Med utgångspunkt i den svenska regeringens uttalanden och Statskontorets råd och rekommendationer har Riksarkivet tillsammans med landsarkiven påbörjat ett arbete med utveckling mot elektronisk förvaltning och den så kallade 24-timmarsmyndigheten, dvs. en myndighet som är tillgänglig dygnet runt oavsett var man befinner sig och där det kan erbjudas möjlighet att se vilka ärenden som förekommer och hur handläggningsprocessen fortskrider. För att förverkliga detta är tanken att utnyttja webbtekniken och Internet.

Riksarkivets och landsarkivens arbete har utifrån förstudier och därtill hörande rapporter och pilotprojekt, och med ambitionen att börja från grunden, startat ett projekt där byggstenarna är kartläggning och analys av verksamheter (processer) och parallellt med detta arbete strukturering och anpassning av webben till de krav som ställs på användarvänlighet och servicegrad av såväl användare hos Riksarkivet och landsarkiven som externa användare.

Kartläggningen och analysen av verksamheter har i ett första skede koncentrerats till områdena forskarförfrågningar, leveranser av arkivmaterial samt inspektioner av (statliga) myndigheter. Arbetet utgår från en modell indelade i olika faser, där grupperna i detta första skede skall kartlägga och analysera dagsläget, göra en probleminventering samt lämna förslag till lösning på de funna problemen.

Vid halvårsskiftet avlämnade arbetsgruppen för forskarförfrågningar sin rapport, där man bland problem finner sådant som att frågor till arkivinstitutionerna ofta är oprecisa, varför komplettering av frågorna är nödvändig för den fortsatta handläggningen. Andra problem är att samma typ av fråga återkommer ganska ofta vilket innebär återsökning i samma arkivmaterial som tidigare samt författande av likartade svar som tidigare. För att komma till rätta med dessa problem, föreslås att webbtekniken skall utnyttjas bättre än idag med information om arkivmaterialet samt möjlighet för frågeställarna att via elektroniska blanketter och formulär samt ytterligare tillgång till relevanta databaser, bättre kunna ställa sina frågor. I ett försök att visa hur detta skulle kunna fungera i verkligheten har arbetsgruppen utvecklat en prototyp till en databas som på delvis automatisk väg skall kunna hantera såväl registrering som besvarande av vanligt förekommande frågor.

1. Elektronisk förvaltning i den svenska förvaltningen

I likhet med många andra länders regeringar har också den svenska regeringen uttalat sig om den tekniska utvecklingen och utnyttjande av de möjligheter som webbtekniken och Internet innebär. För Sveriges del har inga bestämda datum satts när vissa mål skall vara uppfyllda. I stället har man valt att uttala sig i termer av att i så stor utsträckning som möjligt använda sig av dagens – och morgondagens – teknik. De ”krav” som ställts har dels gällt att medborgarna oavsett tidpunkt och geografisk belägenhet skall kunna ha tillgång till information om och från den offentliga förvaltningen, dels att den information som kan tillgängliggöras i elektronisk form också skall tillgängliggöras på sådant sätt – förutsatt att kostnaderna inte ökar.

Sedan andra hälften av 1990-talet har den svenska regeringen publicerat ett antal dokument inom området elektronisk förvaltning och den så kallade 24-timmarsmyndigheten, dvs. en myndighet som kan nås oavsett tid på dygnet och var man befinner sig geografiskt. Här kan bland annat nämnas Statlig förvaltning i medborgarens tjänst (proposition 1997/98:136) och Ett informationssamhälle för alla (proposition 1999/2000:86). Regeringen föreslår i den förstnämnda propositionen att informationsteknikens möjligheter skall tas till vara så att medborgarnas – och företagens – kontakter med myndigheter förenklas och förbättras, insynen och kontrollen av myndigheternas verksamhet ökar, och att samverkan mellan myndigheter – både inom och utom landets gränser – effektiviseras. I den andra propositionen skriver regeringen bland annat att Sverige som en av de ledande IT-nationerna bör eftersträva att som första land bli ett informationssamhälle för alla. Detta skall exempelvis förverkligas genom att prioritera tre områden: Tilliten till IT, kompetensen att använda IT samt tillgängligheten till informationssamhällets tjänster.

För att försöka omsätta visionerna till den praktiska verkligheten utsåg regeringen Statskontoret (The Swedish Agency för Administrative Development) att ha ett övergripande ansvar för utvecklandet av den så kallade 24-timmarsmyndigheten och den elektroniska förvaltningen. Statskontoret har i denna roll bland annat publicerat ett antal skrifter och rapporter vilka kan vara till hjälp för den enskilda myndigheten i dess strävan att bli en riktig 24-timmarsmyndighet. I en av de första rapporterna från Statskontoret lämnades förslag till kriterier för statlig elektronisk förvaltning. Till de mer praktiska förslagen hör en utvecklingstrappa med tillhörande kvalitets- och kvantitetskriterier vilka kan tjäna som utgångspunkt vid påbörjandet av 24-timmarsarbetet. Utvecklingstrappans steg omfattar paketerad information (steg 1) – t.ex. uppgifter om öppettider, kontaktpersoner, adressuppgifter –, möjlighet till återsökning av information (steg 2), möjlighet att lämna och hämta personlig information (steg 3), samt funktioner för samverkan med andra myndigheter (steg 4). Till varje trappsteg kopplas ett antal kvalifikatorer (kvantitet och kvalitet) som kan vara till hjälp vid placering av den egna myndighetens tjänster på rätt trappsteg.

Inom regeringsuppdraget har Statskontoret även lämnat råd – med utgångspunkt i den ovan nämnda utvecklingstrappan – för hur en webbplats skall utformas för att anpassas till så många olika användare som möjligt. Statskontoret har dessutom halvårsvis utkommit med rapporter om hur utvecklingen fortskrider hos de statliga myndigheterna – dock med viss tonvikt på de större myndigheterna inom exempelvis socialförsäkringen och skatteväsendet. Av dessa rapporter kan man bland annat utläsa att utvecklingen går framåt men att ytterligare riktlinjer från regeringshåll efterfrågas, t.ex. att regeringen skall ställa större krav på den enskilda myndigheten att redovisa på vilket sätt man arbetar och hur långt man kommit i utvecklingen mot elektronisk förvaltning och 24-timmarsmyndigheten.

2. Arbetet hos Riksarkivet och landsarkiven

Med regeringens uttalanden klingande i öronen och med Statskontorets råd och rekommendationer i ryggen tog Riksarkivet och landsarkiven våren 2001 de första stapplande stegen i utvecklingen mot den elektroniska förvaltningen och 24-timmarsmyndigheten. Arbetet inleddes helt enkelt med en genomgång av såväl Riksarkivets som landsarkivens webbsidor i syfte att utröna var på utvecklingstrappan man befann sig. Undersökningen visade att variationen är ganska stor när det gäller vilket trappsteg man står på. Samtliga av arkivmyndigheterna (Riksarkivet och landsarkiven) kunde erbjuda den så kallade paketerade informationen med information om öppettider, kontaktpersoner och adressuppgifter. När det gäller steg fyra, med funktioner för samverkan med andra myndigheter, hade ingen kommit till detta steg. För de två övriga trappstegen finns exempel där man kan erbjuda nedladdning av blanketter och formulär, möjlighet att söka i databaser och att beställa vissa produkter, men detta uppfyller knappast kraven på åtminstone kvantitet.

För det fortsatta arbetet påbörjades, på uppdrag av riksarkivarien, en pilotstudie vid en av Riksarkivets enheter med en kartläggning och analys av verksamheter (processer) som i en förlängning kan tänkas ingå i en mer automatiserad verksamhet och så småningom ingå som en del i den elektroniska förvaltningen. Ett antal verksamheter valdes ut – leveranser av arkivmaterial, utfärdande av författningar, förfrågningar, undervisning, inspektioner – för kartläggning. Även om den tid som lades ned i denna första inledande kartläggning var begränsad, framkom tydligt att det finns problem vid handläggningen – problem som om de löses dels skulle kunna effektivisera och rationalisera arbetet, dels skulle kunna utgöra en första grund för ett införande av mer automatiserade rutiner med tekniskt stöd.

I den pilotstudie som genomfördes utvecklades även en prototyp till ett elektroniskt dokumenthanteringssystem. Prototypen möjliggör praktiska tester under arbetets gång, och skall även kunna fungera som en del av en kommande kravspecifikation inför ett införande av ett system i skarp drift. Innehållet i denna databas, som utgör en utbyggnad och förfining av det myndighetsregister som i automatiserad form funnits vid Riksarkivet sedan början av 1990-talet, utgörs dels av adress- med flera uppgifter om främst statliga myndigheter och dels av dokument – upprättade som inkomna och skannade – knutna till olika ärenden.

För att involvera även övriga enheter i Riksarkivet samt landsarkiven i det påbörjade arbetet genomfördes en enkätundersökning hösten 2002. Enkäten som riktade sig till samtliga enheter inom Riksarkivet och landsarkiven rörde i huvudsak frågor om verksamhetsflöden och i vilken mån dessa kartlagts och analyserats, förekomsten av elektronisk dokumenthantering och andra tekniska stöd och i vilken mån dessa skulle kunna vara aktuella för att ingå som en del i 24-timmarsmyndighetstanken och den elektroniska förvaltningen. Resultaten av enkäten visade, frånsett att verksamheterna i mångt och mycket är gemensamma för Riksarkivet och landsarkiven, att någon kartläggning och analys av verksamheterna inte förekommit. Resultaten visade även att intresset för 24-timmarsmyndigheten och den elektroniska förvaltningen är ganska stort – även om vissa betänkligheter kring kostnader för kalaset framkom. Bland de verksamhetsområden som av enkätsvaren att döma känns mest angelägna att rationalisera och effektivisera samt lyfta in i en mer automatiserad och tekniskt stödd rutin, fanns forskarförfrågningar, leveranser av arkivmaterial samt inspektionsverksamhet. Resultaten är inte förvånande utan bekräftar snarare det som tidigare framkommit på annat sätt.

Resultaten av såväl kartläggningen och analysen av ett antal verksamheter som enkäten, låg därefter till grund för den rapport som presenterades för Riksarkivets ledning i november 2002. I rapporten föreslogs ett fortsatt arbete där, för det första, en fördjupad kartläggning och analys av verksamhetsområdena forskarförfrågningar och leveranser av arkivmaterial skulle genomföras – Dessa områden har efterhand kompletterats med inspektionsverksamheten. För det andra att det redan inledda arbetet med kartläggning och analys av ett antal verksamheter skulle fortgå – om än i något lägre takt. För det tredje, att parallellt med detta skall Riksarkivtes webbfunktioner, såväl de som riktar sig mot externa användare som de som riktar som användare av det interna nätverket, anpassas till 24-timmarsmyndighetstanken och de krav som i övrigt ställs på användarvänlighet och servicegrad.

3. Verksprojektet elektronisk förvaltning och utvecklandet av 24-timmarsmyndigheten vid Riksarkivet och landsarkiven – VERK24

Med start i början av 2003, och med förslagen i ovan nämnda rapport som grund, påbörjades verksprojektet elektronisk förvaltning och utvecklandet av 24-timmarsmyndigheten vid Riksarkivet och landsarkiven, som mer hanterbart går under benämningen VERK24. En grundtanke i förberedelserna för arbetet har varit att arbeta just från grunden, i så måtto att utgå från den verksamhet som bedrivs hos Riksarkivet och landsarkiven och i ett första skede genomföra kartläggning, probleminventering samt avgivande av förslag till lösning på funna problem. Först i ett senare skede kommer de tekniska frågorna att komma mer i förgrunden, även om dessa naturligtvis finns med under hela resans gång, dock mer i bakgrunden under det inledande arbetet.

Organisatoriskt består projektet av en ledningsgrupp, en operativ grupp samt arbetsgrupper. Ledningsgruppen har hittills träffats vid ett par tillfällen och har till uppgift att utifrån uppnådda resultat besluta om fortsatt arbete och tillvägagångssätt. Den operativa gruppen utarbetar förslag och riktlinjer för hur det praktiska arbetet skall gå till samt fungerar som bollplank för arbetsgrupperna, som utför det praktiska arbetet med kartläggning och analys av de verksamhetsområden som pekats ut i projektet. Det finns en handfull arbetsgrupper där kartläggningen och analysen av forskarförfrågningar, leveranser av arkivmaterial och inspektioner (av statliga myndigheter) utgör tre grupper. Dessutom finns sedan början av sommaren en arbetsgrupp som skall lämna förslag till hur morgondagens webb skall utformas för att uppfylla de krav som ställs både av externa och interna användare. Dessa grupper kompletteras med de sedan tidigare befintliga grupperna som i nämnda pilotstudie genomfört en grundläggande kartläggning och analys, vilket sammantaget gör att antalet grupper är drygt fem.

Sammansättningen av framför allt arbetsgrupperna har gjorts dels med tanke på att de som medverkar skall vara förtrogna med den verksamhet som kartläggs och analyseras, dels också att det i grupperna skall finns representanter för både Riksarkivet och dess berörda enheter samt landsarkiven.

Den modell som valts för kartläggningen och analysen av de valda verksamheterna är indelad i fem faser – Start, Analys av nuläget, Problemlösning, Kvalitetssäkring och Förbättring – där de två första faserna samt inledningen av den tredje fasen (lämna lösningsförslag) ingår i den etapp av projektet som genomförs för närvarande. Varje fas är i sin tur indelad i ett antal (praktiska) arbetsmoment, t.ex. sammansättning av arbetsgrupper och involvering av gruppmedlemmarna, själva kartläggningen, avstämning, probleminventering och förslag till lösning av problem. En viktig del i hela projektet, inte minst för att sträva efter så stor delaktighet av Riksarkivets och landsarkivens personalstyrka som möjligt, är dokumentation och presentation av arbetet. Således läggs kontinuerligt minnesanteckningar från möten samt beskrivningar av framlagda förslag ut på det interna nätverk som är gemensamt för Riksarkivet och landsarkiven. Ambitionen är även att presentera delar av denna information på Riksarkivets webb för externa användare. Såväl inför projektstarten som under arbetets gång har information även givits vid olika sammankomster och möten hos Riksarkivet och landsarkiven.

Respektive arbetsgrupp som genomför kartläggning av forskarförfrågningar, leveranser av arkivmaterial eller inspektioner skall avlämna en rapport när arbetet (i enlighet med uppgjord tidsplan) är färdigt. Senast den 31 december 2003 skall samtliga dessa gruppers arbete vara redovisat. Rapporterna skall sedan ligga till grund för den fortsättning som förhoppningsvis följer, och som torde vara en förutsättning för att förverkliga tanken på Riksarkivet och landsarkiven som 24-timmarsmyndighet(-er) med elektronisk förvaltning.

4. Kartläggning och analys av forskarförfrågningar

Antalet forskarförfrågningar, dvs. förfrågningar om det arkivmaterial som förvaras hos respektive arkivinstitution, är ständigt ökande. För vissa specifika arkivbestånd har markanta ökningar skett under den senaste tiden. Eventuella effektivitets- och rationaliseringsvinster skulle kunna vara till stor nytta för arbetet med förfrågningar i synnerhet men kanske även för andra verksamhetsområden.

I den rapport som arbetsgruppen för forskarförfrågningar lade fram vid halvårsskiftet redovisas gruppens arbetssätt, antalet möten samt de problem som kartlagts och förslag till lösning av dessa. Gruppen har även utvecklat en prototyp till en databas för hantering av forskarförfrågningar med möjlighet till såväl automatisk registrering som återanvändning av tidigare inkomna frågor och avgivna svar.

Av gruppens rapport framgår att själva handläggningsprocessen är likartad såväl hos Riksarkivets enheter som hos landsarkiven. När det gäller betalning för forskarförfrågningar finns gemensamma riktlinjer att utgå från, men när det gäller den praktiska hanteringen kan det skilja en del. Antalet förfrågningar skiljer sig av naturliga skäl beroende på enhetens storlek och det geografiska område som är aktuellt. Under senare år har det dessutom på vissa håll skett en markant ökning av leveranser av relativt ungt material, t.ex. bouppteckningar och material från inskrivningsmyndigheter med uppgifter om fastigheter.

Vid den probleminventering som arbetsgruppen gjort har i huvudsak följande problem uppdagats – undantaget den ofta påtalade bristen på resurser.

• Oprecisa frågor. Kompletteringar av frågorna måste ofta göras för att ärendet skall kunna handläggas och frågan besvaras.
• Frågor hamnar hos fel enhet. Som en följd av bristande kunskap om arkivbestånd och var det förvaras, hamnar exempelvis ärenden som skall till ett landsarkiv i stället hos Riksarkivet.
• Samma typ av frågor återkommer gång på gång, vilket innebär att handläggaren går tillbaka till samma handlingar för att sätta samman i stort sett samma svar som tidigare,
• Slitage på arkivmaterialet i samband med kopiering.
• Bristande kunskap hos arkivmyndigheterna om vilka som efterfrågar arkivmaterial.

• Ökad användning av webbtekniken och mer information om arkivmaterial på Riksarkivets och landsarkivens webbsidor.
• Gemensam webbportal för Riksarkivet och landsarkiven i stället för att som fallet är i dag då respektive arkivinstitution har sin egen webb.
• Förbättrad koppling till befintliga databaser och åtkomst till fler informationskällor, t.ex. beståndsöversikter, för återsökning av information direkt via webben.
• Formulär och blanketter på webben där vissa obligatoriska fält måste fyllas i för innan frågan kan skickas vidare för handläggning.

5. Den framtida webben

En ambition för den framtida webben är att oavsett om informationen finns hos Riksarkivet eller ett landsarkiv skall ingången till informationen via webben vara enkel och oberoende av fysisk placering. Här är en av utgångspunkterna en gemensam portal för ingången till Riksarkivet och landsarkiven, att jämföras med dagens situation där till och med enheter inom Riksarkivet är separerade från varandra och har sin egen webb vilket knappast underlättar för användaren. Användaren kan knappast förutsättas att ha kunskap om var informationen om ett visst ämne med tillhörande geografiska anknytning är placerad.

I likhet med övrigt arbete inom projektet VERK24 har en arbetsgrupp med representanter för Riksarkivet och landsarkiven satts samman, en grupp med deltagare som har såväl verksamhetskännedom som teknisk kompetens. Gruppen, som senast vid årsskiftet (2003/2004) skall avlämna en rapport, skall arbeta med ambitionen att presenterad information inte skall dubbellagras, att informationen skall kunna vara behörighetsberoende – t.ex. att viss information från en för samtliga användare gemensam ingångssida skall vara tillgänglig enbart för personalen vid Riksarkivet och landsarkiven. Arbetsgruppen skall även se över möjligheterna till färbättrad och förenklad åtkomst till databaser, möjlighet att se vilka ärenden som finns, möjlighet att ställa frågor direkt via webben med visst stöd av blanketter och formulär samt möjlighet att följa ett ärendes gång i handläggningsprocessen.