Námskeið

Þjóðskjalasafn Íslands stendur fyrir reglulegum námskeiðum um skjalavörslu hjá opinberum aðilum, annars vegar fyrir stofnanir og embætti ríkisins og hins vegar fyrir sveitarfélög og stofnanir þeirra sem ekki eru aðilar að héraðsskjalasafni.

Á námskeiðunum er farið yfir reglur og leiðbeiningar Þjóðskjalasafns og fjallað með raunhæfum dæmum um skjalavörslu opinberra aðila. Námskeiðin kenna skjalaverðir Þjóðskjalasafns Íslands.

Námskeið 2020-2021

Veturinn 2020-2021 býður Þjóðskjalasafn Íslands upp á námskeið um ýmsa þætti skjalavörslu. Hvert námskeið er 1 klukkustund. Notast verður við fjarfundarbúnaðinn Teams. Öll námskeiðin eru ókeypis.

Skráning á námskeið.

13. október 2020 kl. 10-11 - Hverju má henda? Um grisjun skjala

Kennari: Árni Jóhannsson.

Á námskeiðinu verður farið almennt yfir helstu lög og reglur sem gilda um grisjun, hverju má eyða, hverjar heimildir til grisjunar eru og hvernig sótt er um grisjunarheimildir.

3. nóvember 2020 kl. 10-11 - Rafræn skjalavarsla. Tilkynning rafrænna gagnasafna til Þjóðskjalasafns

Kennarar: S. Andrea Ásgeirsdóttir og Garðar Kristinsson.

Farið verður í gegnum tilkynningaferlið á rafrænum gagnasöfnum sbr. reglum Þjóðskjalasafns Íslands nr. 877/2020 um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila. Hver sé tilgangur þess að tilkynna gagnasöfn til opinberra skjalasafna, hvaða fylgigögn þurfa að koma með tilkynningunni og hvers vegna.

17. nóvember 2020 kl. 10-11 - Hvað á að gera við tölvupóstinn? Um varðveislu og eyðingu á tölvupósti

Kennari: Njörður Sigurðsson.

Afhendingarskyldir aðilar nota tölvupóst mikið í daglegum störfum og hefur notkun tölvupósts og afgreiðsla mála í gegnum tölvupóst aukist með aukinni notkun rafrænna samskipta. Mikilvægt er að meðferð, varðveisla og eyðing tölvupósta fari eftir ákveðnum ferlum og að tryggt sé að tölvupóstar sem varða mál sem eru til meðferðar hjá afhendingarskyldum aðilum og varða starfsemi þeirra séu skráðir og varðveittir á skipulegan hátt. Á námskeiðinu verður farið yfir hvernig haga skuli meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum samkvæmt lögum og reglum nr. 331/2020.

1. desember 2020 kl. 10-11 - Pappírslaus skjalavarsla og skjalastjórn. Hvað þarf til?

Kennarar: S. Andrea Ásgeirsdóttir og Garðar Kristinsson.

Farið verður í helstu hugtök og grunnatriði sem snúa að pappírslausri skjalavörslu og skjalastjórn svo sem þeim lagaákvæðum og reglum sem þar um gilda. Að hverju þarf að huga sérstaklega í rafrænni skjalavörslu og hvað þarf til. Hvað felst í rafrænni skjalavörslu og hvað er það sem fellur undir rafrænt skjalasafn afhendingarskyldra aðila.

12. janúar 2021 kl. 10-11 - Er röð og regla á málasafninu? Gerð málalykla

Kennari: Heiðar Lind Hansson.

Á námskeiðinu verður farið yfir reglur sem gilda um málalykla afhendingarskyldra aðila og gerð málalykla.

26. janúar 2021 kl. 10-11 - Þarf að bæta skjalavörslu og skjalastjórn? Átak í skjalavörslu og gerð skjalavistunaráætlunar

Námskeiðið verður á fyrirlestrarformi þar sem farið verður yfir það hvernig stofnun getur farið í átak í skjalavörslu sinni, tekið á fortíðarvanda sínum og komið skjalavörslunni í gott horf til framtíðar, skráð ákvarðanir varðandi skjalavörsluna í skjalavistunaráætlun og hvað þarf að hafa í huga þegar áætlað er að grisja úr skjalasafni stofnunarinnar. Horfa þarf á myndbandið um átak í skjalavörslu á Youtube rás ÞÍ áður en mætt er á námskeiðið og svo verður, í fyrirlestri, farið yfir það hvernig best er að skrá í skalavistunaráætlun.

9. febrúar 2021 kl. 10-11 - Rafræn skjalavarsla. Afhending rafrænna gagna til Þjóðskjalasafns. Undirbúningur og góð ráð

Kennarar: S. Andrea Ásgeirsdóttir og Garðar Kristinsson.

Námskeiðið er hugsað fyrir afhendingarskylda aðila (skjalastjóra) svo að þeir geti undirbúið vel afhendingu.

Farið verður yfir ferlið frá lokum skjalavörslutímabils til afhendingar gagna til Þjóðskjalasafns Íslands. Hvernig best sé að ganga frá málum ef um mála og skjalavörslukerfi er að ræða. Hvað þarf að hafa í huga við frágang mála til afhendingar ofl.

23. febrúar 2021 kl. 10-11 - Frágangur, skráning og afhending pappírsskjala

Kennari: Árni Jóhannsson.

Þetta námskeið verður kennt í vendikennslu. Þeir sem vilja sitja námskeiðið þurfa að horfa á myndböndin um frágang skráningar og afhendingu pappírskjalasafna á Youtube rás ÞÍ og mæta síðan á námskeiðið með spurningar um vandamál sem þeir eiga við að etja í frágangi á pappírsskjölum í sínu skjalasafni.

Í myndbandinu er farið yfir reglur Þjóðskjalasafns Íslands um frágang og skráningu pappírsskjalasafna og leiðbeiningar. Leiðbeint um gerð geymsluskrár og umbúðir sem skal nota undir skjöl. Þá verður einnig fjallað um skjalageymslur og hvað hafa ber í huga við langtímavarðveislu skjala.

9. mars 2021 kl. 10-11 - Gerð vörsluútgáfu rafrænna gagna

Kennarar: S. Andrea Ásgeirsdóttir og Garðar Kristinsson.

Námskeið fyrir hugbúnaðaraðila og þá sem búa til vörsluútgáfur.

Farið verður í umfang reglna nr. 100/2014 um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila. Farið yfir dæmi um vörsluútgáfur og höfð kynning á prófunarviðmótinu ADA. Einnig verður farið yfir þau atriði sem þurfa að vera til staðar svo vörsluútgáfa verði samþykkt.

23. mars 2021 kl. 10-11 - Afhending eldri rafrænna gagna. Hvað þarf til?

Kennarar: S. Andrea Ásgeirsdóttir og Garðar Kristinsson.

Námskeið um hvað þurfi til að hægt sé að afhenda eldri rafræn gögn til ÞÍ.

Farið verður yfir hvernig staðið er að því að afhenda eldri rafræn gögn til Þjóðskjalasafns Íslands, hvers vegna nauðsynlegt sé að reyna að varðveita rafræn gögn rafrænt og hvaða atriði þurfa að vera til staðar í gagnasöfnunum sem og vinnu sem afhendingarskyldir aðilar þurfa að fara í til þess að mögulegt sé að skila gögnunum rafrænt.