Opprinnelig var dette innlegget kun tenkt å omhandle bevarings- og kassasjonsprosjektene. Nå jobber imidlertid ikke jeg selv innenfor dette området, derfor har jeg valgt å ta med hele prosessen og se på hvordan denne blir påvirket.
Regelverk
Utgangspunktet for alle avleveringer med elektronsik materiale er Arkivloven og forskriften "Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til arkivverket".
Organisering
I Norge er det opprettet en avdeling for elektroniske arkiv (Elark) som skal håndtere hele prosessen rundt elektroniske arkiver. Denne avdelingen har 3 grupper, en som tar seg av bevarings- og kassasjonsvurderinger, en som tar seg av mottak, kontroll og langtidslagring og den siste som tar seg av tilgjengeliggjøring og digitalisering.
Bevarings- og kassasjonsvurdering
Her arbeider 3 personer med B&K-spørsmål, inklusive kartlegging og strategiske vurderinger innenfor området. Med utgangspunkt i kartleggingsrapporten fra 1997/98 ble det laget en prioritert liste over 50 arkivskapere for å sikre disse arkivene. Det er deretter satt igang 12 prosjekter, hvor man gjør en kartlegging av en hel sektor og gjør en generell bevarings- og kassasjonsvurdering. I disse prosjektene er det så dratt inn ressurser fra andre avdelinger og statsarkiv utenfor Oslo. Prosjektene rapporterer til en sektoransvarlig i Elark. Videre legges sluttrapporten frem for en styringsgruppe som med denne som utgangspunkt lager en innstilling til Riksarkivaren når det gjelder bevaring og kassasjon.
Av de 12 igangsatte prosjektene er 9 fortsatt løpende, mens 3 er ferdigstilt. Av disse 3 er det 2 hvor det er tatt en endelig bevarings- og kassasjonsvurdering og hvor materiale allerede er i ferd med å komme inn, mens det siste har et utkast til høring hos arkivskaper.
Mottak, testing og arkivering av materialet
Når det gjelder mottak, testing og arkivering av materialet, mottas dette i hovedsak i dag sentralt i Elark. For en sektor er mottaket hos Statsarkivet på Hamar, som også har utarbeidet prosjektplanen og bevarings- og kassasjonsvurderingen. Hvorvidt materialet skal mottas og testes av Elark eller lokalt vil avhenge av kompetanse lokalt - samme prinsipp gjelder også ovennevnte prosjekter for bevaring og kassasjon. Enn så lenge er det ikke tatt noen endelig beslutning på hvor disse avleveringene skal akiveres, men det skal alltid være ett sett sentralt hos Elark. Hvorvidt det også skal forefinnes lokalt avgjøres i hvert enkelt tilfelle, men foretas mottak og testing lokalt vil det også naturlig følge arkivering lokalt.
Tilgjengeliggjøring av materialet
Enn så lenge er det ikke tatt noen endelig beslutning på hvordan disse avleveringene skal tilgjengeliggjøres. Utgangspunktet er at dette også vil følge som en konsekvens av arkiveringssted (og -måte).
