Det første initiativ, der blev taget vedrørende elektroniske privatarkiver, udgik fra Erhvervsarkivet i slutningen af 1990’erne. Der blev udarbejdet en vejledning, der henvender sig til virksomheder, organisationer og andre private, der har elektroniske arkivsystemer. Vejledningen blev tilgængeliggjort på arkivets website og er flere gange blevet revideret. Offentliggørelsen medførte ingen konkrete afleveringsaftaler, men vi har erfaret, at flere virksomheder har læst den som grundlag for deres interne IT-bevaring. Helt forgæves var udarbejdelsen altså ikke.

I de senere år har arkivarer ved Erhvervsarkivet bestræbt sig på at holde sig mest mulig ajour med udviklingen af de forskellige IT-systemer. Det er bl.a. sket ved deltagelse i arrangementer i Dansk Arkivselskab, hvor adskillige virksomheder har præsenteret deres arkivsystemer.

Med det formål at forsøge at skaffe konkrete aftaler om aflevering af private IT-arkivalier gennemførte Erhvervsarkivet i efteråret 2001 en pilotundersøgelse. Der blev rettet henvendelse til 10 store virksomheder og organisationer, der alle tidligere har afleveret papirbaserede arkivalier til Erhvervsarkivet. Af disse 10 reagerede kun 2. Det var til gengæld 2 af erhvervslivets største hovedorganisationer. Begge havde netop implementeret IT-systemer, havde haft en lang række begyndervanskeligheder, men mente sig inden for en overskuelig fremtid parate til at drøfte IT-afleveringer. Det er dog ikke sket endnu, men forhandlinger herom ventes at kunne startes i efteråret. Som følge af nedskæringer m.v. inden for Statens Arkiver i 2002 blev der ikke desværre ikke mulighed for at følge op på de øvrige 8, der ikke besvarede henvendelsen.

I Rigsarkivets privatarkivsektion har man ligeledes haft kontakt til en af de større, frivillige organisationer, der traditionelt har afleveret deres arkiv dertil. Endnu er der dog ikke truffet aftaler. Nogenlunde tilsvarende gælder for Arbejderbevægelsens Bibliotek- og Arkiv, der netop har de haft første forhandlinger med det danske LO.

Der er således endnu ikke i Danmark indsamlet private IT-arkivalier. Området har dog meget stor bevågenhed, og i indlægget vil der blive givet nogle forklaringer på, hvorfor det er så svært at få ”hul på bylden” med hensyn til afleveringer af private IT-arkivalier. Erhvervsarkivets strategier vil også blive gennemgået, ligesom der vil blive fokuseret på forskelle og ligheder mellem offentlige og private IT-arkivalier – og peget på nogle særlige problemområder for de private IT-arkivalier.

I forbindelse med bevaring/arkivering af elektroniske journaler og elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer ved vi, at ganske mange private virksomheder og ikke mindst interesseorganisationer i et vist omfang anvender de samme systemer til dokumenthåndtering som de statslige myndigheder gør. Det er positivt, idet det naturligvis vil være meget lettere at få udarbejdet arkiveringsversioner af data fra systemer, som er kendt af arkiverne – og hvor leverandørerne har erfaring med at lave systemuafhængige arkiveringsversioner, der kan leve op til Statens Arkivers krav.

Desværre har de pågældende implementeringer hos private ikke gennemgået den samme godkendelsesbehandling som de implementeringer af systemerne, som er sket i statslige myndigheder. Når Statens Arkiver godkender implementeringen af et statsligt journalsystem eller sags- og dokumenthåndteringssystem stiller vi en række krav af både teknisk og organisatorisk karakter. Godkendelsen har primært til formål at sikre, at der fra systemet kan udarbejdes en systemuafhængig arkiveringsversion – men også at sikre, at der anvendes en fornuftig registreringssystematik, og at der forefindes en instruks, der sikrer kvalitet og konsistens i systemet. Alt dette har betydning for muligheden for at lave en brugbar systemuafhængig arkiveringsversion, og et særligt problem for bevaringen af private IT-arkivalier vil derfor være at få rettet op på forskellige uhensigtsmæssigheder i systemernes struktur og brug.

Bevaring af data fra private virksomheder og organisationer er ikke kun et spørgsmål om teknik. Det involverer også bevaringskriterier. Her er der behov for en videreudvikling af Statens Arkivers eksisterende bevaringskriterier for elektroniske arkivalier, som bygger på offentlige myndigheders data. På det private område må det forventes, at der er andre typer af data, som afspejler en anderledes, kommerciel virkelighed. Men hvordan skal man lave en bevaringsvurdering af en privat virksomheds CRM- (Customer Relation Management) eller ERP- (Enterprise Ressource Planning) systemer? Hvordan udskiller vi de dele, der evt. er bevaringsværdige? Her er et tæt samarbejde med de arkivarer, der normalt foretager vurdering af private arkivalier af afgørende betydning.

Det danske indlæg vil blive holdt af Kenn Tarbensen og Jan Dalsten Sørensen.

Kenn Tarbensen er arkivar og seniorforsker ved Erhvervsarkivet i Århus, og arbejder til daglig bl.a. med indsamling af arkiver fra virksomheder og organisationer.

Jan Dalsten Sørensen er fungerende chef for sektionen for IT-arkivalier i Rigsarkivet, og arbejder i Bevarings- og kassationsafdelingen især med behandling af elektroniske arkivalier, herunder bevaring, kassation og aflevering af elektroniske arkiver, elektroniske journaler og registre, samt godkendelse af elektroniske arkiver og journalsystemer.