Kynning

Árið 2012 stóð Þjóðskjalasafn Íslands fyrir eftirlitskönnun á meðal afhendingarskyldra aðila ríkis til að kanna stöðu skjalavörslu hjá hinu opinbera. Könnunin var send rafrænt á 207 aðila og af þeim svöruðu 173 stofnanir sem gerir svarhlutfallið 83,6%. Niðurstöður könnunarinnar voru kynntar í skýrslu sem kom út árið 2013.

Helstu niðurstöður könnunarinnar voru meðal annars þær að efla þurfi skilning og þekkingu starfsfólks sem starfar við skjalavörslu enda sýndu svörin að nokkuð misræmi var á milli þess hvaða heimildir stofnanir töldu sig hafa og hvaða heimildir þær raunverulega höfðu skv. gögnum Þjóðskjalasafns. Þá var áberandi að skjalavarslan var í betra horfi hjá þeim stofnunum sem höfðu starfsmann sem sinnti skjalavörslu og er það lykilatriði að við stofnanir starfi skjalastjórar. Í ljós kom að bæta þarf mjög málaskráningu en tæplega 40% stofnana sögðust ekki skrá upplýsingar um mál sem þeim berast.

Fáar stofnanir höfðu tilkynnt rafræn kerfi sín og varðveisla skjala, hvort heldur á pappír eða rafrænu formi, var að hluta ótrygg. Þá var áhyggjuefni hversu margar stofnanir prentuðu ekki út skjöl sín þrátt fyrir að vera enn í pappírsskjalavörslu og stór hluti stofnana sem varðveita skjöl sín á rafrænu formi voru með gögn sín á tölvudrifum en ekki í skipulögðum skjalavörslukerfum eða gagnagrunnum og þar af leiðandi var varðveislan ótrygg. Í ljós kom að fáar stofnanir höfðu gert skjalavistunaráætlun yfir allt skjalasafn stofnunarinnar og höfðu því ekki yfirlit yfir skjalavörsluna. Nokkuð var um að stofnanir grisjuðu skjöl án heimilda, annað hvort vegna þess að þær töldu sig hafa þá heimild eða þær höfðu ekki vitneskju um að heimildar væri þörf, sem gefur vísbendingu um að auka þurfi fræðslu. Að lokum kom einnig í ljós að nokkuð magn pappírsskjala liggur úti í stofnunum og mun berast Þjóðskjalasafni á næstu árum.

Önnur eftirlitskönnun var framkvæmd árið 2016 og var hún send til 200 ríkisstofnana og fyrirtækja í meirihlutaeigu ríkisins og bárust svör frá 160 aðilum. Svarhlutfallið var því 80%. Niðurstöður könnunarinnar voru setta fram í skýrslu sem kom út 2017.

Niðurstöður eftirlitskönnunar á skjalavörslu og skjalastjórn ríkisins árið 2016 gefa til kynna að skjalahald hjá stofnunum og fyrirtækjum ríkisns fari batnandi. Þegar bornar eru saman niðurstöður eftirlitskannana 2012 og 2016 kemur í ljós að fleiri ríkisaðilar nota málalykla, skjalavistunaráætlanir, hafa tilkynnt um rafræn gagnakerfi o.s.frv. Þá er ljóst að skilningur starfsfólks hjá stofnunum og fyrirtækjum ríkisins á skjalavörslu og skjalastjórn hefur aukist en ein af meginniðurstöðum könnunarinnar 2012 var að víða skorti skilning á grundvallarhugtökum um skjalavörslu og skjalastjórn. Í kjölfar könnunarinnar 2012 endurskoðaði Þjóðskjalasafn námskeið sín og hóf útgáfu rafræns fréttabréfs í þeim tilgangi að bæta skilning á skjalahaldi ríkisins og er ánægjulegt að sjá að árangur hefur náðst.

Niðurstöðurnar voru settar fram eftir hverjum málaflokki heilt yfir fyrir ríkið í skýrslunni og ekki var rýnt í stöðu einstaka stofnana eða stöðu skjalavörslu í heild sinni hjá afhendingarskyldum aðilum. Svörin hafa nú verið unnin áfram til að fá þetta yfirlit og búin hafa verið til fimm þroskastig skjalavörslu til að lýsa stöðu einstakra stofnana og stöðu skjalavörslu almennt hjá afhendingarskyldum aðilum.