I princippet har lederne af seminarerne ganske frie hænder med hensyn til form og tilrettelæggelse af seminarerne, men de bør udnytte tiden godt og opnå bredest mulig deltagelse fra de nordiske lande vedrørende fagligt indhold og fra deltagerne på stedet i form af debat og spørgsmål.

1. Seminarlederen skal finde en repræsentant fra hvert af de nordiske lande (hvis det er muligt). Denne gruppe er seminarets styregruppe. Man kan henvende sig til de nordiske nationalarkivarer for at få tips om folk. Lederen af seminaret eller et medlem fra styregruppen, der vælges til det, er dirigent på seminarets møder.
2. Ideen er at medlemmer af styregruppen skal holde indlæg på seminaret. Styregruppen kan dog få andre til at holde indlæg i stedet eller i tillæg.
3. Indlæg trykkes ikke på forhånd, men resuméer af ca 1. A4 sides længde bliver lagt på nettet. Derfor bedes styregruppen sende sine resuméer til benediktj@skjalasafn.is inden den 1. juni. Benedikt Jonsson medarbejder i Islands Nationalarkiv tager hand om web-redaktion. Styregruppen er ansvarlig for at der laves en rapport om gruppearbejdets resultater som vil lægger ud på nettet samt de indlæg som holdes på seminaret. Disse vil vi gerne have før den 25. august 2003
4. Styregruppen må gerne til samme email adresse sende debatemner eller andre forklaringer af hvad der finder sted på seminaret. Disse punkter vil også blive lagt på nettet.
5. Spørgsmål til nordiske arkivarer vedrørende emnet kan offentliggøres på nettet såfremt styregruppen ønsker det (samme email).
6. Lederen har tid fra kl. 13,30-kl 17.00, inklusive kaffepause til ca. 30 minutter når det passer gruppen. Det er styregruppens opgave at få deltagerne til at debatere emner. Seminarets form kan derfor være forskelligt fra det ene emne til det næste.