Þjóðskjalasafn Íslands hefur gefið út skýrslu með niðurstöðum úr eftirlitskönnun safnsins á skjalavörslu og skjalastjórn ríkisins sem fram fór í febrúar 2020. Í skýrslunni eru upplýsingar um könnunina, tölulegar niðurstöður og umfjöllun um helstu ályktanir og niðurstöður. Þar eru einnig tillögur til úrbóta og nefnt hver gætu verið næstu skref í skjalamálum ríkisins. Frá árinu 2012 hafa slíkar eftirlitskannanir verið gerðar á fjögurra ára fresti.

Niðurstöður eftirlitskönnunarinnar gefa til kynna að skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins í heild fari stöðugt batnandi miðað við fyrri eftirlitskannanir sem gerðar voru árin 2012 og 2016. Störfum skjalastjóra hefur fjölgað og óheimil eyðing gagna er nánast úr sögunni. Þó er enn víða pottur brotinn í skjalavörslu og skjalastjórn ríkisins. Aðbúnaður í geymslum er ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum er ábótavant. Þá er enn hluti afhendingarskyldra aðila ríkisins sem sinnir ekki skjalavörslu og skjalastjórn í samræmi við lög. Tilteknir hópar ríkisstofnana standa illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Þar má einkum nefna heilbrigðisstofnanir, dómstóla og lögregluembætti.

Alvarlegt er hve rafræn skjalavarsla ríkisins er skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið upplýsingar um 20% þessara kerfa og gögn úr 3% kerfanna hafa verið afhent til varðveislu á Þjóðskjalasafn, eða úr 40 gagnakerfum. Ein afleiðing þess að ríkið hafi ekki hugað að varðveislu rafrænna gagna af nægilegum krafti er sú að miklu meira af pappírsskjölum er nú hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins en í fyrri könnunum. Önnur afleiðing og alvarlegri er sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins geta tapast vegna þess að ekki er hugað að varðveislu rafrænna gagna. Til þess að koma þessum málum í betri farveg er mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði ríkið að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki.

Skýrslan hefur verið send öllum afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem fengu könnunina senda. Í haust mun Þjóðskjalasafn boða til kynningarfundar á niðurstöðum eftirlitskönnunarinnar og verður hann auglýstur sérstaklega.

Skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins 2020 – niðurstöður eftirlitskönnunar Þjóðskjalasafns Íslands.