Niðurstöður 2016

Staða skjalavörslu hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins er sú að á þroskastig 0, sem gefur til kynna að engin meðvituð skjalavarsla og skjalastjórn sé stunduð, voru 17% afhendingarskyldra aðila ríkisins og 36% á þroskastigi 1 sem telst vera ófullnægjandi skjalavarsla og skjalastjórn. Á þroskastigi 2, hefðbundin skjalavarsla og skjalastjórn, eru 38% afhendingarskyldra aðila ríkisins og á þroskastig 3, sem telst til faglegrar skjalavörslu og skjalastjórnar, röðuðust 9% afhendingarskyldra aðila. Enn sem komið er raðast enginn afhendingarskyldur aðili á þroskastig 4. Dreifinguna má sjá á mynd 1 hérna að neðan:

Heildardreifing stofnana á þroskastig

Ef skiptingin er skoðuð nánar eftir stærð stofnananna kemur í ljós að millistórar stofnanir koma best út á meðan stofnanir með 25 starfsmenn eða færri koma verst út. Það kemur heldur ekki á óvart enda er líklegast að minnstu einingarnar séu ekki meðvitaðar um skyldur þeirra til skjalavörslu og eru síst með sérstakan skjalastjóra starfandi.

Þroskastig skjalavörslu afhendingarskyldra aðila

Við úrvinnslu eftirlitskönnunarinnar 2012 var áberandi hversu illa skólar og heilbrigðisstofnanir standa í skjalavörslu. Það er enn áhyggjuefni en staðan er betri samkvæmt könnuninni 2016. 61% framhaldsskóla á landinu voru á þroskastigi 0 og 35% á stigi 1. Heilbrigðisstofnanir bættu sig nokuð um land allt og 40% mældust á þroskastigi 0 og 60% á þroskastigi 1.Þrátt fyrir bætingu frá síðustu könnun er það enn áhyggjuefni að stofnanir sem heyra undir þessa tvo stóru málaflokka mælist ekki hærri og ljóst að þar þarf að gera átak til að bæta úr því. Í töflunni sést hvernig nokkrir hópar afhendingarskyldra aðila komu út úr könnuninni. Af þessum hópum komu ráðuneytin best út enda löng hefð þar fyrir skjalavörslu og eru starfandi skjalastjórar í öllum ráðuneytum. Fæstar hinna stofnananna hafa sérstakan starfsmann sem sinnir skjalavörslu og undirstrikar þetta mikilvægi þess að slíkur starfsmaður sé til staðar.

Heildardreifing eftir tegund stofnana

Þroskastig einstakra stofnana

Sjá skilgreiningar á þroskastigum.