á tengilinn hér að neðan. Tólið er til notkunar fyrir alla sem vinna með vörsluútgáfur. Þeir sem eru byrjaðir að búa til vörsluútgáfu mega nota þá útgáfu af ADA sem þeir eru byrjaðir að nota, en mælst er til þess að annars verði notuð nýjasta útgáfan af ADA.

Að auki hefur danska ríkisskjalasafnið þróað nokkur hjálpartól sem hafa sértæka virkni, til dæmis að skipta út táknum í skrám, og eru þau tól einnig aðgengileg til niðurhals.

Hjálpargögn með reglum 100/2014

  • TEA

    ADA 3.4.4

  • Lesa meira um ADA

    Lesa meira um ADA á vef Statens Arkiver.

  • Gerðarlýsingar (skemu)

    Gerðarlýsingar (skemu).

  • Archive Index

    Archive Index, forrit til að búa til lyklaskrár.

  • Context Documentation Index

    Context Documentation Index, forrit til að búa til lyklaskrár.

  • GML pakki til notkunar við gerð vörsluútgáfu fyrir landupplýsingakerfi

    GML pakki til notkunar við gerð vörsluútgáfu fyrir landupplýsingakerfi.

Dæmi um vörsluútgáfur

  • Vörsluútgáfa með skjölum

    Með skjölum (t.d. mála- og skjalavörslukerfi).

  • Vörsluútgáfa án skjala

    Án skjala (t.d. gagnagrunnar, rafræn dagbókarkerfi).

  • Vörsluútgáfa án skjala

    Með skjölum og gml.

  • Vörsluútgáfa án skjala

    Með skjölum.

Tilraunaverkefni um afhendingu gagna

Framkvæmd hafa verið tvö tilraunaverkefni um flutning á gögnum úr gagnakerfi þar sem mynduð var vörsluútgáfa til afhendingar.

Fyrra verkefnið var unnið með Ríkisskattstjóra og snerist það verkefni um að taka gögn úr gagnagrunni og mynda vörsluútgáfu gagna. Þessu verkefni lauk árið 2007 og nánar um framkvæmd og niðurstöður verkefnisins má sjá í Skýrslu um tilraunaverkefni Þjóðskjalasafns og RSK.

Síðara verkefnið snerist um myndun vörsluútgáfu gagna úr mála- og skjalavörslukerfi menntamálaráðuneytisins. Því verkefni lauk árið 2009 og nánar má lesa um verkefnið og niðurstöður þess í Skýrslu um tilraunaverkefni Þjóðskjalasafns og menntamálaráðuneytisins.

  • Skýrsla um tilraunaverkefni með Ríkisskattstjóra

    Skýrsla um tilraunaverkefni með Ríkisskattstjóra.

  • Skýrsla um tilraunaverkefni með menntamálaráðuneyti

    Skýrsla um tilraunaverkefni með menntamálaráðuneyti.