Strategi

Hvad der er skabt på papir, bevares på papir - hvad der er skabt digitalt, bevares digitalt. Denne grundsætning tilsiger, at digitalisering af papirarkivalier ikke tjener til bevaring (sikkerhed) eller "preservation", men alene den hurtige og brede tilgængelighed, "access". Til bevaring og konservering anvendes mikrofilm.

Det er de arkivalier, der benyttes mest på læsesalene, der digitaliseres og lægges ud på Internettet. Digitaliseringen sker primært på nuværende tidspunkt fra mikrofilm og mikrokort for at nedbringe omkostningerne og fremme arbejdets afslutning. Det betyder, at det digitaliserede vises i sort/hvid ( 1 bit), ikke i gråtoner, og digitaliseringen sker i TIFF-format (Fax.grp.4).

Søgefunktionerne gøres af de ovenfor anførte grunde så enkle som muligt.

Hvis andre ønsker at digitalisere fra de af Statens Arkiver solgte mikrofilm og -kort, er der intet til hinder derfor, da der er tale om filmede offentlige arkivalier. Der vil ikke blive opkrævet royalty. Om der skal opkræves et beløb for at benytte det digitaliserede på Internettet, er der ikke taget endelig stilling til, men det er næppe sandsynligt, at en sådan politik vil blive praktiseret, da der er givet særbevilling af Kulturministeriet til digitaliseringen.

Projekt

Det er således bevillinger fra Kulturministeriet på i alt ca. 6,5 mill. kr., der har skabt grundlaget for at iværksætte digitaliseringen. I alt drejer det sig om 5,5 mill. scanninger.

Allerede i 1998 påbegyndte Statens Arkivers Filmningscenter forundersøgelser, men først i midten af 2002 godkendte Kulturministeriet, at arbejdet kunne udføres på Filmningscentret i Viborg. Bevillingerne til projektet kom delt i 2001-2003. I løbet af eftersommeren 2002 blev der indkøbt udstyr og ansat personale (fem årsværk), og en samlet produktionsplan og et budget blev vedtaget i året slutning. Efter planen skal arbejdet være afsluttet i 2005. Den årlige produktion vil komme til at ligge på 1,5-2 mill. scanninger. Materialet gemmes på cd-rommer.

Tilgængelighed

Sideløbende med digitaliseringen vil materialet blive tilgængeliggjort på Internettet. En forsøgsopsætning af såvel kirkebøger som folketællinger kan se på www.arkivalieronline.dk. Den endelige form er endnu ikke fundet, men søgefaciliteterne bliver som nævnt enkle; allerede nu kan det dog siges, at de bliver bedre end oprindelig tænkt. Da det materiale, der vil blive langt ud, er offentligt tilgængeligt, stiller hverken arkivlovgivningen eller persondatalov hindringer i vejen. Tværtimod må den seneste arkivlov siges at have overhalet digitaliseringsprojektet indenom, idet loven gør kirkebøger, der er mere end 50 år, offentlige tilgængelige. Det betyder, at det nu er muligt at lægge kirkebøger frem til 1953 på nettet. Filmningscentret er i fuld gang med at digitalisere og filme (med hybridkamera) kirkebøger efter 1892. Digitaliseringen sker i gråtoner (4 bits).

Andet

• Daisy
• IT-tilgængeliggørelse
• KIP
• Scanning om demand