Grisjunarbeiðnir verða afgreiddar hið minnsta á tveggja vikna fresti og oftar ef aðstæður kalla á það. Þar sem grisjunarráð hefur verið lagt niður verða afgreiðslur grisjunarbeiðna ekki lengur birtar í fundargerðum heldur í sérstökum lista yfir grisjunarheimildir og forsendur ákvörðunar sem sjá má hér að neðan.
| Máls-númer | Dags. afgreiðslu | Heiti afhendingarskylds aðila | Tegund gagna | Gögn sem beðið er um að fá að grisja | Nidurstaða | Grisjunarheimild | Sýnishornataka | Forsenda ákvörðunarinnar |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2012087 | 15.12.2020 | Fiskistofa | Fylgiskjöl bókhalds | Yfirvinnuskýrslur eftirlitsmanna Fiskistofu | Heimilað | Fiskistofa hefur heimild til að grisja yfirvinnuskýrslur sem myndast hafa á tímabilinu 2009-2013. | Varðveita skal sem sýnishorn sjö árum eftir lok reikningsárs einn mánuð að vali Fiskistofu á 10 ára fresti fyrir ár sem enda á 2 | Forsenda ákvörðunarinnar er að heimild er til staðar nú þegar fyrir skjalaflokkinn og er þetta ósk um að henni verði áframhaldið en sýnishornatöku voru settar þröngar skorður í fyrri heimildinni. Þar var tekið fram árið sem sýnishornatakan á að fara fram |
| 2012086 | 15.12.2020 | Fiskistofa | Fylgiskjöl bókhalds | Skil á tekjum til Fiskistofu | Heimilað | Fiskistofa hefur heimild til að grisja skil á tekjum til Fiskistofu sem myndast hafa á tímabilinu 2009-2013. | Varðveita skal sem sýnishorn sjö árum eftir lok reikningsárs einn mánuð að vali Fiskistofu á 10 ára fresti fyrir ár sem enda á 1 | Forsenda ákvörðunarinnar er að heimild er til staðar nú þegar fyrir skjalaflokkinn og er þetta ósk um að henni verði áframhaldið en sýnishornatöku voru settar þröngar skorður í fyrri heimildinni. Þar var tekið fram árið sem sýnishornatakan á að fara fram |
| 2012085 | 15.12.2020 | Fiskistofa | Fylgiskjöl bókhalds | Óskað er grisjunar á bókhaldsgögnum Fiskræktarsjóðs fyrir árin 2009-2013, | Heimilað | Fiskistofa hefur heimild til að grisja fylgiskjöl bókhalds Fiskræktarsjóðs sem myndast hafa á tímabilinu 2009-2013. | Varðveita skal sem sýnishorn sjö árum eftir lok reikningsárs einn mánuð að vali Fiskistofu á 10 ára fresti fyrir ár sem enda á 0 | Forsenda ákvörðunarinnar er að heimild er til staðar nú þegar fyrir skjalaflokkinn og er þetta ósk um að henni verði áframhaldið en sýnishornatöku voru settar þröngar skorður í fyrri heimildinni. Þar var tekið fram árið sem sýnishornatakan á að fara fram |
| 2011240 | 14.12.2020 | Kvennaskólinn í Reykjavík | Vinnugögn | Vottorð. Skjölin verða til hjá utanaðkomandi aðilum (sérfræðingum eða fagaðilum) , t.d. læknisvottorð. Dæmi vottorð læknis fyrir að nemandi geti ekki sótt tíma vegna veikinda. | Heimilað | Kvennaskólinn í Reykjavík hefur heimild til að grisja vottorð nemenda sem myndast hafa á tímabilinu 1990- 2020 þegar hagnýtu gildi er lokið. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að um gögn með tímabundið upplýsingagildi sé að ræða. |
| 2011239 | 14.12.2020 | Kvennaskólinn í Reykjavík | Vinnugögn | Leyfisbeiðnir nemenda. Beiðnirnar varða mestmegnis ferðalög innanlands og utan, t.d. vegna íþróttaferða/keppnisferða, skíðaferða og framlengd frí eftir helgidaga vegna ferðalaga. | Heimilað | Kvennaskólinn í Reykjavík hefur heimild til að grisja leyfisbeiðnir nemenda sem myndast hafa á tímabilinu 1990- 2020 þegar hagnýtu gildi er lokið. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að um gögn með tímabundið upplýsingagildi sé að ræða. |
| 2011181 | 26.11.2020 | Menntamálastofnun | Vinnugögn | Vinnugögn matsaðila. Gögn sem eru send frá skóla og notuð til að varpa ljósi á störf skólans í vinnuferli Menntamálastofnunar við ytra mat skóla ásamt því að vera stuðningur við skýrslugerð vegna úttektar. |
Heimilað | Menntamálastofnun hefur heimild til að grisja vinnugögn matsaðila vegna ytra mats grunnskóla. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að um vinnugögn er að ræða þar sem upplýsingar úr skjölunum varðveitast bæði hjá skólunum sem um ræðir og í skýrslum sem eru útgefnar og varðveittar í skjalasafni Menntamálastofnunar. |
| 2011091 | 26.11.2020 | Samgöngu- og sveitarstjórnaráðuneytið | Rafræn útgáfa varðveitt | Undirrituð útsend bréf sem verða til í málaskrá og eru einungis send til viðtakenda sem viðhengi í tölvupósti. | Heimilað | Samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytið hefur heimild til að grisja undirrituð bréf á pappír sem eru varðveitt rafrænt í skjalavörslukerfi rafræna skjalavörslukerfisins hefur verið afhent á Þjóðskjalasafn Íslands og samþykkt af safninu. Heimildin er til framtíðar. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjalavörslukerfi ráðuneytisins hefur verið tilkynnt og samþykkt að það verði afhent í vörsluútgáfu. |
| 2010202 | 14.11.2020 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Fylgiskjöl bókhalds | Samningar, ráðningarsamningar, leigumál og póstur | Hafnað | Á ekki við | Á ekki við | Samningar, ráðningarsamningar, leigumál og póstur teljast ekki til fylgiskjala bókhalds og skulu varðveitast í skjalasafni. |
| 2011057 | 13.11.2020 | Útlendingastofnun | Umsóknir | Vegabréfsáritanir inn á Schengen svæðið | Heimilað | Útlendingastofnun hefur heimild til að grisja vegabréfsáritanir sem myndast hafa á tímabilinu 2015-2020. | Á ekki við | Ekki er gerð krafa um varðveita umsóknir og fylgigögn lengur en í tvö ár skv. reglum um Schengen svæðið. Réttindin sem falin eru í skjölunum eru tímabundin og þetta er umfangsmikill skjalaflokkur með tímabundið hagnýtt gildi. |
| 2011039 | 13.11.2020 | Akureyrarbær | Vinnugögn | Tölvupóstur og skjöl á drifum | Heimilað | Akureyrarbær hefur heimild til að grisja tölvupósta og skjöl á N- drifum sem myndast hafa á tímabilinu 2015 og áfram. Heimilt er að eyða vinnugögnum á N-drifi þegar 12 mánuðir eru liðnir frá starfslokum starfsmanns. Vinnugögnin sem hafa ekki gildi við úrvinnslu mála þar sem öll skjöl er varða málið hafa verið sett í viðeigandi kerfi og prentuð út. | Á ekki við | Vinnugögnin hafa ekki gildi við úrvinnslu mála þar sem öll skjöl er varða málið hafa verið sett í viðeigandi kerfi og prentuð út. Ekki þarf að taka ákvörðun varðandi tölvupóstana þar sem Reglur um meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum afhendingarskyldra aðila nr. 331/2020 ná til þeirra gagna sem Akureyrarbær er að biðja um eyðingu á. |
| 2010232 | 13.11.2020 | Vigdísarholt ehf. | Fylgiskjöl bókhalds | Sunnuhlíð / Seltjörn - Bókhald Öll gögn varðandi fjárhagsbókhald, fylgiskjöl og dagbækur. Einnig listar fyrir yfirfærslu úr launakerfi í fjárhagsbókhaldi, ekki launaútreikningar. | Heimilað | Vigdísarholt ehf. hefur heimild til að grisja fylgiskjöl bókhalds Sunnuhlíðar og Seltjarnar þegar þau hafa ná 7 ára aldri. | Varðveita skal sem sýnishorn öll fylgiskjöl bókhalds frá desember fyrir þau ár sem enda á 0. | Í ljósi fyrri heimilda til grisjunar á fylgiskjölum bókhalds er rétt að heimila grisjun á þeim skjölum sem hafa náð 7 ára aldri, með þeim skilmálum að varðveitt séu sýnishorn. |
| 2010202 | 13.11.2020 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Fylgiskjöl bókhalds | Fylgiskjöl bókhalds frá 2014, launaútreikningar, reikningar og hefðbundin fylgiskjöl bókhalds | Heimilað | Heilbrigðisstofnun Norðurlands hefur heimild til að grisja fylgiskjöl bókhalds aldri. ára 7 náð hafa þau þegar | Varðveita skal sem sýnishorn öll fylgiskjöl bókhalds frá desember fyrir þau ár sem enda á 0. | Í ljósi fyrri heimilda til grisjunar á fylgiskjölum bókhalds er rétt að heimila grisjun á þeim skjölum sem hafa náð 7 ára aldri, með þeim skilmálum að varðveitt séu sýnishorn. |
| 2010318 | 30.10.2020 | Háskóli Íslands | Rafræn útgáfa varðveitt | Afrit sem prentuð eru út úr Námu. Afrit úr Námunni eru prentuð út af starfsfólki Háskóla Íslands til hagræðingar í verkefnum. |
Hafnað | Á ekki við | Á ekki við | Ekki er hægt að heimila grisjun á þessum skjölum fyrr en að Náman hefur verið tilkynnt og samþykkt þannig að öruggt sé að hægt sé að afhenda kerfið í vörsluútgáfunni. |
| 2010317 | 30.10.2020 | Háskóli Íslands | Rafræn útgáfa varðveitt. Vinnugögn | Afrit sem prentuð eru út úr Uglunni. Afrit úr Uglunni eru prentuð út af starfsfólki Háskóla Íslands til hagræðingar í verkefnum. |
Hafnað | Á ekki við | Á ekki við | Ekki er hægt að heimila grisjun á þessum skjölum fyrr en að Uglan hefur verið tilkynnt og samþykkt þannig að öruggt sé að hægt sé að afhenda kerfið í vörsluútgáfunni. |
| 2010299 | 30.10.2020 | Fjölbrautaskóli Snæfellinga | Fylgiskjöl bókhalds | Fylgiskjöl bókhalds. Fylgigögn bókhalds, almenn bókhaldsgögn eldri en 7 ára eða frá 2012 og eldra, bankaafstemmingar, dagbókarfærslur, ljósrit af reikningum, yfirlit, uppgjör á VSK, bankayfirlit, launalistar, launagögn- yfirvinnuseðlar, útprentaðir listar úr bókhaldskerfi. |
Heimilað | Fjölbrautaskóli Snæfellinga hefur heimild til að grisja fylgiskjöl bókhalds Sunnuhlíðar og Seltjarnar þegar þau hafa ná 7 ára aldri. | Varðveita skal sem sýnishorn öll fylgiskjöl bókhalds frá desember fyrir þau ár sem enda á 0. | Í ljósi fyrri heimilda til grisjunar á fylgiskjölum bókhalds er rétt að heimila grisjun á þeim skjölum sem hafa náð 7 ára aldri, með þeim skilmálum að varðveitt séu sýnishorn. |
| 2010299 | 30.10.2020 | Fjölbrautaskóli Snæfellinga | Fylgiskjöl bókhalds | Eignaskrár | Hafnað | Á ekki við | Á ekki við | Skjöl varðandi eignaskráning eru skjöl sem halda utan um eignir skólans og Fjársýsla ríkisins krefur þau um að undirrita skjölin og geyma þau. Þessi skjöl teljast ekki sem fylgiskjöl bókhalds. |
| 2010298 | 30.10.2020 | Fjölbrautaskóli Snæfellinga | Vinnugögn | Læknisvottorð | Heimilað | Fjölbrautarskóli Snæfellinga hefur heimild til að grisja læknisvottorð sem myndast hafa á tímabilinu 2004-2019 þegar hagnýtu gildi er lokið. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn er að ræða þar sem upplýsingarnar hafa tímabundið gildi og eru skráðar í sjúkraskrá viðkomandi aðila. |
| 2010056 | 6.10.2020 | Embætti landlæknis | Vinnugögn | Greiðslukortaupplýsingar um viðskiptavini öldurhúsa þar sem greindist COVID-19 | Heimilað | Embætti landlækni hefur heimild til að grisja upplýsingar um handhafa greiðslukorta sem greiddu fyrir vöru og þjónustu á tilteknum veitingahúsum sem myndast hafa á tímabilinu frá lokum september og áfram. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um tímabundin gögn er að ræða sem hafa ekki varðveislugildi til lengri tíma. |
| 2009317 | 02.10.2020 | Listasafn Íslands | Fylgiskjöl bókhalds | Fylgigögn með útgefnum reikningum | Heimilað | Listasafn Íslands hefur heimild til að grisja fylgiskjöl með útgefnum reikningum sem myndast hafa á tímabilinu 1988-2012. | Varðveita skal sem sýnishorn öll fylgiskjöl bókhalds frá desember fyrir þau ár sem enda á 0. | Í ljósi fyrri heimilda til grisjunar á fylgiskjölum bókhalds er rétt að heimila grisjun á þeim skjölum sem hafa náð 7 ára aldri, með þeim skilmálum að varðveitt séu sýnishorn. |
| 2009316 | 02.10.2020 | Listasafn Íslands | Fylgiskjöl bókhalds | Bókhald - Launavinnsla | Heimilað | Listasafn Íslands hefur heimild til að grisja launavinnslu skjöl sem myndast hafa á tímabilinu 1988-2020. | Varðveita skal sem sýnishorn öll fylgiskjöl bókhalds frá desember fyrir þau ár sem enda á 0. | Í ljósi fyrri heimilda til grisjunar á fylgiskjölum bókhalds er rétt að heimila grisjun á þeim skjölum sem hafa náð 7 ára aldri, með þeim skilmálum að varðveitt séu sýnishorn. |
| 2009315 | 02.10.2020 | Listasafn Íslands | Fylgiskjöl bókhalds | Kassakvittanir og dagsuppgjör | Heimilað | Listasafn Íslands hefur heimild til að grisja bókhald-kassakvittanir og dagsuppgjör sem myndast hafa á tímabilinu 1988 til dagsins í dag. | Varðveita skal sem sýnishorn öll fylgiskjöl bókhalds frá desember fyrir þau ár sem enda á 0. | Í ljósi fyrri heimilda til grisjunar á fylgiskjölum bókhalds er rétt að heimila grisjun á þeim skjölum sem hafa náð 7 ára aldri, með þeim skilmálum að varðveitt séu sýnishorn. |
| 2009250 | 02.10.2020 | Fjölbrautaskóli Vesturlands, Akranesi | Sjúkragögn | Vottorð og staðfestingar vegna fjarvista nemenda | Heimilað | Fjölbrautaskóli Vesturlands hefur heimild til að grisja vottorð og staðfestingar vegna fjarvista nemenda sem myndast hafa á tímabilinu frá upphafi til dagsins í dag. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða. |
| 2009249 | 02.10.2020 | Fjölbrautaskóli Vesturlands, Akranesi | Vinnugögn | Tölvupóstur almenns eðlis | Heimilað | Fjölbrautarskóli Vesturlands hefur heimild til að grisja tölvupóst almenns eðlis sem myndast hefur á tímabilinu frá upphafi til dagsins í dag. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að um er að ræða skjöl með takmarkað upplýsingagildi þar sem tölvupóstar sem þarfnast úrlausnar og varðar verkefni stofnunarinnar er varðveittur í skjalavörslukerfi. |
| 2009247 | 02.10.2020 | Fjölbrautaskóli Suðurlands | Prófúrlausnir og verkefni | Prófúrlausnir | Heimilað | Fjölbrautarskóli Suðurlands hefur heimild til að grisja prófúrlausnir sem myndast hafa á tímabilinu 2017-2020. | Varðveita skal sem sýnishorn prófúrlausnir allra sem hafa upphafsstafinn A á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að prófúrlausnir eru skjöl sem hafa tímabundið upplýsingagildi. |
| 2009239 | 02.10.2020 | Menntaskólinn við Hamrahlíð | Vinnugögn | Skjölin eru útprent úr gömlum tölvukerfum, aðallega Dos. Svo virðist sem námsferlar nemenda hafi verið prentaðir út úr kerfinu í lok hverrar annar. | Heimilað | Menntaskólinn við Hamrahlíð hefur heimild til að grisja námsferilsskrár sem myndast hafa á tímabilinu 1974-1980. | Taka ætti sýnishorn sem er ein mappa af umræddum skjölum. | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að upplýsingar úr þessum skjölum er að finna í skjalasafni Menntaskólans við Hamrahlíð sem búið er að afhenda á Þjóðskjalasafn Íslands. |
| 2009064 | 15.09.2020 | Akureyrarbær | Beiðni um endurskoðun á grisjunarheimild sveitarfélaga - Frumrit flutningstilkynninga 2016-2018 | Á ekki við | Varðandi endurskoðun á grisjunarheimild varðandi lið 3.5 í reglum um eyðingu skjala úr skjalasöfnum sveitarfélaga og stofnana þeirra þá vil ég biðja ykkur um að senda inn grisjunarbeiðni á hinu hefðbundna eyðublaði. Reglurnar eiga við um afrit af þessari tegund skjala þannig að séu þessi skjöl hjá ykkur núna út af breyttu verklagi þá þarf að sækja um grisjunarheimildina með hefðbundnum hætti. Þetta getur ekki talist endurskoðun á heimildinni sem veitt er. Hinsvegar vekur þetta upp spurningar um hvort það sé kominn tími til að endurskoða reglurnar en ég er á þeirri skoðun að það sé kominn tími til þess. Sérstaklega í ljósi hvernig skjölin berast ekki lengur eftir gamla hættinum til Þjóðskrár. | Á ekki við | Á ekki við | |
| 2009062 | 17.09.2020 | Akureyrarbær | Beiðni um endurskoðun á grisjunarheimild 1308028 - Vinnuskýrslur | Heimilað | Akureyrarbækur hefur heimild til að grisja vinnuskýrslur sbr. umsókn frá 19. Ágúst 2013. Fallist er á beiðnina í ljósi fyrri heimilda til grisjunar á vinnuskýrslum-fylgiskjölum bókhalds þegar skjölin hafa náð 7 ára aldri í samræmi við ákvæði í lögum um bókhald. | Á ekki við | Á ekki við | |
| 2009060 | 21.09.2020 | Akureyrarbær | Fylgiskjöl bókhalds | Beiðni um endurskoðun á grisjunarheimild sveitarfélaga - Bókhaldsgögn | Synjað | Á afgreiðslufundi grisjunarbeiðna hjá Þjóðskjalasafni Íslands 17. september 2020 var tekin fyrir endurskoðun á grisjunarbeiðni vegna sýnishornatöku prófúrlausna dags. 2. september 2020. Beiðninni er hafnað vegna þess að reglurnar um sýnishorn eru í endurskoðun og er þar gert ráð fyrir minni sýnishornatöku. | Á ekki við | Á ekki við |
| 2009059 | 21.09.2020 | Akureyrarbær | Beiðni um endurskoðun á grisjunarheimild sveitarfélaga - Prófúrlausnir nemenda í grunnskólum | Synjað | Á afgreiðslufundi grisjunarbeiðna hjá Þjóðskjalasafni Íslands 17. september 2020 var tekin fyrir endurskoðun á grisjunarbeiðni vegna sýnishornatöku prófúrlausna dags. 2. september 2020. Beiðninni er hafnað vegna þess að reglurnar um sýnishorn eru í endurskoðun og er þar gert ráð fyrir minni sýnishornatöku. | Á ekki við | Á ekki við | |
| 2009057 | 18.09.2020 | Akureyrarbær | Vinnugögn | Læknisvottorð vegna Vinnuskóla. Um er að ræða frumrit af læknisvottorðum sem umsækjendur um vinnuskólann skila inn til að staðfesta ofnæmi, lélegt heilsufar eða gífurlega vanlíðan sem getur hamlað þeim í umgengni við aðra. | Að hluta | Akureyrarbær hefur heimild til að grisja læknisvottorð vegna Vinnuskóla þegar skjölin hafa náð eins árs aldri sem myndast hafa á tímabilinu 2010 og afram. Heimilt er að eyða pappírsskjölunum en tilkynna verður gagnakerfið Ölfu áður en hægt er að taka skjölum. rafrænum á eyðingar til afstöðu | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn er að ræða þar sem upplýsingarnar eru skráðar í sjúkraskrá viðkomandi aðila. |
| 2009056 | 17.09.2020 | Akureyrarbær | Vinnugögn. Afrit - frumrit varðveitt hjá stofnun | Öldrunarheimili Akureyrarbæjar - Listar yfir lyfjapantanir. Skjölin eru pöntunarlistar yfir lyf þar sem tekið er fram styrkur, magn, fjöldi eininga og verð lyfjana. | Að hluta | Akureyrarbær hefur heimild til að grisja Lista yfir lyfjapantanir sem myndast hafa á tímabilinu 1990 og áfram. Heimilt er að eyða pappírsskjölunum en tilkynna verður gagnakerfið Ölfu áður en hægt er að taka skjölum. rafrænum á eyðingar til afstöðu | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða og að heimila ætti grisjun á þeim þegar sjö ár eru liðin frá tilurð skjalanna. |
| 2009055 | 18.09.2020 | Akureyrarbær | Vinnugögn | Öldrunarheimili Akureyrarbæjar - Skráningarbækur yfir notkun á ávana- og fíknilyfjum. Skjölin eru skrár yfir notkun á ávana og- fíknilyfjum hjá Öldrunarheimilum Akureyrar (eldra heiti Hjúkrunarheimilinu Hlíð) 1990-2015. | Að hluta | Akureyrarbær hefur heimild til að grisja umbeðnar skráningarbækur myndast hafa á tímabilinu 1990 og áfram, þegar skjölin eru orðin sjö ára. Heimilt er að eyða pappírsskjölunum en tilkynna verður gagnakerfið Ölfu áður en hægt er að taka skjölum. rafrænum á eyðingar til afstöðu | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn er að ræða þar sem upplýsingarnar aðila viðkomandi sjúkraskrá í skráðar eru |
| 2009054 | 18.09.2020 | Akureyrarbær | Afrit - frumrit varðveitt hjá stofnun. Vinnugögn | Öldrunarheimili Akureyrarbæjar - Afrit endursendingarseðla. Skjölin eru afrit endursendingaseðla fyrir lyf. Endursendingarnar voru skráðar á eyðublöð | Að hluta | Akureyrarbær hefur heimild til að grisja umbeðin afrit endursendingarseðla myndast hafa á tímabilinu 1990 og áfram, þegar skjölin eru orðin sjö ára. Heimilt er að eyða pappírsskjölunum en tilkynna verður gagnakerfið Ölfu áður en hægt er að taka skjölum. rafrænum á eyðingar til afstöðu | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn er að ræða þar sem upplýsingarnar aðila viðkomandi sjúkraskrá í skráðar eru |
| 2009053 | 18.09.2020 | Akureyrarbær | Vinnugögn. | Öldrunarheimili Akureyrarbæjar - Afrit umsókna til Lyfjanefndar ríkisins/Lyfjastofnunar um undanþágulyf. Skjölin eru afrit af umsóknum til Lyfjanefndar ríkisins/Lyfjastofnunar (nýtt heiti frá og með 2000) um leyfi til að flytja inn og selja gegn lyfseðli lyf sem ekki hefur markaðsleyfi á Íslandi. | Að hluta | Akureyrarbær hefur heimild til að grisja umbeðin afrit umsókna til Lyfjanefndar ríkisins/Lyfjastofnunar sem myndast hafa á tímabilinu 1990 og áfram, þegar skjölin eru orðin sjö ára. Heimilt er að eyða pappírsskjölunum en tilkynna verður gagnakerfið Ölfu áður en hægt er að taka skjölum. rafrænum á eyðingar til afstöðu | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn er að ræða þar sem upplýsingarnar aðila viðkomandi sjúkraskrá í skráðar eru |
| Afrit - frumrit hjá annarri stofnun | ||||||||
| 2008194 | 17.09.2020 | Seðlabanki Íslands | Vinnugögn | Upplýsingar sem starfsmenn veita regluverði um fjárhagsleg málefni sín og viðskipti. | Heimilað | Seðlabanki Íslands hefur heimild til að grisja upplýsingar um fjárhagsmálefni sem myndast hafa á tímabilinu 1961 og til frambúðar. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um er að ræða upplýsingar sem varða fjárhagsmálefni starfsmanna. |
| 2008125 | 17.09.2020 | Veðurstofa Íslands | Vinnugögn | Stjórnsýsluleg gögn, bréfaskriftir og málasafn - Afrit frá Orkustofnun. | Synjað | Á ekki við | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að ekkert er talað um í samningnum sem er fylgiskjal að einhvern tímann ætti að eyða þessum skjölum ásamt því að þessi skjöl voru líklega hugsuð þannig að þau hefðu eitthvað hlutverk og gildi fyrir Veðurstofuna. Veðurstofan ætti að afhenda þessi skjöl til ÞÍ í samræmi við lög. |
| Gögn og safnefni sem er geymt bæði á Veðurstofu Íslands (afrit) og Orkustofnun (frumrit). Afrit af bókhaldsgögnum, stjórnsýslulegum gögnum, bréfaskrifti og skjöl sem eru nú þegar komin í málasafn Orkustofnunar. Skjöl Raforkumálaskrifstofu o.fl. aðila 1947(1923)-1967, einnig eldri skjöl vegna raforkuverkefna, vatnamælinga og jarðfræðirannsókna allt til upphafs og frá vinnu Fossanefndar. Skjöl samkvæmt skjalalykli málasafns Orkustofnunar 1967-1997. Skjöl samkvæmt skjalaflokkunarkerfi Orkustofnunar 1997 (frá 1.1.2000 rafræn) - 2007/2008. | ||||||||
| 2008094 | 17.09.2020 | Rannsóknastofnun landbúnaðarins | Fylgiskjöl bókhalds. | Bókhald. Skjölin eru bókhaldsgögn og fylgiskjöl bókhalds | Heimilað að hluta | Rannsóknarstofnun landbúnaðarins hefur heimild til að grisja að hluta bókhaldsskjöl sem myndast hafa á tímabilinu 1994-2005. Hafnað er grisjun á eftirfarandi skjölum. Hafnað er eyðingu á Aðalbók gjalda og tekna 1992 – 1999, Tilraunabúið á Hesti – aðalbók gjalda og tekna – hvers mánaðar 1994 – 1997 og Sérverkefni – framvinduskýrslur, styrkupphæðir 1987 – 1996 en inn í síðastnefnda atriðinu þá er að finna samninga og undirrituð skjöl er varða þessi verkefni. Jafnframt er hafnað eyðingu á Rekstraráætlun 1992-2005. Skjölin varða verkefni stofnunarinnar og geta haft gildi til framtíðar fyrir fræðimenn. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| Vinnugögn | ||||||||
| 2008073 | 18.09.2020 | Fljótsdalshérað | Vinnugögn. | E Vinnugögn / Atkvæðaseðlar úr skoðanakönnun | Heimilað | Fljótdalshérað hefur heimild til að grisja atkvæðasela úr skoðanakönnun 2018 sem myndast hafa á tímabilinu 2018. | Varðveita skal sem sýnishorn atkvæðaseðla úr skoðanakönnuninni. | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að niðurstöður úr skoðanakönnunum eru varðveittar til frambúðar og því hafa seðlarnir ekki gildi til framtíðar. |
| Kjörseðlar | ||||||||
| 2008040 | 17.09.2020 | Akraneskaupstaður | Vinnugögn | Viðhorfskönnun meðal íbúa á Akranesi. | Synjað | Á ekki við | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að talið er að skjölin og upplýsingarnar sem var safnað saman hafa heimildagildi fyrir síðari tíma. |
| Unnin var könnun á meðal íbúa 67 ára og eldri varðandi félags- og tómstundaþátttöku. | ||||||||
| 2007094 | 14.07.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Fylgiskjöl umsókna | Sveitarfélagið Garðabær - Umsóknir um húsnæðisbætur og fylgiskjöl | Heimilað að hluta | Garðabær hefur heimild til að eyða eftirfarandi umbeðnum skjölum vegna umsókna um húsnæðisbætur sem myndast hafa á tímabilinu frá 1994 – 2016: | Varðveita skal sem sýnishorn öll umbeðin skjöl vegna umsókna um húsnæðisbætur á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að í ljósi fyrri heimilda til grisjunar á umbeðnum fylgiskjölum vegna umsókna um húsnæðisbætur hjá sveitarfélögum er rétt að heimila grisjun að hluta með þeim skilmálum að tekin verði sýnishorn. Umsóknir og tilfallandi samskipti séu skjöl sem geymi heimildir um hlutverk og þjónustu Garðabæjar og endurspegla húsnæðisþörf og félagslegar aðstæður og eru þar af leiðandi sögulegar heimildir um íslenskt samfélag |
| Umsóknir | 1. Afrit af gögnum er varða upplýsingar um tekjur og eignir (s.s. skattframtöl og launaseðlar). | |||||||
| 2. Aflýstum húsaleigusamningum. | ||||||||
| Ítrekað er að heimild til grisjunar nær ekki til eftirfarandi umbeðinna skjala vegna umsókna um húsnæðisbóta á fyrrgreindur tímabili: | ||||||||
| 1. Frumrit af umsókn. | ||||||||
| 2. Tilfallandi samskipti milli umsækjanda og starfsmanns. | ||||||||
| 2007093 | 14.07.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Vinnugögn | Leikskólinn Krakkakot - Dagbækur | Heimilað | Leikskólinn Krakkakot hefur heimild til að eyða umbeðnum dagbókum sem myndast hafa á tímabilinu frá 1996 og til framtíðar. | Varðveita skal sem sýnishorn eina öskju af umbeðnum dagbókum að eigin vali á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að um gögn með tímabundið upplýsingagildi sé að ræða auk þess sem upplýsingar í dagbókum eru varðveittar á öðrum stöðum. |
| 2007092 | 14.07.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Vinnugögn | Leikskólinn Krakkakot - Morgunfundabækur | Heimilað | Leikskólinn Krakkakot hefur heimild til að eyða umbeðnum morgunfundarbókum sem myndast hafa á tímabilinu 2000 – 2020. | Varðveita skal sem sýnishorn eina öskju af umbeðnum morgunfundarbókum að eigin vali á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að um gögn með tímabundið upplýsingagildi sé að ræða auk þess sem upplýsingar í morgunfundabókum eru varðveittar á öðrum stöðum. |
| 2006292 | 14.07.2020 | Borgarholtsskóli | Vinnugögn | Beiðnir um brautarskipti | Heimilað | Borgarholtsskóli hefur heimild til að eyða umbeðnum beiðnum um brautarskipti sem myndast hafa á tímabilinu 2015 - 2020 þegar hagnýtu gildi er lokið. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að um gögn með tímabundið upplýsingagildi sé að ræða og því ætti að heimila grisjun þegar hagnýtu gildi er lokið. |
| 2006291 | 14.07.2020 | Borgarholtsskóli | Vinnugögn | Langtíma læknisvottorð nemenda og fylgiskrár | Heimilað | Borgarholtsskóli hefur heimild til að eyða umbeðnum langtíma læknisvottorðum nemenda og fylgiskrám sem myndast hafa á tímabilinu 2014 og til framtíðar þegar hagnýtu gildi er lokið. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða og því ætti að heimila grisjun þegar hagnýtu gildi er lokið. |
| 2006290 | 14.07.2020 | Borgarholtsskóli | Umsóknir | Beiðnir um leyfi | Heimilað | Borgarholtsskóli hefur heimild til að eyða umbeðnum beiðnum um leyfi sem myndast hafa á tímabilinu 2014 og til framtíðar þegar hagnýtu gildi er lokið. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að um gögn með tímabundið upplýsingagildi sé að ræða og því ætti að heimila grisjun þegar hagnýtu gildi er lokið. |
| 2006289 | 14.07.2020 | Borgarholtsskóli | Vinnugögn | Lífsstílssamningar afreksíþróttanema | Heimilað | Borgarholtsskóli hefur heimild til að eyða umbeðnum lífstílssamningum afreksíþróttamanna sem myndast hafa á tímabilinu 2018 og til framtíðar þegar hagnýtu gildi er lokið. | Varðveita skal sem sýnishorn eina öskju af umbeðnum lífstílssamningum afreksíþróttamanna á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að um gögn með tímabundið upplýsingagildi sé að ræða og því ætti að heimila grisjun þegar hagnýtu gildi er lokið með þeim skilmálum að varðveitt séu sýnishorn. Lagt er til að varðveita skuli sem sýnishorn eina öskju af umbeðnum skjölum á árum sem enda á 0. |
| 2006288 | 14.07.2020 | Borgarholtsskóli | Vinnugögn | Skammtíma læknisvottorð | Heimilað | Borgarholtsskóli hefur heimild til að eyða umbeðnum skammtíma læknisvottorðum sem myndast hafa á tímabilinu 2014 og til framtíðar þegar hagnýtu gildi er lokið. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um skjöl með upplýsingum sem hafa lítið gildi til framtíðar og því ætti að heimila grisjun þegar hagnýtu gildi er lokið. |
| 2006287 | 14.07.2020 | Borgarholtsskóli | Vinnugögn | Staðfestingar ýmiskonar sem eru prentaðar út úr upplýsingakerfinu Innu, t.d. yfirlit yfir námsferla og staðfestingar á skólavist | Heimilað | Borgarholtsskóli hefur heimild til að eyða umbeðnum skjölum vegna staðfestinga sem myndast hafa á tímabilinu 2015 og til framtíðar þegar hagnýtu gildi er lokið. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að um er að ræða afrit af skjölum sem eru í vörslu skólans og hafa tímabundið gildi og því ætti að heimila grisjun þegar hagnýtu gildi er lokið. |
| 2006286 | 14.07.2020 | Borgarholtsskóli | Umsóknir | Beiðnir um úrsagnir úr áföngum | Heimilað | Borgarholtsskóli hefur heimild til að eyða umbeðnum beiðnum um úrsagnir úr áföngum sem myndast hafa á tímabilinu 2017 og til framtíðar þegar hagnýtu gildi er lokið. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að um gögn með tímabundið upplýsingagildi sé að ræða og því ætti að heimila grisjun þegar hagnýtu gildi er lokið. |
| 2006279 | 17.07.2020 | Grindavíkurbær | Afrit - frumrit hjá annarri stofnun | Aðseturstilkynningar / Beiðni um skráningu EES- eða EFTA- borgara í þjóðskrá í lengri tíma en 3 mánaða | Á ekki við | Á fundi varðveislu- og grisjunarnefndar Þjóðskjalasafns Íslands dags. 9. júlí 2020 var fjallað um grisjunarbeiðni Grindavíkurbæjar, dags. 22. júní 2020, þar sem sótt er um grisjun á aðseturs tilkynningum EES og EFTA borgara þar sem beiðninni var vísað frá. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að nú þegar hefur Grindavíkurbær heimild til að grisja umbeðin skjöl sbr. 5. tl. 3. gr. reglna nr. 627/2010 um grisjun í skjalasöfnum sveitarfélaga og stofnana þeirra. |
| 2006174 | 19.06.2020 | Landsnet | Vinnugögn | Vinnugögn í Aski (CoreData) - rafrænu skjalakerfi | Heimilað | Landsnet hefur heimild til að grisja vinnugögn í Aski (CoreData) sem myndast hafa á tímabilinu 01.01.2014-31.12.2018, þegar hagnýtu og/eða stjórnsýslulegu hlutverki sé lokið | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um vinnugögn er að ræða og lokaafurðin er alltaf til í skýrslum, greinargerðum, áætlunum eða minnisblöðum. Vörsluútgáfan verður heildstæð án þessara vinnugagna. |
| 2006171 | 14.07.2020 | Menntaskólinn í Kópavogi | Vinnugögn | Áminningar veittar nemendum vegna brota á skólareglum. | Heimilað | Menntaskólinn í Kópavogi hefur heimild til að eyða umbeðnum áminningum sem myndast hafa á tímabilinu frá 2007 – 2010. | Varðveita skal sem sýnishorn umbeðnar áminningar frá einum mánuði haustið 2008 og einum mánuði vorið 2010. | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða. |
| 2006166 | 14.07.2020 | Íslandspóstur | Fylgiskjöl bókhalds | Bókhaldsskjöl. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn umbeðinna bókhaldsskjala frá einum mánuði að eigin vali á ári sem endar á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| Gögn sem hafa orðið til vegna daglegrar fjármálaumsýslu: Frumrit reikninga (innlendra, erlendra, birgðafærslur), bankakvittanir og millifærslur (leiðréttingar, afstemmingar lánadrottna og viðskiptamanna, innheimtukröfur o.fl.). | ||||||||
| 2006138 | 14.07.2020 | Landhelgisgæsla Íslands | Fylgiskjöl bókhalds | Aukaverk - Ratsjárstofnun | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn umbeðinna bókhaldsskjala frá einum mánuði að eigin vali á ári sem endar á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 2006046 | 19.06.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Vinnugögn | Greindarpróf sálfræðiþjónustu | Heimilað að hluta | Garðabær hefur heimild til að eyða skráningarblöðum greindarprófs sálfræðiþjónustu sem myndast hafa á tímabilinu 1996 og til framtíðar. Niðurstöðusíðu prófsins skal aftur á móti varðveita í skjalasafni. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að niðurstöðusíða prófsins inniheldur niðurstöður þess sem varða hagsmuni skjólstæðings og á því að varðveita og skila til Þjóðskjalsafns Íslands á meðan skráningarblöð prófsins innihalda upplýsingar sem hafa tímabundið gildi meðan á úrvinnslu prófsins stendur. |
| 2006045 | 19.06.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Leikskólinn Akrar - Hljóm-2 útfyllt eyðublöð | Heimilað að hluta | Leikskólinn Akrar hefur heimild til að eyða skráningarblöðum umbeðinna eyðublaða sem myndast hafa á tímabilinu 2002 og til framtíðar tveimur árum eftir útfyllingu þeirra. Ítrekað er að heimildin nær ekki til niðurstöðusíðu eyðublaðsins og hana skal varðveita í skjalasafni. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að niðurstöðusíða prófsins inniheldur niðurstöður þess sem varða hagsmuni skjólstæðings og á því að varðveita og skila til Þjóðskjalsafns Íslands á meðan skráningarblöð prófsins innihalda upplýsingar sem hafa tímabundið gildi meðan á úrvinnslu prófsins stendur. | |
| 2006044 | 19.06.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Leikskólinn Bæjarból - Hljóm-2 útfyllt eyðublöð | Heimilað að hluta | Leikskólinn Bæjarból hefur heimild til að eyða skráningarblöðum umbeðinna eyðublaða sem myndast hafa á tímabilinu 2002 og til framtíðar tveimur árum eftir útfyllingu þeirra. Ítrekað er að heimildin nær ekki til niðurstöðusíðu eyðublaðsins og hana skal varðveita í skjalasafni. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að niðurstöðusíða prófsins inniheldur niðurstöður þess sem varða hagsmuni skjólstæðings og á því að varðveita og skila til Þjóðskjalsafns Íslands á meðan skráningarblöð prófsins innihalda upplýsingar sem hafa tímabundið gildi meðan á úrvinnslu prófsins stendur. | |
| 2006043 | 19.06.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Flataskóli - Hljóm-2 útfyllt eyðublöð | Heimilað að hluta | Flataskóli hefur heimild til að eyða skráningarblöðum umbeðinna eyðublaða sem myndast hafa á tímabilinu 2002 og til framtíðar tveimur árum eftir útfyllingu þeirra. Ítrekað er að heimildin nær ekki til niðurstöðusíðu eyðublaðsins og hana skal varðveita í skjalasafni. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að niðurstöðusíða prófsins inniheldur niðurstöður þess sem varða hagsmuni skjólstæðings og á því að varðveita og skila til Þjóðskjalsafns Íslands á meðan skráningarblöð prófsins innihalda upplýsingar sem hafa tímabundið gildi meðan á úrvinnslu prófsins stendur. | |
| 2006042 | 19.06.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Leikskólinn Holtakot - Hljóm-2 útfyllt eyðublöð | Heimilað að hluta | Leikskólinn Holtakot hefur heimild til að eyða skráningarblöðum umbeðinna eyðublaða sem myndast hafa á tímabilinu 2002 og til framtíðar tveimur árum eftir útfyllingu þeirra. Ítrekað er að heimildin nær ekki til niðurstöðusíðu eyðublaðsins og hana skal varðveita í skjalasafni. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að niðurstöðusíða prófsins inniheldur niðurstöður þess sem varða hagsmuni skjólstæðings og á því að varðveita og skila til Þjóðskjalsafns Íslands á meðan skráningarblöð prófsins innihalda upplýsingar sem hafa tímabundið gildi meðan á úrvinnslu prófsins stendur. | |
| 2006041 | 19.06.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Leikskólinn Hæðarból - Hljóm-2 útfyllt eyðublöð | Heimilað að hluta | Leikskólinn Hæðarból hefur heimild til að eyða skráningarblöðum umbeðinna eyðublaða sem myndast hafa á tímabilinu 2002 og til framtíðar tveimur árum eftir útfyllingu þeirra. Ítrekað er að heimildin nær ekki til niðurstöðusíðu eyðublaðsins og hana skal varðveita í skjalasafni. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að niðurstöðusíða prófsins inniheldur niðurstöður þess sem varða hagsmuni skjólstæðings og á því að varðveita og skila til Þjóðskjalsafns Íslands á meðan skráningarblöð prófsins innihalda upplýsingar sem hafa tímabundið gildi meðan á úrvinnslu prófsins stendur. | |
| 2006040 | 19.06.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Leikskólinn Kirkjuból - Hljóm-2 útfyllt eyðublöð | Heimilað að hluta | Leikskólinn Kirkjuból hefur heimild til að eyða skráningarblöðum umbeðinna eyðublaða sem myndast hafa á tímabilinu 2002 og til framtíðar tveimur árum eftir útfyllingu þeirra. Ítrekað er að heimildin nær ekki til niðurstöðusíðu eyðublaðsins og hana skal varðveita í skjalasafni. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að niðurstöðusíða prófsins inniheldur niðurstöður þess sem varða hagsmuni skjólstæðings og á því að varðveita og skila til Þjóðskjalsafns Íslands á meðan skráningarblöð prófsins innihalda upplýsingar sem hafa tímabundið gildi meðan á úrvinnslu prófsins stendur. | |
| 2006039 | 19.06.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Leikskólinn Krakkakot - Hljóm-2 útfyllt eyðublöð | Heimilað að hluta | Leikskólinn Krakkakot hefur heimild til að eyða skráningarblöðum umbeðinna eyðublaða sem myndast hafa á tímabilinu 2002 og til framtíðar tveimur árum eftir útfyllingu þeirra. Ítrekað er að heimildin nær ekki til niðurstöðusíðu eyðublaðsins og hana skal varðveita í skjalasafni. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að niðurstöðusíða prófsins inniheldur niðurstöður þess sem varða hagsmuni skjólstæðings og á því að varðveita og skila til Þjóðskjalsafns Íslands á meðan skráningarblöð prófsins innihalda upplýsingar sem hafa tímabundið gildi meðan á úrvinnslu prófsins stendur. | |
| 2006038 | 19.06.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Leikskólinn Lundaból - Hljóm-2 útfyllt eyðublöð | Heimilað að hluta | Leikskólinn Lundaból hefur heimild til að eyða skráningarblöðum umbeðinna eyðublaða sem myndast hafa á tímabilinu 2002 og til framtíðar tveimur árum eftir útfyllingu þeirra. Ítrekað er að heimildin nær ekki til niðurstöðusíðu eyðublaðsins og hana skal varðveita í skjalasafni. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að niðurstöðusíða prófsins inniheldur niðurstöður þess sem varða hagsmuni skjólstæðings og á því að varðveita og skila til Þjóðskjalsafns Íslands á meðan skráningarblöð prófsins innihalda upplýsingar sem hafa tímabundið gildi meðan á úrvinnslu prófsins stendur. | |
| 2006037 | 19.06.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Urriðaholtsskóli - Hljóm-2 útfyllt eyðublöð | Heimilað að hluta | Urriðaholtsskóli hefur heimild til að eyða skráningarblöðum umbeðinna eyðublaða sem myndast hafa á tímabilinu 2002 og til framtíðar tveimur árum eftir útfyllingu þeirra. Ítrekað er að heimildin nær ekki til niðurstöðusíðu eyðublaðsins og hana skal varðveita í skjalasafni. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að niðurstöðusíða prófsins inniheldur niðurstöður þess sem varða hagsmuni skjólstæðings og á því að varðveita og skila til Þjóðskjalsafns Íslands á meðan skráningarblöð prófsins innihalda upplýsingar sem hafa tímabundið gildi meðan á úrvinnslu prófsins stendur. | |
| 2006036 | 19.06.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Vinnugögn | HLJÓM-2 er aldursbundin skimun sem er lögð fyrir tvisvar á síðasta ári í leikskóla til að meta hljóðkerfis- og málmeðvitund barna í því skyni að greina þau börn sem eru í áhættu fyrir síðari lestrarerfiðleika. | Heimilað að hluta | Garðabær hefur heimild til að eyða skráningarblöðum umbeðinna eyðublaða sem myndast hafa á tímabilinu 2002 og til framtíðar tveimur árum eftir útfyllingu þeirra. Ítrekað er að heimildin nær ekki til niðurstöðusíðu eyðublaðsins og hana skal varðveita í skjalasafni. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að niðurstöðusíða prófsins inniheldur niðurstöður þess sem varða hagsmuni skjólstæðings og á því að varðveita og skila til Þjóðskjalsafns Íslands á meðan skráningarblöð prófsins innihalda upplýsingar sem hafa tímabundið gildi meðan á úrvinnslu prófsins stendur. |
| 2006035 | 19.06.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Vinnugögn | Flataskóli 5 ára deild - Myndbönd | Heimilað | Flataskóli hefur heimild til að eyða umbeðnum myndböndum sem myndast hafa á tímabilinu 2010 og til framtíðar þegar staðfest afhending viðkomandi stofnunar sem tekur við þeim til úrvinnslu hefur farið fram. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar eru sú að myndböndin hafa tímabundið gildi hjá leikskólanum sem tekur þau upp skv. beiðni annarra afhendingarskyldra aðila sem notar þau í úrvinnslu mála hjá sér. |
| 2006034 | 19.06.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Vinnugögn | Urriðaholtsskóli - Myndbönd | Heimilað | Urriðaholtsskóli hefur heimild til að eyða umbeðnum myndböndum sem myndast hafa á tímabilinu 2010 og til framtíðar þegar staðfest afhending viðkomandi stofnunar sem tekur við þeim til úrvinnslu hefur farið fram. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar eru sú að myndböndin hafa tímabundið gildi hjá leikskólanum sem tekur þau upp skv. beiðni annarra afhendingarskyldra aðila sem notar þau í úrvinnslu mála hjá sér. |
| 2006033 | 19.06.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Vinnugögn | Leikskólinn Sunnuhvoll - Myndbönd | Heimilað | Leikskólinn Sunnuhvoll hefur heimild til að eyða umbeðnum myndböndum sem myndast hafa á tímabilinu 2010 og til framtíðar þegar staðfest afhending viðkomandi stofnunar sem tekur við þeim til úrvinnslu hefur farið fram. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar eru sú að myndböndin hafa tímabundið gildi hjá leikskólanum sem tekur þau upp skv. beiðni annarra afhendingarskyldra aðila sem notar þau í úrvinnslu mála hjá sér. |
| 2006032 | 19.06.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Vinnugögn | Leikskólinn Lundaból - Myndbönd | Heimilað | Leikskólinn Lundaból hefur heimild til að eyða umbeðnum myndböndum sem myndast hafa á tímabilinu 2010 og til framtíðar þegar staðfest afhending viðkomandi stofnunar sem tekur við þeim til úrvinnslu hefur farið fram. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar eru sú að myndböndin hafa tímabundið gildi hjá leikskólanum sem tekur þau upp skv. beiðni annarra afhendingarskyldra aðila sem notar þau í úrvinnslu mála hjá sér. |
| 2006031 | 19.06.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Vinnugögn | Leikskólinn Krakkakot - Myndbönd | Heimilað | Leikskólinn Krakkakot hefur heimild til að eyða umbeðnum myndböndum sem myndast hafa á tímabilinu 2010 og til framtíðar þegar staðfest afhending viðkomandi stofnunar sem tekur við þeim til úrvinnslu hefur farið fram. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar eru sú að myndböndin hafa tímabundið gildi hjá leikskólanum sem tekur þau upp skv. beiðni annarra afhendingarskyldra aðila sem notar þau í úrvinnslu mála hjá sér. |
| 2006030 | 19.06.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Vinnugögn | Leikskólinn Kirkjuból - Myndbönd | Heimilað | Leikskólinn Kirkjuból hefur heimild til að eyða umbeðnum myndböndum sem myndast hafa á tímabilinu 2010 og til framtíðar þegar staðfest afhending viðkomandi stofnunar sem tekur við þeim til úrvinnslu hefur farið fram. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar eru sú að myndböndin hafa tímabundið gildi hjá leikskólanum sem tekur þau upp skv. beiðni annarra afhendingarskyldra aðila sem notar þau í úrvinnslu mála hjá sér. |
| 2006029 | 19.06.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Vinnugögn | Leikskólinn Hæðarból - Myndbönd | Heimilað | Leikskólinn Hæðarból hefur heimild til að eyða umbeðnum myndböndum sem myndast hafa á tímabilinu 2010 og til framtíðar þegar staðfest afhending viðkomandi stofnunar sem tekur við þeim til úrvinnslu hefur farið fram. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar eru sú að myndböndin hafa tímabundið gildi hjá leikskólanum sem tekur þau upp skv. beiðni annarra afhendingarskyldra aðila sem notar þau í úrvinnslu mála hjá sér. |
| 2006028 | 19.06.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Vinnugögn | Leikskólinn Holtakot - Myndbönd | Heimilað | Leikskólinn Holtakot hefur heimild til að eyða umbeðnum myndböndum sem myndast hafa á tímabilinu 2010 og til framtíðar þegar staðfest afhending viðkomandi stofnunar sem tekur við þeim til úrvinnslu hefur farið fram. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar eru sú að myndböndin hafa tímabundið gildi hjá leikskólanum sem tekur þau upp skv. beiðni annarra afhendingarskyldra aðila sem notar þau í úrvinnslu mála hjá sér. |
| 2006027 | 19.06.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Vinnugögn | Leikskólinn Bæjarból - Myndbönd | Heimilað | Leikskólinn Bæjarból hefur heimild til að eyða umbeðnum myndböndum sem myndast hafa á tímabilinu 2010 og til framtíðar þegar staðfest afhending viðkomandi stofnunar sem tekur við þeim til úrvinnslu hefur farið fram. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar eru sú að myndböndin hafa tímabundið gildi hjá leikskólanum sem tekur þau upp skv. beiðni annarra afhendingarskyldra aðila sem notar þau í úrvinnslu mála hjá sér. |
| 2006026 | 19.06.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Vinnugögn | Leikskólinn Akrar - Myndbönd | Heimilað | Leikskólinn Akrar hefur heimild til að eyða umbeðnum myndböndum sem myndast hafa á tímabilinu 2010 og til framtíðar þegar staðfest afhending viðkomandi stofnunar sem tekur við þeim til úrvinnslu hefur farið fram. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar eru sú að myndböndin hafa tímabundið gildi hjá leikskólanum sem tekur þau upp skv. beiðni annarra afhendingarskyldra aðila sem notar þau í úrvinnslu mála hjá sér. |
| 2006009 | 18.06.2020 | Kvennaskólinn í Reykjavík | Vinnugögn | M - Tölvuskráning - forritunargögn | Á ekki við | Á afgreiðslufundi grisjunarbeiðna Þjóðskjalasafns Íslands þann 18. júní 2020 ákvað þjóðskjalavörður að vísa beiðninni frá. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að gögnin í beiðninni eru ekki skjöl sem eru hluti af skjalasafni. |
| 2006008 | 14.07.2020 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Fylgiskjöl bókhalds | C-Bókhaldsgögn | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn umbeðinna bókhaldsskjala frá einum mánuði að eigin vali á ári sem endar á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 2005317 | 14.07.2020 | Landhelgisgæsla Íslands | Fylgiskjöl bókhalds | Bókhald - Varnarmálastofnun | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn umbeðinna bókhaldsskjala frá einum mánuði að eigin vali á ári sem endar á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 2005307 | 11.06.2020 | Kvennaskólinn í Reykjavík | Prófúrlausnir og verkefni | Undirskjalaflokkur DBA Prófverkefni | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum prófúrlausnum tveimur árum eftir að þau myndast. | Varðveita skal sem sýnishorn prófverkefni nemenda sem hafa upphafsstafinn A á árum sem enda á 0 | Forsenda ákvörðunarinnar er að prófúrlausnir eru skjöl sem hafa tímabundið upplýsingagildi og að áður hefur háskólum, framhaldsskólum og grunnskólum verið veitt heimild til eyðingar prófúrlausna. |
| 2005250 | 11.06.2020 | Sveitarfélagið Garðabær | Vinnugögn | Myndbönd, sérfræðiþjónusta skóladeildar | Heimilað | Garðabær hefur heimild til að eyða umbeðnum myndböndum vegna greininga á börnum sem myndast hafa á tímabilinu 2014 til framtíðar, þegar þau eru orðin fimm ára gömul | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar var sú að um væri að ræða vinnugögn með tímabundið upplýsingagildi þar sem niðurstaða er varðveitt í skýrslum og matslistum í skjalasafni viðkomandi aðila. Lagt er til að grisjun sé heimil þegar gögnin hafa náð fimm ára aldri sbr. ákvörðun grisjunarráðs 31. maí 2018 |
| 2005230 | 11.06.2020 | Menntaskólinn við Hamrahlíð | Vinnugögn | Einkunnalistar | Heimilað | Menntaskólinn við Hamrahlíð hefur heimild til að eyða umbeðnum einkunnalistum sem myndast hafa á tímabilinu 1966-2012. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að um er að ræða vinnugögn og skjöl sem hafa tímabundið upplýsingagildi. |
| 2005211 | 11.06.2020 | Skatturinn | Umsóknir | Umsóknir um barnabótaupplýsingar | Heimilað | Skatturinn hefur heimild til að eyða umbeðnum umsóknum sem myndast hafa frá 2015 og munu myndast til framtíðar að tveimur skilyrðum uppfylltum: 1. Að eyðing sé heimil þegar umsóknirnar hafa náð 10 ára aldri. 2. Þegar Skatturinn hefur lokið við að tilkynna gagnakerfið GoPro Foris til Þjóðskjalsafnsins og afhent vörsluútgáfu úr því. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að upplýsingarnar verða varðveittar í vörsluútgáfu. |
| Rafræn útgáfa varðveitt | ||||||||
| 2005210 | 11.06.2020 | Skatturinn | Umsóknir | Málalykill 11.1 Vottorð - Eyðublaðið 14.10. Skjölin eru eyðublöð sem viðskiptavinir fylla út til þess að sækja um vottorð. | Heimilað | Skatturinn hefur heimild til að eyða umbeðnum skjölum sem myndast hafa frá 2015 og munu myndast til framtíðar að tveimur skilyrðum uppfylltum: 1. Að eyðing sé heimil þegar skjölin hafa náð 10 ára aldri. 2. Þegar Skatturinn hefur lokið við að tilkynna gagnakerfið GoPro Foris til Þjóðskjalsafnsins og afhent vörsluútgáfu úr því.. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að upplýsingarnar verða varðveittar í vörsluútgáfu. |
| Vinnugögn | ||||||||
| 2005209 | 11.06.2020 | Skatturinn | Umsóknir | Umsókn um niðurfellingu bifreiðagjalda - eyðublað frá Tryggingastofnun | Heimilað | Skatturinn hefur heimild til að eyða umbeðnum eyðublöðum sem myndast hafa á tímabilinu 2015 til dagsins í dag þegar stofnunin hefur lokið við að tilkynna gagnakerfið Gopro Foris til Þjóðskjalasafnsins og afhenda vörsluútgáfu úr því. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að upplýsingarnar verða varðveittar í vörsluútgáfu. |
| Rafræn útgáfa varðveitt | ||||||||
| 2005208 | 14.07.2020 | Skatturinn | Fylgiskjöl bókhalds | Málalykill 02.01 Bókhald | Heimilað | Skatturinn hefur heimild til að eyða umbeðnum bókhaldsskjölum sem myndast hafa á tímabilinu frá 2000 og til framtíðar þegar þau hafa náð sjö ára aldri. | Varðveita skal sem sýnishorn öll umbeðin bókhaldsskjöl fyrir desember á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 2005207 | 14.07.2020 | Skatturinn | Umsóknir | Eyðublöð RSK 5.02 Tilkynning til skattyfirvalda, til launagreiðendaskrár staðgreiðslu og/eða virðisaukaskattsskrár | Heimilað | Skatturinn hefur heimild til að eyða umbeðnum eyðublöðum sem myndast hafa á tímabilinu 2010 til 2020 í dag þegar stofnunin hefur lokið við að tilkynna gagnakerfið VSK-2000 til Þjóðskjalasafnsins og afhenda vörsluútgáfu úr því. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að upplýsingarnar verða varðveittar í vörsluútgáfu. |
| Rafræn útgáfa varðveitt | ||||||||
| 2005206 | 11.06.2020 | Skatturinn | Vinnugögn | Eyðublað RSK 10.25 Samanburðaskýrsla virðisaukaskatts. Þetta eru eyðublöð fyrir Skattinn til þess að skrá gögn í gagnakerfið Hörpu (framtala forrit Skattsins). | Heimilað | Skatturinn hefur heimild til að eyða umbeðnum eyðublöðum sem myndast hafa á tímabilinu 2001 til dagsins í dag þegar stofnunin hefur lokið við að tilkynna gagnakerfið Hörpu til Þjóðskjalasafnsins og afhenda vörsluútgáfu úr því. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að upplýsingarnar verða varðveittar í vörsluútgáfu. |
| Rafræn útgáfa varðveitt | ||||||||
| 2005205 | 14.07.2020 | Skatturinn | Vinnugögn | Eyðublað RSK 10.15 Beiðni um endurgreiðslu virðisaukaskatts vegna aðkeyptrar vinnu við endurbætur og viðhald á húsnæði í eigu sveitarfélaga. Þetta eru eyðublöð fyrir Skattinn til þess að skrá endurgreiðslu á virðisauka í VSK gagnakerfið. | Heimilað | Skatturinn hefur heimild til að eyða umbeðnum eyðublöðum sem myndast hafa á tímabilinu 2001 til 2016 í dag þegar stofnunin hefur lokið við að tilkynna gagnakerfið VSK-2001 til Þjóðskjalasafnsins og afhenda vörsluútgáfu úr því. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að upplýsingarnar verða varðveittar í vörsluútgáfu. |
| Rafræn útgáfa varðveitt | ||||||||
| 2005203 | 11.06.2020 | Skatturinn | Vinnugögn | Eyðublað RSK 1.05 Launaframtal-launagreiðslur frá rekstrar aðila. Þetta eru eyðublöð fyrir Skattinn til þess að skrá Launaframtal og launagreiðslu í gagnakerfið Hörpu. | Heimilað | Skatturinn hefur heimild til að eyða umbeðnum eyðublöðum sem myndast hafa á tímabilinu 2000 til dagsins í dag þegar stofnunin hefur lokið við að tilkynna gagnakerfið Hörpu til Þjóðskjalasafnsins og afhenda vörsluútgáfu úr því. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að upplýsingarnar verða varðveittar í vörsluútgáfu. |
| Rafræn útgáfa varðveitt | ||||||||
| 2005202 | 11.06.2020 | Skatturinn | Vinnugögn | Eyðublað RSK 2.01 Launamiði. Þetta voru eyðublöð fyrir Skattinn til þess að skrá launamiða í kerfið Gagnaskil. | Heimilað | Skatturinn hefur heimild til að eyða umbeðnum eyðublöðum sem myndast hafa á tímabilinu 2000 til dagsins í dag þegar stofnunin hefur lokið við að tilkynna gagnakerfið Gagnaskil til Þjóðskjalasafnsins og afhenda vörsluútgáfu úr því. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að upplýsingarnar verða varðveittar í vörsluútgáfu. |
| Rafræn útgáfa varðveitt | ||||||||
| 2005048 | 19.05.2020 | Menntaskólinn í Kópavogi | Vinnugögn | Mætingaryfirlit. Þegar fjarvistarfulltrúi var að fylgjast með mætingu einstakra nemenda prentaði hann út stöðuna á mætingu á ákveðnum dögum til að fylgjast með framvindu mætingu hjá nemanda. | Heimilað | Menntaskólinn í Kópavogi hefur heimild til að eyða umbeðnum mætingaryfirliti yfir einstaka nemendur sem myndast hafa á tímabilinu 2007-2010. | Varðveita skal sem sýnishorn mætingaryfirlit frá einum mánuði haustið 2008 og einum mánuði vorið 2010 að eigin vali. | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að skjölin sem um ræðir hefur mjög takmarkað upplýsingagildi til lengri tíma. |
| 2005034 | 11.06.2020 | Fiskistofa | Vinnugögn | Töflur og reitir úr gagnagrunninum GAFL/ASK sem geymir upplýsignar um afla landaðann hér á landi, bæði frá íslenskum og erlendum skipum. | Heimilað | Fiskistofa hefur heimild til að eyða eftirfarandi reitum í gagnagrunninum GAFL/ASK sem myndast hafa á tímabilinu 15.05.2006-30.102017 þegar hagnýtu og/eða stjórnsýslulegu hlutverki er lokið: • ASK_FRADRATTARTEGUNDIR.THYNGD • ASK_LANDANIR.LONDUNARSTADIR_HEIMILISFANG • ASK_LONDUNARSTADIR.HEIMILISFANG • ASK_LONDUNARSTADIR.LODS_UMSJON_ID • ASK_VEIDISVAEDI.YFIRVEIDISVAEDI_ID • ASK_VEIDISVAEDI2.YFIRVEIDISVAEDI_ID • ASK_VIGTANIR.TEGUND_ENDURVIGTUNAR • ASK_VIGTARNOTUR_TAB.FRA_VLEYFI_UPPF_ID • ELDI_REKSTRARLEYFI_T.VINNSLULEYFI • KVOTI_LODS_VORUR.LODS_NR • KVOTI_VERKUN.ATH • UFS_STADIR.POSTNUMER • UFS_STADIR2.POSTNUMER • ORRI_FISKTEGUNDIR.YFIR_FLOKKUR • ASK_VIGTARNOTUR_TAB.STADA_FLUTNINGS • ASK_VIGTARNOTUR_TAB.BRUTTOVIGTUN_GAMA_ID |
Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að vörsluútgáfan af GAFLI/ASK er heildstæð án þessara taflna og reita. |
| 2004336 | 07.05.2020 | Atvinnuvega- og nýsköpunarráðuneytið | Prófúrlausnir | Skjölin eru prófúrlausnir sem lagðar eru fyrir þá sem þreyta próf til viðurkennds bókara. | Heimilað | Atvinnuvega- og nýsköpunarráðuneytið hefur heimild til að eyða umbeðnum prófúrlausnum vegna prófs til viðurkennds bókara sem myndast hafa á tímabilinu 2012-2018, þremur árum frá dagsetningu prófúrlausnar. | Varðveita skal sem sýnishorn tvær öskjur að eigin vali á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að áður hefur háskólum, framhaldsskólum og grunnskólum verið veitt heimild til eyðingar prófúrlausna þar sem um skjöl er að ræða sem hafa takmarkað upplýsingagildi. Skilyrði er að prófúrlausnir séu varðveittar í þrjú ár frá dagsetningu elsta prófsins. Lagt er til að tekin verði sýnishorn. |
| 2003227 | 07.05.2020 | Landhelgisgæsla Íslands | Bókhaldsgögn Ratstjárstofnunar | Flutningseyðublöð | Heimilað | Landhelgisgæsla Íslands hefur heimild til að eyða umbeðnum flutningseyðublöðum 1990-2006. tímabilinu á hafa myndast sem Ratsjárstofnunar | Varðveita skal sem sýnishorn öll flutningseyðublöð Ratsjárstofnunar frá desember á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að vegna fyrri heimilda til grisjunar á fylgiskjölum bókhalds er rétt að heimila grisjun á þeim skjölum sem hafa náð 7 ára aldri, með þeim skilmálum að varðveitt séu sýnishorn. |
| 2002049 | 07.05.2020 | Vinnueftirlit ríkisins | Bókhaldsgögn | Gögn sem hafa orðið til vegna daglegrar fjármálaumsýslu: Afrit ferðareikninga, Bankakvittanir, launamiðar, ýmsar tilkynningar frá fyrirtækjum, afrit sjóðbóka og fylgiskjöl, afrit millifærslubeiðna , uppgjör svæðisskrifstofa, dagsuppgjör, afrit visa og flugkorta, afrit innborgana, innheimtukröfur, millifærslur o.fl., afrit staðgreiðslunótur, eignaskrá, afstemmingar milli kerfa, ýmsar uppl. vegna bíla stofnunarinnar, uppgjör lánadrottna, hreyfingalistar | Heimilað að hluta | Vinnueftirlit ríkisins hefur heimild til að eyða umbeðnum bókhaldsgögnum sem myndast hafa á tímabilinu 2012-2020 þegar sjö ár eru liðin frá lokum reikningsárs með þeirri undantekningu að heimild til eyðingu eignaskrár er ekki heimil. | Varðveita skal sem sýnishorn öll fylgiskjöl bókhalds frá desember fyrir þau ár sem enda á 0. | Í ljósi fyrri heimilda til grisjunar á fylgiskjölum bókhalds er rétt að heimila grisjun á þeim skjölum sem hafa náð 7 ára aldri, með þeim skilmálum að varðveitt séu sýnishorn. |
| 2001307 | 07.05.2020 | Heyrnar- og talmeinastöð Íslands | Bókhaldsgögn | Almenn bókhaldsgögn, fylgiskjöl með reikningshaldi og bókhaldi stofnunar. Fylgiseðlar, fyrirfram- reikningar, pantanir til erlendra og innlendra birgja, bankayfirlit og afstemmingar. Gögnin lágu á sínum tíma til grundvallar bókhaldi stofnunar og afleiddir ársreikningar o.fl. eru til í öðrum kerfum s.s. Orra hjá Fjársýslu ríkisins. | Heimilað | Heyrnar- og talmeinastöð Íslands hefur heimild til að eyða umbeðnum afritum af pappírs- og reikningsárs. lokum frá liðin eru ár sjö þegar fyrr, og 2012 árinu frá reikningum rafrænum | Varðveita skal sem sýnishorn öll bókhaldsgögn sem um ræðir frá desember á árum sem enda á 0. | Í ljósi fyrri heimilda til grisjunar á fylgiskjölum bókhalds er rétt að heimila grisjun á þeim skjölum sem hafa náð 7 ára aldri, með þeim skilmálum að varðveitt séu sýnishorn. |
| 2001157 | 07.05.2020 | Skatturinn | Eyðublöð | Eyðublöð fyrir RSK 10.29 Beiðni um endurgreiðslu virðisaukaskatts til erlendra fyrirtækja | Heimilað | Skatturinn hefur heimild til að eyða umbeðnum eyðublöðum sem myndast hafa frá 2013 að eftirfarandi tveimur skilyrðum uppfylltum: 1. Að GoPro - Foris hafi verið endurtilkynnt af Skattinum og samþykktur af Þjóðskjalasafni út af sameiningu Ríkisskattstjóra og Tollstjóra um síðustu áramót. 2. Að vörsluútgáfa hafi verið afhent Þjóðskjalasafni úr GoPro - Foris fyrir það tímabil sem grisja á. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að gögnin eru þegar varðveitt í GoPro – Foris sem var tilkynnt af Ríkisskattstjóra og samþykkt rafrænt skjalavörslukerfi af Þjóðskjalasafni. Þó skal samþykkja beiðnina að tveimur skilyrðum uppfylltum: 1. Að GoPro – Foris hafi verið endurtilkynnt af Skattinum og samþykkt af Þjóðskjalasafni út af sameiningu Ríkisskattstjóra og Tollstjóra um síðustu áramót. 2. Að vörsluútgáfa hafi verið afhent Þjóðskjalasafni úr GoPro - Foris fyrir það tímabil sem grisja á. |
| 200156 | 07.05.2020 | Skatturinn | Eyðublöð | Eyðublöð fyrir RSK 10.26 Leiðréttingarskýrsla virðisaukaskatts | Heimilað | Skatturinn hefur heimild til að eyða umbeðnum eyðublöðum sem myndast hafa á tímabilinu 2010 til dagsins í dag að eftirfarandi tveimur skilyrðum uppfylltum: 1. Að VSK – Gagnagrunnur hafi verið endurtilkynntur af Skattinum og samþykktur af Þjóðskjalasafni út af sameiningu Ríkisskattstjóra og Tollstjóra um síðustu áramót. 2. Að vörsluútgáfa hafi verið afhent Þjóðskjalasafni úr VSK – Gagnagrunni fyrir það tímabil sem grisja á. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að gögnin eru þegar varðveitt í VSK - gagnagrunni sem var tilkynntur af Ríkisskattstjóra og samþykktur af Þjóðskjalasafni. Þó skal samþykkja beiðnina að tveimur skilyrðum uppfylltum: 1. Að VSK – Gagnagrunnur hafi verið endurtilkynntur af Skattinum og samþykktur af Þjóðskjalasafni út af sameiningu Ríkisskattstjóra og Tollstjóra um síðustu áramót. 2. Að vörsluútgáfa hafi verið afhent Þjóðskjalasafni úr VSK – Gagnagrunni fyrir það tímabil sem grisja á. |
| 2003264 | 27.03.2020 | Embætti landlæknis | Staðsetningargögn einstaklinga sem greinast með Covid-19 sjúkdóminn. | Skjölin verða til í þeim tilgangi að hægt að sé að rekja ferðir einstaklings sem greinast með Covid-19 sjúkdóminn. Hlutverk þeirra er að efla sóttvarnarstarf með það að markmiði að hefta útbreiðslu kórónuveirunnar sem orsakar sjúkdóminn. | Heimilað | Embætti landlæknis hefur heimild til að eyða staðsetningargögnum einstaklinga sem greinast með Covid-19 sjúkdóminn sem myndast hafa á árinu 2020 þegar hagnýtu gildi er lokið. | Á ekki við | Rökin fyrir því að heimila eyðingu er að um tímabundin gögn er að ræða sem hafa ekki varðveislugildi til lengri tíma. |
| 2003229 | 01.04.2020 | Landhelgisgæsla Íslands | Bókhaldsgögn Byggingarnefndar flugstöðvar Leifs Eiríkssonar | Reikningar úr bókhaldi Byggingarnefndar flugstöðvar Leifs Eiríkssonar. | Heimilað | Landhelgisgæsla Íslands hefur heimild til að umbeðnum reikningum frá Byggingarnefnd Flugstöðvar Leifs Eiríkssonar sem myndast hafa á tímabilinu 1986-1988. | Varðveita skal sem sýnishorn alla reikninga Byggingarnefndar Flugstöðvar Leifs Eiríkssonar frá desember mánuði árið 1987. | Í ljósi fyrri heimilda til grisjunar á fylgiskjölum bókhalds er rétt að heimila grisjun á þeim skjölum sem hafa náð 7 ára aldri, með þeim skilmálum að varðveitt séu sýnishorn. |
| 2003226 | 01.04.2020 | Landhelgisgæsla Íslands | Bókhaldsgögn Ratsjárstofnunar | Innkaupabeiðnir Ratsjárstofnunar. Ratsjárstofnun var lögð niður 2008. | Heimilað | Landhelgisgæsla Íslands hefur heimild til að eyða umbeðnum innkaupabeiðnum Ratsjárstofnunar sem myndast hafa á tímabilinu 1990 til 2006. | Varðveita skal sem sýnishorn allar innkaupabeiðnir Ratsjárstofnunar frá desember á árum sem enda á 0. | Í ljósi fyrri heimilda til grisjunar á fylgiskjölum bókhalds er rétt að heimila grisjun á þeim skjölum sem hafa náð 7 ára aldri, með þeim skilmálum að varðveitt séu sýnishorn. |
| 2003224 | 01.04.2020 | Landhelgisgæsla Íslands | Bókhaldsgögn Ratsjárstofnunar | Sjóðir – Ratsjárstofnun – Reikningar og afstemmingar. | Heimilað | Landhelgisgæsla Íslands hefur heimild til að eyða sjóðsskjölum Ratsjárstofnunar sem myndast hafa á tímabilinu 2004 til 2009. | Varðveita skal sem sýnishorn öll sjóðsskjöl Ratsjárstofnunar fyrir desembermánuð á árum sem enda á 5. | Í ljósi fyrri heimilda til grisjunar á fylgiskjölum bókhalds er rétt að heimila grisjun á þeim skjölum sem hafa náð 7 ára aldri, með þeim skilmálum að varðveitt séu sýnishorn. |
| 2002265 | 12.03.2020 | Menntamálastofnun | Vinnugögn/nemendalistar | Listar með upplýsingum um nemendur í 10. bekk grunnskóla sem taka munu þátt í PISA-könnuninni (Programme for International Student Assessment) á vegum OECD. Á listunum koma fram nafn og kennitala nemenda, en einnig þarf upplýsingar um hvort nemendur séu mögulega ekki færir til að taka þátt vegna ýmissa ástæðna. Því geta viðkvæmar persónuupplýsingar komið fram á listunum. | Heimilað | Menntamálastofnun hefur heimild til að eyða umbeðnum nemendalistum/vinnugögnum vegna PISA prófa sem mynduðust á árunum 2009, 2012 2015 og til frambúðar. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að um vinnugögn er að ræða sem hafa ekkert gildi þegar búið er að leggja prófið fyrir. Niðurstöðurnar eru ekki greindar niður á nemanda eða skóla og því óþarft að sjá hvort nemandi hafi þreytt próf eða ekki. |
| 2002169 | 28.02.2020 | Menntaskólinn við Hamrahlíð | Spjaldskrá | Spjaldskrá yfir nemendur MH frá upphafi skólastarfs, 1966, til ársins 2003. Þeim er raðað í stafrófsröð. Spjöldin urðu til þegar nemendur innrituðust í skólann eða þegar þeir luku námi. Á spjöldin er skráð nafn nemanda, nafnnúmer eða kennitala og útskriftarönn. | Synjað | Á ekki við | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að um er að ræða skjöl sem nýtast við að leita í öðrum skjölum sem eru komin á Þjóðskjalasafn Íslands. Einnig eru þau dæmi um verklag við utanumhald nemenda frá upphafi skólans. |
| 2002140 | 28.02.2020 | Múlabær, dagþjálfun aldraðra | Beiðnir/umsóknir | Beiðnir/umsóknir fyrir fólk sem aldrei hefur innritast í Múlabæ af hinum ýmsu ástæðum. Múlabær fær reglulega sendar beiðnir frá heilbrigðisstarfsfólki þar sem sótt er um dagdvöl fyrir aldraða og öryrkja. Oft eru sendar beiðnir á margar dagdvalir þegar fólk er komið í þörf fyrir aðstoð og því gerist það að sumt af þessu fólki kemur aldrei til með að nýta sér dagdvöl í Múlabæ. Einnig gerist það að fólk er annað hvort farið inn á hjúkrunarheimili eða jafnvel látið þegar því er boðið pláss í dagþjálfun. Á beiðninni eru upplýsingar um umsækjendur sem notaðar eru til að hafa samband við viðkomandi og heilsufarsupplýsingar sem gagnast til að skipuleggja þjónustuna ef til kemur. | Heimilað | Múlabær, dagþjálfun aldraðra hefur heimild til að eyða umbeðnum beiðnum/umsóknum fyrir fólk sem aldrei hefur innritast í Múlabæ sem myndast hafa á tímabilinu 2016 til 2020. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að skjölin hafa ekki gildi fyrir stofnunina þegar kemur í ljós að einstaklingurinn mun ekki nýta sér dagdvölina. Skráð er í kerfi að umsókn hafi borist og upplýsingar um þann sem átti að nýta sér úrræðið. |
| 2002131 | 28.02.2020 | Landhelgisgæsla Íslands | Bókhaldsgögn Varnarliðsins | Kvittanir fyrir staðgreiðslu og yfirlit yfir staðgreiðslur eða kröfur starfsmanna frá Sýslumanni. Um er að ræða gögn sem voru með 10 ára trúnaðarskyldu sem tók í gildi 2006 sem nú er liðin. | Heimilað | Landhelgisgæsla Íslands hefur heimild til að eyða umbeðnum bókhaldsgögnum frá Varnarliðinu sem myndast hafa á tímabilinu 2000 til 2001. | Á ekki við | Í ljósi fyrri heimilda til grisjunar á fylgiskjölum bókhalds er rétt að heimila grisjun á þeim. |
| 2002111 | 12.03.2020 | Sýslumaðurinn í Vestamannaeyjum | K-bótagreiðslur, bókhaldsgögn | Fylgiskjöl bókhalds, almennt er tengjast bótagreiðslum frá Tryggingastofnun ríkisins og Sjúkratryggingum Íslands. | Heimilað að hluta | Sýslumaðurinn í Vestmannaeyjum hefur heimild til að eyða eftirfarandi skjölum sem tengjast bótagreiðslum Tryggingastofnunar ríkisins og Sjúkratrygginga Íslands sem myndast hafa á tímabilinu 1994 til 2014, þegar sjö ár eru liðin frá lokum reikningsárs: - Afrit af afgreiðsluseðlum vegna afsláttarkorts. - Ljósrit af umsóknum um fæðingarorlof, umsókn send TR. - Greiðslulisti vegna atvinnuleysisbóta. - Kvittun fyrir útborgun greiðslna. - Afrit af umsóknum vegna slysabóta. - Ljósrit af gögnum sent til TR/SÍ til afgreiðslu. - Greiðslugögn vegna endurgreiðslu á tannlæknakostnaði. - Greiðslugögn vegna endurgreiðslu á ferðakostnaði. - Mánaðaruppgjör – bókhald. |
Á ekki við | Um er að ræða afrit af fylgiskjölum bókhalds og afritum af skjölum sem eru til hjá öðrum stofnunum. |
| 2002111 | 12.03.2020 | Sýslumaðurinn í Vestamannaeyjum | K-bótagreiðslur, bókhaldsgögn | Fylgiskjöl bókhalds, almennt er tengjast bótagreiðslum frá Tryggingastofnun ríkisins og Sjúkratryggingum Íslands. | Synjað að hluta | Á ekki við | Á ekki við | Ekki er heimilt að eyða frumritum af umsóknum um sjúkradagpeninga og sjúkradagpeningavottorð. |
| 2002081 | 13.02.2020 | Þjóðskjalasafn Íslands | Skjalasafn Tollvörugeymslunnar. Aðflutningsskýrslur og úttektarnótur | Skjölin hafa orðið til við starfsemi Tollvörugeymslunnar. Um er að ræða skýrslur vegna aðflutnings á vörum og varningi frá útlöndum til Íslands og úttektarnótna innflytjenda í framhaldi af því. Hlutverk skjalanna hefur fyrst og fremst þjónað þeim tilgangi að tollsetja varning í rétta og viðeigandi tollflokka og í framhaldi þess innheimta opinber gjöld af varningnum, eftir því sem við átti. | Heimilað | Þjóðskjalasafn Íslands hefur heimild til að eyða umbeðnum aðflutningsskýrslum og úttektarnótum úr skjalasafni Tollvörugeymslunnar sem myndast hafa á tímabilinu 1980 til 1986. | Varðveita skal sem sýnishorn tvær öskjur frá hverju ári sem um er rætt. Eina öskju á ári af aðflutningsskýrslum og eina öskju á ári af úttektarnótum. | VANTAR |
| 2002039 | 13.02.2020 | Fjölbrautaskóli Vesturlands, Akranesi | Staðfestingar til starfsmanna | Um er að ræða staðfestingar sem fyrrum starfsmenn óska eftir, t.a.m. um starfstíma og slíkt. Staðfestingarnar eru unnar upp úr upplýsingum í Orra og í starfsmannamöppum. | Heimilað | Fjölbrautaskóli Vesturlands hefur heimild til að eyða um staðfestingum til starfsmanna vegna starfstíma og þess háttar sem myndast hafa á tímabilinu 2017 til 2019 og til frambúðar, þegar hverju skólaári er lokið. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að skjölin hafa ekkert gildi til framtíðar fyrir skólann. Upplýsingarnar í skjölunum er að finna á öðrum stöðum. |
| 2002038 | 13.02.2020 | Fjölbrautaskóli Vesturlands, Akranesi | Staðfestingar á skólavist og greiðslu skólagjalda á íslensku og erlendum málum | Staðfestingar á skólavist og greiðslu skólagjalda á íslensku og erlendum málum. Nemendur geta óskað eftir staðfestingu á skólavist og greiðslu skólagjalda. Þessar staðfestingar eru stundum gefnar út á öðrum tungumálum en íslensku. Fulltrúi á skrifstofu skólans útbýr slíkar staðfestingar og sendir til nemenda. | Heimilað | Fjölbrautaskóli Vesturlands hefur heimild til að eyða umbeðnum staðfestingum á skólavist og greiðslu skólagjalda á íslensku og erlendum málum sem myndast hafa á tímabilinu 2017 til 2019 og til frambúðar, þegar hverju skólaári er lokið. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að skjölin hafa ekkert gildi til framtíðar fyrir skólann. Upplýsingarnar í skjölunum er að finna á öðrum stöðum. |
| 2001285 | 13.02.2020 | Menntaskólinn í Kópavogi | Tímabundin vottorð | Tímabundin vottorð eru vottorð sem nemendur skila til að gera grein fyrir því hvers vegna þeir mæta ekki í skólann eða í ákv. kennslustundir. | Heimilað | Menntaskólinn í Kópavogi hefur heimild til að eyða umbeðnum tímabundnum vottorðum sem myndast hafa á tímabilinu 2012 til 2019 og til frambúðar, þegar hagnýtu gildi er lokið. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að skjölin hafa hvorki gildi fyrir nemandann né skólann til lengri tíma. |
| 2001280 | 13.02.2020 | Fjölbrautaskólinn í Garðabæ | Staðfestingar á skólavist og greiðslu skólagjalda á íslensku og erlendum málum | Skjölin sem um ræðir eru staðfestingar á skólavist nemenda, oft gerðar fyrir Tryggingastofnun ríkisins. Einnig staðfest afrit af stúdentsskírteini nemenda og/eða þeim áföngum sem þeir hafa lokið við skólann. | Heimilað | Fjölbrautaskólinn í Garðabæ hefur heimild til að eyða umbeðnum staðfestingum á skólavist og útskrift fyrir nemendur á íslensku og erlendum málum sem myndast frá og með hausti 2018 og áfram, þegar hverju skólaári lýkur. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um skjöl er að ræða sem hafa lítið gildi fyrir stofnunina þar sem afrit af stúdentsskírteinum eru varðveitt í málasafni skólans. |
| 2001273 | 13.02.2020 | Fjölbrautaskólinn í Garðabæ | Mætingaskráningar vegna lokaprófa | Um er að ræða lista yfir þá nemendur sem mæta í lokapróf. | Heimilað | Fjölbrautaskólinn í Garðabæ hefur heimild til að eyða umbeðnum mætingaskráningum vegna lokaprófa sem myndast frá og með haustinu 2018 og til frambúðar þegar viðkomandi prófúrlausnum er eytt. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að mætingaskrárnar hafa ekkert gildi fyrir nemendur eða stofnunina. Vitnisburður um próftöku er prófið sjálft og einkunn úr prófinu. |
| 2001272 | 13.02.2020 | Fjölbrautaskólinn í Garðabæ | Langtímavottorð | Vottorð nemenda vegna staðfestingu á veikindum sem vara lengur en í 3 daga. Einnig læknisvottorð um langvinn veikindi sem skýra fjarvistir nemenda á önninni eða skólaárinu. | Heimilað | Fjölbrautaskólinn í Garðabæ hefur heimild til að eyða umbeðnum langtímavottorðum sem myndast hafa frá og með haustinu 2018 og til frambúðar, þegar hagnýtu gildi er lokið. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða. |
| 2001271 | 13.02.2020 | Fjölbrautaskólinn í Garðabæ | Tölvupóstur | Tölvupóstur almenns eðlis. Skólanum berst nokkuð af tölvupósti sem er almenns eðlis, um opnunartíma, netföng eða mjög almennar fyrirspurnir um starfsemi skólans. Ef tölvupóstur tengist máli sem er í vinnslu í stofnuninni er hann vistaður í skjalavistunarkerfi skólans með viðkomandi máli. Gildir einu hvort um er að ræða innkominn tölvupóst eða útsendan. | Heimilað | Fjölbrautaskólinn í Garðabæ hefur heimild til að eyða umbeðnum tölvupósti sem er almenns eðlis sem hefur myndast frá og með haustinu 2018 og til frambúðar, þegar hagnýtu gildi er lokið. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að um er að ræða skjöl með takmarkað upplýsingagildi þar sem tölvupóstar sem þarfnast úrlausnar og varðar verkefni stofnunarinnar er varðveittur í skjalavörslukerfi. |
| 2001154 | 05.02.2020 | Hafnarsamlag Norðurlands | Vigtarnótur | Skjölin eru vinnugögn og verða til við vigtun sjávarafla, þar sem hvert fiskikar frá viðkomandi fiskiskipi er vigtað og magn og tegund fiskaflans er skráð. Upplýsingarnar eru síðan skráðar í Gaflinn - gagnagrunn Fiskistofu og jafnframt í FileMaker skrá hjá Hafnarsamlaginu. Hvert fiskiskip á sína möppu/möppur og til verða á hverju ári ca 12-15 möppur af þessum vinnugögnum. | Heimilað | Hafnarsamlag Norðurlands hefur heimild til að eyða umbeðnum vigtarnótum sem myndast hafa á tímabilinu 2008 til 2018, þegar Fiskistofa hefur afhent Þjóðskjalasafni Íslands vörsluútgáfu af rafræna gagnakerfinu GAFL og vörsluútgáfan verið samþykkt. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að upplýsingarnar séu varðveittar í GAFL gagnagrunni Fiskistofu sem hefur verið afhentur í samþykktri vörsluútgáfu til Þjóðskjalasafns Íslands. |
| 2001153 | 05.02.2020 | Hafnarsamlag Norðurlands | Vinnugögn | Landhelgisgæslan sendir upplýsingar úr tilkynninga- og gagnakerfinu SafeSeaNet til Hafnarsamlagsins varðandi væntanlegt erlent komuskip og íslensk skip sem koma frá útlöndum og eru væntanleg. Hjá Hafnarsamlaginu eru þessar upplýsingar prentaðar út og notuð sem vinnugögn. Upplýsingarnar eru m.a. um stærð skips, eigendur og um síðustu tíu viðkomuhafnir. Á Hafnarsamlagi Norðurlands er síðan upplýsingum um hvaða þjónustu skipið fær í viðkomuhöfn samlagsins bætt við fyrirliggjandi gögn í gagnakerfinu SafeSeaNet. Upplýsingarnar um þjónustu við skipið hjá samlaginu eru einnig skráðar í FileMaker skrá hjá Hafnarsamlaginu og eru notaðar við innheimtu hafna- og vörugjalda. | Hafnað | Á ekki við | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að ekki er hægt að taka rökin fyrir grisjun gild þar sem segir að upplýsingar séu varðveittar rafrænt. Ástæðan er sú að rafrænu kerfin sem um ræðir hafa ekki verið tilkynnt til opinbers skjalasafns. |
| 2001069 | 05.02.2020 | Menntaskólinn við Hamrahlíð | Læknisvottorð nemenda vegna skammtímaveikinda eða meiðsla | Vottorð sem nemendur eldri en 18 ára þurfa að skila inn vegna veikinda sem vara lengur en í einn dag. Vottorðin útskýra fjarveru nemenda úr kennslustundum og þar með fá nemendur frádregnar fjarvistir við útreikning á skólasóknareinkunn. | Heimilað | Menntaskólinn við Hamrahlíð hefur heimild til að eyða umbeðnum læknisvottorðum nemenda vegna skammtímaveikinda eða meiðsla sem myndast frá skólaárinu 2019-2020 og til framtíðar, þegar hagnýtu gildi er lokið. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um skjöl með upplýsingum sem hafa lítið gildi til framtíðar og því ætti að heimila grisjun þegar hagnýtu gildi er lokið. |
| 2001046 | 16.01.2019 | Menntaskólinn við Sund | Skammtíma læknisvottorð | Um er að ræða læknisvottorð sem nemendur sem eru 18 ára og eldri þurfa að skila samkvæmt skólareglum til að fá fjarvistir skráðar sem veikindi. Vottorðin koma frá heilsugæslustöðvum, læknastofum, tannlæknastofum og fl. meðferðaraðilum. | Heimilað | Menntaskólinn við Sund hefur heimild til að eyða umbeðnum skammtíma læknisvottorðum sem myndast hafa frá ársbyrjun 2016. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að skjölin sem um ræðir hefur mjög takmarkað upplýsingagildi til lengri tíma og upplýsingarnar um fjarvistirnar eru vistaðar annars staðar. |
| 1912004 | 13.12.2019 | Leikskólinn Kirkjuból, Garðabæ | Vinnugögn | Listi yfir nemendur og foreldra, listi yfir starfsmenn, upplýsingar vegna hagstofuskýrslu. Þessi gögn voru skráð í gagnagrunninn Mentor sem var tilkynntur sem úrelt tölvukerfi frá 28.11.2019 | Heimilað | Leikskólinn Kirkjuból hefur heimild til að eyða gögnum úr kerfinu þegar stjórnsýslulegu eða hagnýtu gildi þeirra er lokið. Eyða skal gögnum úr kerfinu á viðurkenndan hátt. | Á ekki við | Leikskólinn Kirkjuból þarf ekki að afhenda gögn sem skráð eru í gagnagrunninn Mentor í formi vörsluútgáfu til Þjóðskjalasafns, þar sem gögnin eru til á pappír. |
| 1912003 | 17.12.2019 | Menntaskólinn í Kópavogi | Vinnugögn | Læknisvottorð nemenda. Læknisvottorð nemenda vegna lokaprófa. Nemendur sem eru veikir í lokaprófi áfanga þurfa að framvísa læknisvottorði til að staðfesta veikindi sín og fá leyfi til að taka sjúkrapróf. Nemendalistar eru listar yfir nemendur sem mæta í lokapróf. Listinn er yfir alla þá nemendur sem eru skráðir í áfangann. Merkt er við þá nemendur sem mæta í lokapróf. Beiðni um tilfærslur frá nemendum á prófi á sjúkraprófsdag. Þessi gögn eru skráð í INNU. | Heimilað | Menntaskólinn í Kópavogi hefur heimild til að eyða umbeðnum læknisvottorðum, nemendalistum og beiðnum um tilfærslum. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að þessar upplýsingar hafa ekkert gildi til framtíðar. Niðurstaða úr prófi er varðveitt og er vitnisburður um að próf hafi verið þreytt og ef nemandi þreytir ekki próf þá er það fært til bókar í námsferli. |
| 1911251 | 13.12.2019 | Leikskólinn Sunnuhvoll, Garðabæ | Vinnugögn | Listi yfir nemendur og foreldra, listi yfir starfsmenn, upplýsingar vegna hagstofuskýrslu. Þessi gögn voru skráð í gagnagrunninn Mentor sem var tilkynntur sem úrelt tölvukerfi frá 28.11.2019 | Heimilað | Leikskólinn Sunnuhvoll hefur heimild til að eyða gögnum úr kerfinu þegar stjórnsýslulegu eða hagnýtu gildi þeirra er lokið. Eyða skal gögnum úr kerfinu á viðurkenndan hátt. | Á ekki við | Leikskólinn Sunnuhvoll þarf ekki að afhenda gögn sem skráð eru í gagnagrunninn Mentor í formi vörsluútgáfu til Þjóðskjalasafns, þar sem gögnin eru til á pappír. |
| 1911250 | 13.12.2019 | Leikskólinn Krakkakot, Garðabæ | Vinnugögn | Listi yfir nemendur og foreldra, listi yfir starfsmenn, upplýsingar vegna hagstofuskýrslu. Þessi gögn voru skráð í gagnagrunninn Mentor sem var tilkynntur sem úrelt tölvukerfi frá 28.11.2019 | Heimilað | Leikskólinn Krakkakot hefur heimild til að eyða gögnum úr kerfinu þegar stjórnsýslulegu eða hagnýtu gildi þeirra er lokið. Eyða skal gögnum úr kerfinu á viðurkenndan hátt. | Á ekki við | Leikskólinn Krakkakot þarf ekki að afhenda gögn sem skráð eru í gagnagrunninn Mentor í formi vörsluútgáfu til Þjóðskjalasafns, þar sem gögnin eru til á pappír. |
| 1911249 | 13.12.2019 | Leikskólinn Lundaból, Garðabæ | Vinnugögn | Listi yfir nemendur og foreldra, listi yfir starfsmenn, upplýsingar vegna hagstofuskýrslu. Þessi gögn voru skráð í gagnagrunninn Mentor sem var tilkynntur sem úrelt tölvukerfi frá 28.11.2019 | Heimilað | Leikskólinn Lundaból hefur heimild til að eyða gögnum úr kerfinu þegar stjórnsýslulegu eða hagnýtu gildi þeirra er lokið. Eyða skal gögnum úr kerfinu á viðurkenndan hátt. | Á ekki við | Leikskólinn Lundaból þarf ekki að afhenda gögn sem skráð eru í gagnagrunninn Mentor í formi vörsluútgáfu til Þjóðskjalasafns, þar sem gögnin eru til á pappír. |
| 1911248 | 13.12.2019 | Leikskólinn Hæðarból, Garðabæ | Vinnugögn | Listi yfir nemendur og foreldra, listi yfir starfsmenn, upplýsingar vegna hagstofuskýrslu. Þessi gögn voru skráð í gagnagrunninn Mentor sem var tilkynntur sem úrelt tölvukerfi frá 28.11.2019 | Heimilað | Leikskólinn Hæðarból hefur heimild til að eyða gögnum úr kerfinu þegar stjórnsýslulegu eða hagnýtu gildi þeirra er lokið. Eyða skal gögnum úr kerfinu á viðurkenndan hátt. | Á ekki við | Leikskólinn Hæðarból þarf ekki að afhenda gögn sem skráð eru í gagnagrunninn Mentor í formi vörsluútgáfu til Þjóðskjalasafns, þar sem gögnin eru til á pappír. |
| 1911247 | 13.12.2019 | Leikskólinn Holtakot, Garðabæ | Vinnugögn | Listi yfir nemendur og foreldra, listi yfir starfsmenn, upplýsingar vegna hagstofuskýrslu. Þessi gögn voru skráð í gagnagrunninn Mentor sem var tilkynntur sem úrelt tölvukerfi frá 28.11.2019 | Heimilað | Leikskólinn Holtakot hefur heimild til að eyða gögnum úr kerfinu þegar stjórnsýslulegu eða hagnýtu gildi þeirra er lokið. Eyða skal gögnum úr kerfinu á viðurkenndan hátt. | Á ekki við | Leikskólinn Holtakot þarf ekki að afhenda gögn sem skráð eru í gagnagrunninn Mentor í formi vörsluútgáfu til Þjóðskjalasafns, þar sem gögnin eru til á pappír. |
| 1911246 | 13.12.2019 | Leikskólinn Bæjarból, Garðabæ | Vinnugögn | Listi yfir nemendur og foreldra, listi yfir starfsmenn, upplýsingar vegna hagstofuskýrslu. Þessi gögn voru skráð í gagnagrunninn Mentor sem var tilkynntur sem úrelt tölvukerfi frá 28.11.2019 | Heimilað | Leikskólinn Bæjarból hefur heimild til að eyða gögnum úr kerfinu þegar stjórnsýslulegu eða hagnýtu gildi þeirra er lokið. Eyða skal gögnum úr kerfinu á viðurkenndan hátt. | Á ekki við | Leikskólinn Bæjarból þarf ekki að afhenda gögn sem skráð eru í gagnagrunninn Mentor í formi vörsluútgáfu til Þjóðskjalasafns, þar sem gögnin eru til á pappír. |
| 1911245 | 13.12.2019 | Leikskólinn Akrar, Garðabæ | Vinnugögn | Listi yfir nemendur og foreldra, listi yfir starfsmenn, upplýsingar vegna hagstofuskýrslu. Þessi gögn voru skráð í gagnagrunninn Mentor sem var tilkynntur sem úrelt tölvukerfi frá 28.11.2019 | Heimilað | Leikskólinn Akrar hefur heimild til að eyða gögnum úr kerfinu þegar stjórnsýslulegu eða hagnýtu gildi þeirra er lokið. Eyða skal gögnum úr kerfinu á viðurkenndan hátt. | Á ekki við | Leikskólinn Akrar þarf ekki að afhenda gögn sem skráð eru í gagnagrunninn Mentor í formi vörsluútgáfu til Þjóðskjalasafns, þar sem gögnin eru til á pappír. |
| 1911231 | 19.12.2019 | Heilbrigðisstofnun Suðurnesja | Sjúkragögn | Aðsend skjöl (afrit) í sjúkraskrá einstaklinga. Um er að ræða aðsend skjöl (afrit) sem berast til stofnunarinnar s.s. beiðnir, umboð, læknabréf og rannsóknarniðurstöður sem hafa verið skönnuð inn sem viðhengi inn í sjúkraskrá einstaklings í rafræna sjúkrarskrárkerfið SAGA._x0000_ | Synjað | Á ekki við | Á ekki við | Þar sem Sögukerfið hefur enn ekki verið tilkynnt til Þjóðskjalasafnsins og samþykkt er ekki grundvöllur fyrir því að heimila grisjun á sjúkraskrárgögnum þrátt fyrir það að gögnin séu til á rafrænu formi. Á meðan hátturinn er þessi þá eru heilbrigðisstofnanir í pappírsskjalavörslu. |
| 1911230 | 19.12.2019 | Heilbrigðisstofnun Suðurnesja | Sjúkragögn | Sjúkragögn vegna innlagna, útskrifta, legudaga o.fl. Um er að ræða skjöl v. innlagna, útskrifta, legudaga, fæðingarskráninga, hjúkrunar, sjúkraflutninga og aðgerða. Skjölin eru sjúkragögn sem hafa verið skönnuð inn sem viðhengi tengd viðeigandi samskiptum inn í sjúkraskrá einstaklings í rafræna sjúkraskrárkerfið SAGA._x0000_ | Synjað | Á ekki við | Á ekki við | Þar sem Sögukerfið hefur enn ekki verið tilkynnt til Þjóðskjalasafnsins og samþykkt er ekki grundvöllur fyrir því að heimila grisjun á sjúkraskrárgögnum þrátt fyrir það að gögnin séu til á rafrænu formi. Á meðan hátturinn er þessi þá eru heilbrigðisstofnanir í pappírsskjalavörslu. |
| 1911229 | 19.12.2019 | Heilbrigðisstofnun Suðurnesja | Sjúkragögn | Röntgenmyndir. Röntgenmyndir (filmur) sem teknar voru til að meta ástand sjúklings, sjúkdómsgreina eða finna breytingar. Röntgenlæknir les úr myndum, eftir úrlestur eru niðurstöður færðar inn í journal/rafræna sjúkraskrá einstaklings. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum sjúkragögnum þegar tíu ár eru liðin frá myndun þeirra. | Varðveita skal eina öskju sem spannar allt tímabilið sem sýnishorn. | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að upplýsingarnar sem koma úr rannsókninni sem röntgenmyndin á við er varðveitt í sjúkraskrá einstaklingsins og myndirnar eru ekki nýtanlegar í samanburði í komandi rannsóknum. |
| 1911223 | 19.12.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Umsóknir um úttektir í reiðufé. Umsóknir um úttektir í reiðufé (Cash Collection Voucher)- Um er að ræða umsóknir fyrir úttektir í reiðufé. | Heimilað | Landhelgisgæslan hefur heimild til að eyða umbeðnum umsóknum um úttektir í reiðufé starfsmanna varnarliðsins. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða þar sem allar upplýsingar sem geta varðað réttindi starfsmanna eru varðveitt í starfsmannamöppum og svo skattframtölum launþega. |
| 1911222 | 19.12.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Fjárveitingar. Fjárveitingar - Um er að ræða formlegar beiðnir um viðbótar fjárveitingar. | Synjað | Á ekki við | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að hugsanlegt er að skjölin hafi gildi fyrir fræðimenn framtíðarinnar sem ætla að rannsaka veru varnarliðsins. |
| 1911221 | 19.12.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Umsóknir um dagpeninga. Umsóknir um dagpeninga. Um er að ræða umsóknir dagpeninga vegna ferða starfsmanna. | Heimilað | Landhelgisgæslan hefur heimild til að eyða umbeðnum listum yfir innkaupabeiðnum vegna varnarliðsins. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða þar sem allar upplýsingar sem geta varðað réttindi starfsmanna eru varðveitt í starfsmannamöppum og svo skattframtölum launþega. |
| 1911220 | 19.12.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Innkaupabeiðnir. Innkaupabeiðnir - Um er að ræða innkaupabeiðnir vegna vinnu og þjónustu. | Heimilað | Landhelgisgæslan hefur heimild til að eyða umbeðnum innkaupabeiðnum vegna varnarliðsins. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða. Upplýsingar um þessar fjárhæðir er að finna í ársreikningum. |
| 1911219 | 19.12.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Greiðsluheimildir. Greiðsluheimildir (Voucher for disbursement)- Um er að ræða greiðsluheimildir vegna vinnu og þjónustu. | Heimilað | Landhelgisgæslan hefur heimild til að eyða umbeðnum greiðsluheimildum frá varnarliðinu. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða. Upplýsingar um þessar fjárhæðir er að finna í ársreikningum. |
| 1911159 | 19.11.2019 | Verzlunarskóli Íslands | Vinnugögn | Langtímavottorð nemenda. Nemendur koma með vottorð/staðfestingar á leyfum eða veikindum á skrifstofu skólans sem vara lengur en 3 daga. Eru þessi vottorð/leyfi vistuð í GoPro málasafn og skráð í Innu nemendabókhaldskerfi. | Heimilað | Verzlunarskóli Íslands hefur heimild til að eyða umbeðnum langtímavottorðum nemenda. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um er að ræða vinnugögn með tímabundið gildi sem einnig eru skönnuð inn í skjalavörslukerfi skólans sem hefur verið tilkynnt og er á leiðinni til ÞÍ í vörsluútgáfu. |
| 1911128 | 22.11.2019 | Menntaskólinn í Kópavogi | Prófúrlausnir og verkefni | Prófúrlausnir. Menntaskólinn í Kópavogi leggur fyrir lokapróf tvisvar á ári í lok haust-og vorannar. Nemendur hafa fimm daga til að gera athugasemd við niðurstöðu prófa eftir það er einkunnum prófúrlausna ekki breytt. Eftir það hafa prófúrlausnir ekkert vægi._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum prófúrlausnum tveimur árum eftir að þau myndast. | Varðveita skal sem sýnishorn prófúrlausnir allra sem hafa upphafsstafinn A á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að prófúrlausnir eru skjöl sem hafa tímabundið upplýsingagildi. |
| 1911111 | 21.11.2019 | Borgarholtsskóli | Fylgiskjöl bókhalds | Beiðni um endurskoðun á grisjunarheimild frá 2014 þar sem var farið fram á nýjan hátt á sýnishornatöku þar sem bara er tekin sýnishorn frá desember á árum sem enda á 0. | Heimilað | Fallist á nýja sýnishornatöku. | Varðveita skal sem sýnishorn öll bókhaldsgögn fyrir desember frá árum sem enda á 0. | Á ekki við. |
| 1911092 | 21.11.2019 | Borgarholtsskóli | Fylgiskjöl bókhalds | Launalistar. Um er að ræða yfirlit yfir launagreiðslur starfsmanna. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll bókhaldsgögn fyrir desember frá árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi. |
| 1911091 | 21.11.2019 | Borgarholtsskóli | Prófúrlausnir og verkefni | Áfangakannanir. Áfangakannanir eru lagðar fyrir nemendur á hverri önn. Markmiðið er að á þriggja ára tímabili séu lagðar fyrir kannanir í öllum áföngum skólans. Spurningar kannananna snúa að áföngunum sem slíkum, námsefni, vinnu nemenda og kennara. Niðurstöður fær skólameistari og kallar hann á kennara til sín og ræðir þær, þ.e. bæði það sem er gott og það sem þarf að laga._x0000_ | Heimilað | Borgarholtsskóli hefur heimild til að eyða umbeðnum áfangakönnunum. | Forsenda ákvörðunarinnar er að fara ætti með þessi skjöl eins og um próúrlausnir sé að ræða. Heimila ætti eyðingu þeirra þegar hagnýtu gildi er lokið. | |
| 1911085 | 20.11.2019 | Verkmenntaskólinn á Akureyri | Fylgiskjöl bókhalds | Fylgigögn bókhalds. Almenn bókhaldsgögn eldri en 7 ára eða frá 2012 og eldri, bankaafstemmingar, dagbókarfærslur, eignarskrár – ljósrit af reikningum, yfirlit frá birgjum, uppgjör á VSK, bankayfirlit._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll bókhaldsgögn fyrir desember frá árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1911049 | 21.11.2019 | Biskupsstofa | Prófúrlausnir og verkefni | Persónuleikapróf guðfræðinema. Guðfræðinemar sem lokið hafa öllum áföngum í BA-prófi geta sótt um starfsnám hjá þjóðskirkjunni til að verða embættisgeng að því loknu. Nemarnir þurfa m.a. að mæta til viðtals og þreyta persónuleikapróf sem sálfræðingur leggur fyrir._x0000_ | Heimilað | Biskupstofa hefur heimild til að eyða umbeðnum persónuleikaprófum. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að skjölin sem um ræðir eru eins og prófúrlausnir. Ef nemandi fær skírteinið sem kveður á um að hann megi starfa sem prestur þá er það staðfesting á því að hann hafi staðist persónuleikaprófið. |
| 1911043 | 22.11.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Listi yfir félagsgjöld starfsmanna Varnarliðsins. | Heimilað | Landhelgisgæslan hefur heimild til að eyða umbeðnum listum yfir félagsgjöld starfsmanna varnarliðsins. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða þar sem allar upplýsingar sem geta varðað réttindi starfsmanna eru varðveitt í starfsmannamöppum og svo skattframtölum launþega. |
| 1911042 | 22.11.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Staðgreiðsla starfsmanna Varnarliðsins. | Heimilað | Landhelgisgæslan hefur heimild til að eyða umbeðnum staðgreiðslum starfsmanna varnarliðsins. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða þar sem allar upplýsingar sem geta varðað réttindi starfsmanna eru varðveitt í starfsmannamöppum og svo skattframtölum launþega. |
| 1911026 | 22.11.2019 | Menntaskólinn við Hamrahlíð | Vinnugögn | Staðfestingar á skólavist og útskrift fyrir nemendur, á íslensku og erlendum málum. | Heimilað | Menntaskólinn við Hamrahlíð hefur heimild til að eyða umbeðnum staðfestingum á skólavist og útskrift fyrir nemendur. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að upplýsingarnar eru til í öðrum skjölum hjá skólanum. |
| 1911020 | 22.11.2019 | Fjölbrautaskólinn í Garðabæ | Vinnugögn | Ýmsar leyfis- og undanþágubeiðnir til skólaráðs. Nemdur skila inn beiðnum um leyfi, t.d. vegna utanlandsferða eða annarra ástæðna til skólaráðs. Einnig um undanþágur frá námsáföngum sem þau ættu annars að ljúka. _x0000_ | Heimilað | Fjölbrautaskólinn í Garðabæ hefur heimild til að eyða umbeðnum leyfisbeiðnum og undanþágubeiðnum til skólaráðs. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að leyfisveitngarnar eru skráðar í fundargerðir skólaráðs sem eru varðveittar í málasafni stofnunarinnar. |
| 1911019 | 22.11.2019 | Fjölbrautaskólinn í Garðabæ | Vinnugögn | Skammtímavottorð / staðfestingar forráðamanna. Skammtímavottorð eru vottorð sem nemendur skila til að útskýra fjarvistir í einstökum kennslustundum. | Heimilað | Fjölbrautaskólinn í Garðabæ hefur heimild til að eyða umbeðnum skammtímavottorðum varðandi fjarvista nemenda. | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að skjölin sem um ræðir hefur mjög takmarkað upplýsingagildi til lengri tíma og upplýsingarnar um fjarvistirnar eru vistaðar annars staðar. | |
| 1911018 | 22.11.2019 | Fjölbrautaskólinn í Garðabæ | Prófúrlausnir og verkefni | Prófúrlausnir | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum prófúrlausnum tveimur árum eftir að þau myndast. | Varðveita skal sem sýnishorn prófúrlausnir allra sem hafa upphafsstafinn A á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að prófúrlausnir eru skjöl sem hafa tímabundið upplýsingagildi. |
| 1910272 | 11.11.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Listar yfir lífieyrissjóðsgreiðslur starfsmanna Varnarliðsins. | Heimilað | Landhelgisgæslan hefur heimild til að eyða umbeðnum listum yfir lífeyrissjóðsgreiðslur starfsmanna varnarliðsins. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða þar sem allar upplýsingar sem geta varðað réttindi starfsmanna eru varðveitt í starfsmannamöppum og svo skattframtölum launþega. |
| 1910271 | 11.11.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Fylgiskjöl bókhalds - Vinnugögn | Meðlagsgreiðslur starfsmanna Varnarliðsins. | Heimilað | Landhelgisgæslan hefur heimild til að eyða umbeðnum meðlagsgreiðslum starfsmanna varnarliðsins. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1910270 | 11.11.2019 | Akureyrarbær | Vinnugögn | Myndir teknar vegna stöðubrota | Heimilað | Akureyrarbær hefur heimild til að eyða umbeðnum myndum vegna stöðubrota. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að upplýsingagildi skjalanna er tímabundið. Útistandandi kröfum er haldið lifandi en myndir sem tengjast kröfum sem hafa verið gerðar upp þurfa ekki að vera til staðar þegar leitað er að upplýsingum um brot eða greiðslu sektarinnar. |
| 1910269 | 11.11.2019 | Akureyrarbær | Vinnugögn | Mætingalistar vegna námskeiða. | Heimilað | Akureyrarbær hefur heimild til að eyða umbeðnum mætingalistum vegna námskeiða. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að upplýsingagildi skjalanna er mjög tímabundið ásamt því að upplýsingar um setu á námskeiðinu er varðveitt hjá mannauðssviði Akureyrarbæjar. |
| 1910126 | 11.11.2019 | Vegagerðin vegna Vita- og hafnamálastofnunar | Fylgiskjöl bókhalds | Bókhaldsgögn Vita- og hafnamálastofnunar í Gróttuvita - Bókhaldsgögn Vegagerðarinnar. Skjölin tilheyra aflagðri stofnun: Vita- og hafnamálastofnun sem var sameinuð Siglingamálastofnun í Siglingastofnun Íslands 1996. Stofnanirnar voru tvær: Vitastofnun og Hafnarmálastofnun sem ráku sameiginlega skrifstofu. Voru líklega sameinaðar 1933. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll bókhaldsgögn fyrir desember frá árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1910104 | 11.11.2019 | Fjölbrautaskóli Suðurnesja | Prófúrlausnir og verkefni | Prófúrlausnir. Á hverri önn þreyta nemendur lokapróf í mismunandi áföngum til að sýna fram á kunnáttu sína í viðkomandi námsgrein. Út frá þessum lokaprófum ásamt ýmsu öðru námsmati fær nemandi lokaeinkunn í viðkomandi áfanga._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum prófúrlausnum tveimur árum eftir að þau myndast. | Varðveita skal sem sýnishorn prófúrlausnir allra sem hafa upphafsstafinn A á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að prófúrlausnir eru skjöl sem hafa tímabundið upplýsingagildi. |
| 1910099 | 11.11.2019 | Verzlunarskóli Íslands | Vinnugögn | Skammtímavottorð varðandi fjarvista nemenda. | Heimilað | Verzlunarskóli Íslands hefur heimild til að eyða umbeðnum skammtímavottorðum varðandi fjarvista nemenda. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða |
| 1910092 | 11.11.2019 | Þjóðskjalasafn Íslands | Fylgiskjöl bókhalds | Reykjanesbær (Hafnahreppur) - Fylgiskjöl bókhalds. Fylgiskjöl bókhalds Hafnarhrepps. Reikningar og kvittanir._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll bókhaldsgögn fyrir desember frá árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1910091 | Embætti landlæknis | Vinnugögn | Fréttabréf og fréttatilkynningar. Fréttabréf og fréttatilkynningar. Gögn send til uppslýsingar, fróðleiks, skoðunar, kynningar og umsagnar. | Heimilað | Embætti landlæknis hefur heimild til að eyða umbeðnum fréttabréfum og fréttatilkynningum. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er um er að ræða skjöl sem eru send embættinu til upplýsingar, eru afrit og koma að því er virðist ekki að neinni ákvarðanatöku hjá Embætti landlæknis. Frumrit eru varðveitt hjá viðeigandi skjalamyndurum. | |
| 1910006 | 04.11.2019 | Ríkisskattstjóri | Fylgiskjöl bókhalds | Bókhald. Bókhaldsgögn stofnunarinnar - reikningar og þess háttar | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll bókhaldsgögn fyrir desember frá árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1906149 | 18.12.2019 | Landsbankinn hf. | Starfsumsóknir | Starfsumsóknir, ásamt fylgiskjölum, sem berast bankanum t.d. þegar verið er að sækja um sumarstarf. Hér er um að ræða þær umsóknir sem leiða ekki til starfs. | Hafnað | Á ekki við | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að til þessa hefur ekki verið leyft að grisja atvinnuumsóknir/starfsumsóknir, þar sem þær geta varðað hagsmuni og réttindi þeirra einstaklinga sem sóttu um störfin. Samkvæmt áliti lögfræðings verður að gæta samræmis við aðra afhendingaskylda aðila og hvernig beiðnir um grisjun á starfsumsóknum hafa verið afgreiddar áður. |
| 1906068 | 16.01.2020 | Samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytið | Minnisblöð til ráðherra og ráðuneytisstjóra | Minnisblöðin verða til rafrænt í málaskrá samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneytis. Þeim er beint til ráðherra eða ráðuneytisstjóra til upplýsingar eða samþykktar á málatilbúnaði og/eða ákvörðun. Ef ráðherra eða ráðuneytisstjóri árita minnisblaðið er það skannað rafrænt beint inn í færslu þess í málaskrá og vistast þar. | Heimilað | Samgöngu- og sveitarstjórnarráðuneyti hefur heimild til að eyða umbeðnum minnisblöðum til ráðherra á pappír sem myndast frá og með dagsetningu grisjunarheimildar, þegar máli er lokið og fullvisst er að skönnun á minnisblaði hafi heppnast. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að ráðuneytið er í rafrænni skjalavörslu. Heimilt er að eyða þegar máli er lokið og fullvisst að minnisblaðið sé skannað inn og að skönnunin hafi heppnast. Lýsing á verklagi komi skýrt fram í notendahandbók ráðuneytisins um rafræna skjalavörslukerfið. |
| 1906068 | 16.01.2019 | Menntaskólinn við Sund | Útfyllt eyðublöð úr þriggja anna kerfi | Menntaskólinn við Sund hefur heimild til að eyða umbeðnum útfylltu eyðublöðum úr þriggja anna kerfi sem myndast hafa á tímabilinu 2015 til 2020, þegar tvö ár eru liðin frá útskrift nemanda. | Heimilað | Menntaskólinn við Sund hefur heimild til að eyða umbeðnum útfylltum eyðublöðum úr þriggja anna kerfi sem myndast hafa á tímabilinu 2015 til 2020, þegar tvö ár eru liðin frá útskrift nemanda. | Á ekki við | Hér er um að ræða skjöl sem hafa tímabundið gildi þar sem upplýsingarnar eru varðveittar í námsvalsskjölum og svo námsferli nemanda. |
| 1905135 | 20.11.2019 | Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra | Vinnugögn | Skjöl sem verða til vegna afgreiðslu bóta hjá umboði 41 fyrir Tryggingamálastofnun. Bótagreiðslur, sjúkradagpeningar, fæðingarorlof, greiðslukvittanir, almenn fylgiskjöl, innsend bréf, slysatrygging, ferðakostnaður, tannlæknareikningar, lyfseðlar, legudagar (útprentaðir listar frá tryggingastofnun) Lyfjaskírteini. | Synjað að hluta | Á ekki við | Á ekki við | Sýslumaður fær ekki heimild að eyða eftirfarandi skjölum sem tengjast bótagreiðslum frá Tryggingastofnun Íslands og Sjúkratryggingum Íslands: Innsend bréf, frumrit af umsóknum, útsend bréf frá embættinu sem tengjast þessum greiðslum, frumritum af skjölum sem eiga að fara til Tryggingastofnunar ríkisins og Sjúkratrygginga ríkisins. |
| 1905135 | 21.11.2019 | Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra | Vinnugögn | Skjöl sem verða til vegna afgreiðslu bóta hjá umboði 41 fyrir Tryggingamálastofnun. Bótagreiðslur, sjúkradagpeningar, fæðingarorlof, greiðslukvittanir, almenn fylgiskjöl, innsend bréf, slysatrygging, ferðakostnaður, tannlæknareikningar, lyfseðlar, legudagar (útprentaðir listar frá tryggingastofnun) Lyfjaskírteini. | Heimilað að hluta | Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra hefur heimild til að umbeðnum afritum og fylgiskjölum bókhalds sem tengjast bótagreiðslum frá Tryggingastofnun ríkisins og Sjúkratryggingum ríkisins sem myndast hafa á tímabilinu 1991 til 2012, þegar sjö ár eru liðin frá lokum reikningsárs. | Á ekki við | Heimila ætti eyðingu á þeim skjölum sem sannarlega eru afrit og fylgiskjöl bókhalds þegar sjö ár eru liðin frá lokum reikningsárs. |
| 1706009 | 18.12.2019 | Fjármálaeftirlitið | Afrit af gögnum bankanna við fall þeirra | Um er að ræða heildarafrit bankanna á þeim degi þegar þeir voru yfirteknir af Fjármálaeftirlitinu. Einstök afrit af tölvum og búnaði stjórnenda bankanna. | Heimilað | Fjármálaeftirlitið hefur heimild til að eyða heildarafritum af haldlögðum gögnum bankanna á spólum á þeim degi sem þeir voru yfirteknir af Fjármálaeftirlitinu, sem myndast hafa á tímabilinu sem nefnt er að ofan. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að upplýsingar sem varða hrun bankanna séu varðveittar í skjalasöfnum slitastjórna bankanna, skjalasafni Fjármálaeftirlitsins, skjalasöfnum hinna ýmsu rannsóknarnefnda Alþingis og annarra stofnana sem hafa haft afleiðingar og eftirmála bankahrunsins á sinni könnu. Þá er umfang gagnanna mikið og ekki víst að hægt verði að gera það aðgengilegt nema með miklum tilkostnaði. Þá hafa þessar spólur ekkert verið notaðar síðan afritin voru tekin og er ekki augljóst að hug- og vélbúnaður verði til staðar enda eru skráarsniðin á þessum afritum eins og þau voru árið 2008. Lögfræðiálit, dagsett 13. desember 2019, var unnið varðandi grisjun á umbeðnum afritum þar sem kemur fram að ekki verði séð að grisjun á umræddum afritunarspólum hafi þau áhrif að upplýsingar með lagalegt gildi og sögulegt gildi verði eytt. Þá segir í lögum nr. 88/2008 um meðferð sakamála að „Aflétta skal haldi þegar þess er ekki lengur þörf og í síðasta lagi þegar máli er endanlega lokið...“. |
| 1912003 | 17.12.2019 | Menntaskólinn í Kópavogi | Vinnugögn | Læknisvottorð nemenda. Læknisvottorð nemenda vegna lokaprófa. Nemendur sem eru veikir í lokaprófi áfanga þurfa að framvísa læknisvottorði til að staðfesta veikindi sín og fá leyfi til að taka sjúkrapróf. Nemendalistar eru listar yfir nemendur sem mæta í lokapróf. Listinn er yfir alla þá nemendur sem eru skráðir í áfangann. Merkt er við þá nemendur sem mæta í lokapróf. Beiðni um tilfærslur frá nemendum á prófi á sjúkraprófsdag. Þessi gögn eru skráð í INNU. | Heimilað | Menntaskólinn í Kópavogi hefur heimild til að eyða umbeðnum læknisvottorðum, nemedalistum og beiðnum um tilfærslum. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að þessar upplýsingar hafa ekkert gildi til framtíðar. Niðurstaða úr prófi er varðveitt og er vitnisburður um að próf hafi verið þreytt og ef nemandi þreytir ekki próf þá er það fært til bókar í námsferli. |
| 1911231 | 19.12.2019 | Heilbrigðisstofnun Suðurnesja | Sjúkragögn | Aðsend skjöl (afrit) í sjúkraskrá einstaklinga. Um er að ræða aðsend skjöl (afrit) sem berast til stofnunarinnar s.s. beiðnir, umboð, læknabréf og rannsóknarniðurstöður sem hafa verið skönnuð inn sem viðhengi inn í sjúkraskrá einstaklings í rafræna sjúkrarskrárkerfið SAGA._x0000_ | Synjað | Á ekki við | Á ekki við | Þar sem Sögukerfið hefur enn ekki verið tilkynnt til Þjóðskjalasafnsins og samþykkt er ekki grundvöllur fyrir því að heimila grisjun á sjúkraskrárgögnum þrátt fyrir það að gögnin séu til á rafrænu formi. Á meðan hátturinn er þessi þá eru heilbrigðisstofnanir í pappírsskjalavörslu. |
| 1911230 | 19.12.2019 | Heilbrigðisstofnun Suðurnesja | Sjúkragögn | Sjúkragögn vegna innlagna, útskrifta, legudaga o.fl. Um er að ræða skjöl v. innlagna, útskrifta, legudaga, fæðingarskráninga, hjúkrunar, sjúkraflutninga og aðgerða. Skjölin eru sjúkragögn sem hafa verið skönnuð inn sem viðhengi tengd viðeigandi samskiptum inn í sjúkraskrá einstaklings í rafræna sjúkraskrárkerfið SAGA._x0000_ | Synjað | Á ekki við | Á ekki við | Þar sem Sögukerfið hefur enn ekki verið tilkynnt til Þjóðskjalasafnsins og samþykkt er ekki grundvöllur fyrir því að heimila grisjun á sjúkraskrárgögnum þrátt fyrir það að gögnin séu til á rafrænu formi. Á meðan hátturinn er þessi þá eru heilbrigðisstofnanir í pappírsskjalavörslu. |
| 1911229 | 19.12.2019 | Heilbrigðisstofnun Suðurnesja | Sjúkragögn | Röntgenmyndir. Röntgenmyndir (filmur) sem teknar voru til að meta ástand sjúklings, sjúkdómsgreina eða finna breytingar. Röntgenlæknir les úr myndum, eftir úrlestur eru niðurstöður færðar inn í journal/rafræna sjúkraskrá einstaklings. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum sjúkragögnum þegar tíu ár eru liðin frá myndun þeirra. | Varðveita skal eina öskju sem spannar allt tímabilið sem sýnishorn. | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að upplýsingarnar sem koma úr rannsókninni sem röntgenmyndin á við er varðveitt í sjúkraskrá einstaklingsins og myndirnar eru ekki nýtanlegar í samanburði í komandi rannsóknum. |
| 1911223 | 19.12.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Umsóknir um úttektir í reiðufé. Umsóknir um úttektir í reiðufé (Cash Collection Voucher)- Um er að ræða umsóknir fyrir úttektir í reiðufé. | Heimilað | Landhelgisgæslan hefur heimild til að eyða umbeðnum umsóknum um úttektir í reiðufé starfsmanna varnarliðsins. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða þar sem allar upplýsingar sem geta varðað réttindi starfsmanna eru varðveitt í starfsmannamöppum og svo skattframtölum launþega. |
| 1911222 | 19.12.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Fjárveitingar. Fjárveitingar - Um er að ræða formlegar beiðnir um viðbótar fjárveitingar. | Synjað | Á ekki við | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að hugsanlegt er að skjölin hafi gildi fyrir fræðimenn framtíðarinnar sem ætla að rannsaka veru varnarliðsins. |
| 1911221 | 19.12.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Umsóknir um dagpeninga. Umsóknir um dagpeninga. Um er að ræða umsóknir dagpeninga vegna ferða starfsmanna. | Heimilað | Landhelgisgæslan hefur heimild til að eyða umbeðnum listum yfir innkaupabeiðnum vegna varnarliðsins. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða þar sem allar upplýsingar sem geta varðað réttindi starfsmanna eru varðveitt í starfsmannamöppum og svo skattframtölum launþega. |
| 1911220 | 19.12.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Innkaupabeiðnir. Innkaupabeiðnir - Um er að ræða innkaupabeiðnir vegna vinnu og þjónustu. | Heimilað | Landhelgisgæslan hefur heimild til að eyða umbeðnum innkaupabeiðnum vegna varnarliðsins. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða. Upplýsingar um þessar fjárhæðir er að finna í ársreikningum. |
| 1911219 | 19.12.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Greiðsluheimildir. Greiðsluheimildir (Voucher for disbursement)- Um er að ræða greiðsluheimildir vegna vinnu og þjónustu. | Heimilað | Landhelgisgæslan hefur heimild til að eyða umbeðnum greiðsluheimildum frá varnarliðinu. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða. Upplýsingar um þessar fjárhæðir er að finna í ársreikningum. |
| 1911159 | 19.11.2019 | Verzlunarskóli Íslands | Vinnugögn | Langtímavottorð nemenda. Nemendur koma með vottorð/staðfestingar á leyfum eða veikindum á skrifstofu skólans sem vara lengur en 3 daga. Eru þessi vottorð/leyfi vistuð í GoPro málasafn og skráð í Innu nemendabókhaldskerfi. | Heimilað | Verzlunarskóli Íslands hefur heimild til að eyða umbeðnum langtímavottorðum nemenda. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um er að ræða vinnugögn með tímabundið gildi sem einnig eru skönnuð inn í skjalavörslukerfi skólans sem hefur verið tilkynnt og er á leiðinni til ÞÍ í vörsluútgáfu. |
| 1911128 | 22.11.2019 | Menntaskólinn í Kópavogi | Prófúrlausnir og verkefni | Prófúrlausnir. Menntaskólinn í Kópavogi leggur fyrir lokapróf tvisvar á ári í lok haust-og vorannar. Nemendur hafa fimm daga til að gera athugasemd við niðurstöðu prófa eftir það er einkunnum prófúrlausna ekki breytt. Eftir það hafa prófúrlausnir ekkert vægi._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum prófúrlausnum tveimur árum eftir að þau myndast. | Varðveita skal sem sýnishorn prófúrlausnir allra sem hafa upphafsstafinn A á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að prófúrlausnir eru skjöl sem hafa tímabundið upplýsingagildi. |
| 1911111 | 21.11.2019 | Borgarholtsskóli | Fylgiskjöl bókhalds | Beiðni um endurskoðun á grisjunarheimild frá 2014 þar sem var farið fram á nýjan hátt á sýnishornatöku þar sem bara er tekin sýnishorn frá desember á árum sem enda á 0. | Heimilað | Fallist á nýja sýnishornatöku. | Varðveita skal sem sýnishorn öll bókhaldsgögn fyrir desember frá árum sem enda á 0. | Á ekki við. |
| 1911092 | 21.11.2019 | Borgarholtsskóli | Fylgiskjöl bókhalds | Launalistar. Um er að ræða yfirlit yfir launagreiðslur starfsmanna. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll bókhaldsgögn fyrir desember frá árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi. |
| 1911091 | 21.11.2019 | Borgarholtsskóli | Prófúrlausnir og verkefni | Áfangakannanir. Áfangakannanir eru lagðar fyrir nemendur á hverri önn. Markmiðið er að á þriggja ára tímabili séu lagðar fyrir kannanir í öllum áföngum skólans. Spurningar kannananna snúa að áföngunum sem slíkum, námsefni, vinnu nemenda og kennara. Niðurstöður fær skólameistari og kallar hann á kennara til sín og ræðir þær, þ.e. bæði það sem er gott og það sem þarf að laga._x0000_ | Heimilað | Borgarholtsskóli hefur heimild til að eyða umbeðnum áfangakönnunum. | Forsenda ákvörðunarinnar er að fara ætti með þessi skjöl eins og um próúrlausnir sé að ræða. Heimila ætti eyðingu þeirra þegar hagnýtu gildi er lokið. | |
| 1911085 | 20.11.2019 | Verkmenntaskólinn á Akureyri | Fylgiskjöl bókhalds | Fylgigögn bókhalds. Almenn bókhaldsgögn eldri en 7 ára eða frá 2012 og eldri, bankaafstemmingar, dagbókarfærslur, eignarskrár – ljósrit af reikningum, yfirlit frá birgjum, uppgjör á VSK, bankayfirlit._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll bókhaldsgögn fyrir desember frá árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1911049 | 21.11.2019 | Biskupsstofa | Prófúrlausnir og verkefni | Persónuleikapróf guðfræðinema. Guðfræðinemar sem lokið hafa öllum áföngum í BA-prófi geta sótt um starfsnám hjá þjóðskirkjunni til að verða embættisgeng að því loknu. Nemarnir þurfa m.a. að mæta til viðtals og þreyta persónuleikapróf sem sálfræðingur leggur fyrir._x0000_ | Heimilað | Biskupstofa hefur heimild til að eyða umbeðnum persónuleikaprófum. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að skjölin sem um ræðir eru eins og prófúrlausnir. Ef nemandi fær skírteinið sem kveður á um að hann megi starfa sem prestur þá er það staðfesting á því að hann hafi staðist persónuleikaprófið. |
| 1911043 | 22.11.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Listi yfir félagsgjöld starfsmanna Varnarliðsins. | Heimilað | Landhelgisgæslan hefur heimild til að eyða umbeðnum listum yfir félagsgjöld starfsmanna varnarliðsins. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða þar sem allar upplýsingar sem geta varðað réttindi starfsmanna eru varðveitt í starfsmannamöppum og svo skattframtölum launþega. |
| 1911042 | 22.11.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Staðgreiðsla starfsmanna Varnarliðsins. | Heimilað | Landhelgisgæslan hefur heimild til að eyða umbeðnum staðgreiðslum starfsmanna varnarliðsins. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða þar sem allar upplýsingar sem geta varðað réttindi starfsmanna eru varðveitt í starfsmannamöppum og svo skattframtölum launþega. |
| 1911026 | 22.11.2019 | Menntaskólinn við Hamrahlíð | Vinnugögn | Staðfestingar á skólavist og útskrift fyrir nemendur, á íslensku og erlendum málum. | Heimilað | Menntaskólinn við Hamrahlíð hefur heimild til að eyða umbeðnum staðfestingum á skólavist og útskrift fyrir nemendur. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að upplýsingarnar eru til í öðrum skjölum hjá skólanum. |
| 1911020 | 22.11.2019 | Fjölbrautaskólinn í Garðabæ | Vinnugögn | Ýmsar leyfis- og undanþágubeiðnir til skólaráðs. Nemdur skila inn beiðnum um leyfi, t.d. vegna utanlandsferða eða annarra ástæðna til skólaráðs. Einnig um undanþágur frá námsáföngum sem þau ættu annars að ljúka. _x0000_ | Heimilað | Fjölbrautaskólinn í Garðabæ hefur heimild til að eyða umbeðnum leyfisbeiðnum og undanþágubeiðnum til skólaráðs. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að leyfisveitngarnar eru skráðar í fundargerðir skólaráðs sem eru varðveittar í málasafni stofnunarinnar. |
| 1911019 | 22.11.2019 | Fjölbrautaskólinn í Garðabæ | Vinnugögn | Skammtímavottorð / staðfestingar forráðamanna. Skammtímavottorð eru vottorð sem nemendur skila til að útskýra fjarvistir í einstökum kennslustundum. | Heimilað | Fjölbrautaskólinn í Garðabæ hefur heimild til að eyða umbeðnum skammtímavottorðum varðandi fjarvista nemenda. | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að skjölin sem um ræðir hefur mjög takmarkað upplýsingagildi til lengri tíma og upplýsingarnar um fjarvistirnar eru vistaðar annars staðar. | |
| 1911018 | 22.11.2019 | Fjölbrautaskólinn í Garðabæ | Prófúrlausnir og verkefni | Prófúrlausnir | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum prófúrlausnum tveimur árum eftir að þau myndast. | Varðveita skal sem sýnishorn prófúrlausnir allra sem hafa upphafsstafinn A á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að prófúrlausnir eru skjöl sem hafa tímabundið upplýsingagildi. |
| 1910272 | 11.11.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Listar yfir lífieyrissjóðsgreiðslur starfsmanna Varnarliðsins. | Heimilað | Landhelgisgæslan hefur heimild til að eyða umbeðnum listum yfir lífeyrissjóðsgreiðslur starfsmanna varnarliðsins. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða þar sem allar upplýsingar sem geta varðað réttindi starfsmanna eru varðveitt í starfsmannamöppum og svo skattframtölum launþega. |
| 1910271 | 11.11.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Fylgiskjöl bókhalds Vinnugögn | Meðlagsgreiðslur starfsmanna Varnarliðsins. | Heimilað | Landhelgisgæslan hefur heimild til að eyða umbeðnum meðlagsgreiðslum starfsmanna varnarliðsins. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1910270 | 11.11.2019 | Akureyrarbær | Vinnugögn | Myndir teknar vegna stöðubrota | Heimilað | Akureyrarbær hefur heimild til að eyða umbeðnum myndum vegna stöðubrota. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að upplýsingagildi skjalanna er tímabundið. Útistandandi kröfum er haldið lifandi en myndir sem tengjast kröfum sem hafa verið gerðar upp þurfa ekki að vera til staðar þegar leitað er að upplýsingum um brot eða greiðslu sektarinnar. |
| 1910269 | 11.11.2019 | Akureyrarbær | Vinnugögn | Mætingalistar vegna námskeiða. | Heimilað | Akureyrarbær hefur heimild til að eyða umbeðnum mætingalistum vegna námskeiða. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að upplýsingagildi skjalanna er mjög tímabundið ásamt því að upplýsingar um setu á námskeiðinu er varðveitt hjá mannauðssviði Akureyrarbæjar. |
| 1910126 | 11.11.2019 | Vegagerðin vegna Vita- og hafnamálastofnunar | Fylgiskjöl bókhalds | Bókhaldsgögn Vita- og hafnamálastofnunar í Gróttuvita - Bókhaldsgögn Vegagerðarinnar. Skjölin tilheyra aflagðri stofnun: Vita- og hafnamálastofnun sem var sameinuð Siglingamálastofnun í Siglingastofnun Íslands 1996. Stofnanirnar voru tvær: Vitastofnun og Hafnarmálastofnun sem ráku sameiginlega skrifstofu. Voru líklega sameinaðar 1933. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll bókhaldsgögn fyrir desember frá árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1910104 | 11.11.2019 | Fjölbrautaskóli Suðurnesja | Prófúrlausnir og verkefni | Prófúrlausnir Á hverri önn þreyta nemendur lokapróf í mismunandi áföngum til að sýna fram á kunnáttu sína í viðkomandi námsgrein. Út frá þessum lokaprófum ásamt ýmsu öðru námsmati fær nemandi lokaeinkunn í viðkomandi áfanga._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum prófúrlausnum tveimur árum eftir að þau myndast. | Varðveita skal sem sýnishorn prófúrlausnir allra sem hafa upphafsstafinn A á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að prófúrlausnir eru skjöl sem hafa tímabundið upplýsingagildi. |
| 1910099 | 11.11.2019 | Verzlunarskóli Íslands | Vinnugögn | Skammtímavottorð varðandi fjarvista nemenda. | Heimilað | Verzlunarskóli Íslands hefur heimild til að eyða umbeðnum skammtímavottorðum varðandi fjarvista nemenda. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða |
| 1910092 | 11.11.2019 | Þjóðskjalasafn Íslands | Fylgiskjöl bókhalds | Reykjanesbær (Hafnahreppur) - Fylgiskjöl bókhalds Fylgiskjöl bókhalds Hafnarhrepps. Reikningar og kvittanir._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll bókhaldsgögn fyrir desember frá árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1910091 | Embætti landlæknis | Vinnugögn | Fréttabréf og fréttatilkynningar Fréttabréf og fréttatilkynningar. Gögn send til uppslýsingar, fróðleiks, skoðunar, kynningar og umsagnar. | Heimilað | Embætti landlæknis hefur heimild til að eyða umbeðnum fréttabréfum og fréttatilkynningum. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er um er að ræða skjöl sem eru send embættinu til upplýsingar, eru afrit og koma að því er virðist ekki að neinni ákvarðanatöku hjá Embætti landlæknis. Frumrit eru varðveitt hjá viðeigandi skjalamyndurum. | |
| 1910006 | 04.11.2019 | Ríkisskattstjóri | Fylgiskjöl bókhalds | Bókhald Bókhaldsgögn stofnunarinnar - reikningar og þess háttar | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll bókhaldsgögn fyrir desember frá árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1908232 | 26.09.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Nafnalistar starfsmanna Varnarliðsins. | Heimilað | Landhelgisgæslan hefur heimild til að eyða umbeðnum nafnalistum starfsmanna varnarliðsins. | Varðveita skal sem sýnishorn einn lista frá hverju ári þ.e.a.s. listann frá desember á hverju ári. | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða þar sem allar upplýsingar sem geta varðað réttindi starfsmanna eru varðveitt í starfsmannamöppum og svo skattframtölum launþega. Launamiðar voru sendir til Ríkisskattstjóra þar sem upplýsingarnar eru varðveittar. |
| 1909205 | 25.09.2019 | Kvikmyndamiðstöð Íslands | Fylgiskjöl bókhalds | Um er að ræða fylgiskjöl og reikninga í bókhaldi | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll bókhaldsgögn fyrir desember frá árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1908204 | 23.09.2019 | Skipulagsstofnun | Fylgiskjöl bókhalds | Bókhaldsgögn - Fylgiskjöl bókhalds | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll fylgiskjöl bókhalds frá desember á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1908205 | 23.09.2019 | Skipulagsstofnun | Fylgiskjöl bókhalds | Launamál - Ferðareikningar, tímaskráningar og tímaskýrslur | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll skjöl um launamál frá desember á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1908206 | 23.09.2019 | Skipulagsstofnun | Vinnugögn | Starfsmannamál: Starfsmannamál - orlof-veikindi - frí ofl. 1989-1995, Starfsmenn hættir A-Ö 1988-1997, Starfsmenn hættir 1998-2000, Ráðningasamningar (frumrit/samrit, lituð blöð) og afrit (fjármálaráðuneytið), Uppsagnabréf til Skipulagsstofnunar, Uppsagnabréf frá Skipulagsstofnun. Starfsmannamál – Launamál, taxtar, almennt: Séreignalífeyrissjóðir – samningar, Bréf frá Starfsmanna-skrifstofu ríkisins, Lög um réttindi og skyldur, Dagpeningar, akstursgjald, Trúnaðarmenn, Íþróttastyrkir til starfsfólks frá 06.03. 1997 – 31.12.2003, Listar, ljósrit af reikningum / greiðslukvittunum | Synjað | Skipulagsstofnun skal varðveita: Starfsmenn hættir A-Ö 1988-1997, 1 mappa, Starfsmenn hættir 1998-2000, 1 mappa, Ráðningasamningar (frumrit/samrit, lituð blöð) og afrit (fjármálaráðuneytið) – Starfsmanna-skrifstofa ríkisins, Sölvhólsgötu, Uppsagnabréf til Skipulags-stofnunar - Starfsmanna-skrifstofa ríkisins, Sölvhólsgötu, Uppsagnabréf frá Skipulagsstofnun - Starfsmanna-skrifstofa ríkisins, Sölvhólsgötu, Séreignalífeyrissjóðir – samningar, Bréf frá Starfsmanna-skrifstofu ríkisins, Trúnaðarmenn | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að skjölin geta innihaldið upplýsingar um réttindi starfsmanna stofnunarinnar. |
| 1908206 | 23.09.2019 | Skipulagsstofnun | Vinnugögn | Starfsmannamál: Starfsmannamál - orlof-veikindi - frí ofl. 1989-1995, Starfsmenn hættir A-Ö 1988-1997, Starfsmenn hættir 1998-2000, Ráðningasamningar (frumrit/samrit, lituð blöð) og afrit (fjármálaráðuneytið), Uppsagnabréf til Skipulags-stofnunar, Uppsagnabréf frá Skipulags-stofnun. Starfsmannamál – Launamál, taxtar, almennt: Séreignalífeyrissjóðir – samningar, Bréf frá Starfsmanna-skrifstofu ríkisins, Lög um réttindi og skyldur, Dagpeningar, akstursgjald, Trúnaðarmenn, Íþróttastyrkir til starfsfólks frá 06.03. 1997 – 31.12.2003, Listar, ljósrit af reikningum / greiðslukvittunum | Heimilað | Skipulagsstofnun hefur heimild til að eyða: Starfsmannamál - orlof-veikindi - frí ofl. 1989-1995, 1 mappa, Lög um réttindi og skyldur, Dagpeningar, akstursgjald Íþróttastyrkir til starfsfólks frá 06.03. 1997 – 31.12.2003 (1 mappa) , Listar, ljósrit af reikningum/ greiðslukvittunum | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að skjölin eru vinnugögn varðandi launaútreikning og hafa tímabundið upplýsingagildi. |
| 1908228 | 23.09.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Yfirvinnubeiðnir starfsmanna Varnarliðsins. | Heimilað | Heimilt er að eyða yfirvinnubeiðnum starfsmanna Varnarliðsins. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða þar sem allar upplýsingar sem geta varðað réttindi starfsmanna eru varðveitt í starfsmannamöppum og svo skattframtölum launþega. |
| 1908229 | 23.09.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Útborgunarlistar Varnarliðsins. | Heimilað | Heimilt er að eyða útborgunarlistum Varnarliðsins. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða þar sem allar upplýsingar sem geta varðað réttindi starfsmanna eru varðveitt í starfsmannamöppum og svo skattframtölum launþega. |
| 1908230 | 23.09.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Tímakort starfsmanna Varnarliðsins. | Heimilað | Heimilt er að eyða tímakortum starfsmanna Varnarliðsins. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða þar sem allar upplýsingar sem geta varðað réttindi starfsmanna eru varðveitt í starfsmannamöppum og svo skattframtölum launþega. |
| 1908231 | 23.09.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Talningar starfsmanna Varnarliðsins. | Synjað | Á ekki við | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um skjöl er að ræða sem gætu haft gildi fyrir fræðimenn í framtíðinni sem munu rannsaka veru varnarliðsins hér á landi. Um tölfræðiupplýsingar er að ræða. |
| 1908233 | 23.09.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Leave records/reports starfsmanna Varnarliðsins. | Heimilað | Heimilt er að eyða Leave records/reports starfsmanna Varnarliðsins. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða þar sem allar upplýsingar sem geta varðað réttindi starfsmanna eru varðveitt í starfsmannamöppum og svo skattframtölum launþega. |
| 1908234 | 23.09.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Launaseðlar tarfsmanna Varnarliðsins. | Heimilað | Heimilt er að eyða launaseðlum starfsmanna Varnarliðsins. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða þar sem allar upplýsingar sem geta varðað réttindi starfsmanna eru varðveitt í starfsmannamöppum og svo skattframtölum launþega. |
| 1908235 | 23.09.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Árlegir launamiðar starfsmanna Varnarliðsins. | Heimilað | Heimilt er að eyða árlegum launamiðum starfsmanna Varnarliðsins. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða þar sem allar upplýsingar sem geta varðað réttindi starfsmanna eru varðveitt í starfsmannamöppum og svo skattframtölum launþega. |
| 1908236 | 23.09.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Launadagbók starfsmanna Varnarliðsins. | Heimilað | Heimilt er að eyða launadagbók starfsmanna Varnarliðsins. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða þar sem allar upplýsingar sem geta varðað réttindi starfsmanna eru varðveitt í starfsmannamöppum og svo skattframtölum launþega. |
| 1908237 | 23.09.2019 | Landhelgisgæsla Íslands | Vinnugögn | Árstölur - launaupplýsingar starfsmanna Varnarliðsins. | Synjað | Á ekki við | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að hægt er að ímynda sér að upplýsingarnar sem er að finna í þessum skjölum geti nýst fræðimönnum framtíðarinnar við rannsóknir á Varnarliðinu. |
| 1909084 | 23.09.2019 | Leitarstöð Krabbameinsfélag ehf | Sjúkragögn | Röntgenmyndir af brjóstum (filmur) sem teknar voru við skimun fyrir brjóstakrabbameini. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum sjúkragögnum þegar tíu ár eru liðin frá myndun þeirra. | Varðveita skal eina öskju sem spannar allt tímabilið sem sýnishorn. | Forsenda ákvörðunarinnar er að upplýsingarnar sem koma úr rannsókninni sem röntgenmyndin á við er varðveitt í sjúkraskrá einstaklingsins og myndirnar eru ekki nýtanlegar í samanburði í komandi rannsóknum. |
| 1907138 | 16.09.2019 | Fjarðabyggð | Vinnugögn | Mannauðs- og launagögn - Skattkort. Skattkortin voru hluti af launaútreikningi stofnunarinnar. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum skattkortum þegar hagnýtu gildi er lokið. | Forsenda ákvörðunarinnar er að um gögn með tímabundið upplýsingagildi er að ræða þar sem allar upplýsingar eru varðveittar hjá Ríkisskattstjóra. Með breytingum á lögum 45/1987 voru skattkortin aflögð og því ekki í notkun lengur | |
| 1908004 | 21.08.2019 | Sveitarfélagið Garðabær | Vinnugögn | Leikskólinn Hæðarból - Óskir foreldra um sumarleyfi barna sinna í leikskóla | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum óskum um sumarleyfi þegar hagnýtu gildi er lokið. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um vinnugögn er að ræða þar sem upplýsingarnar eru varðveittar annars staðar. Því er lagt til að heimilt verði að eyða skjölunum þegar hagnýtu gildi er lokið. |
| 1908003 | 21.08.2019 | Sveitarfélagið Garðabær | Vinnugögn | Leikskólinn Hæðarból - Óskir starfsmanna um sumarleyfi | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum óskum um sumarleyfi þegar hagnýtu gildi er lokið. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um vinnugögn er að ræða þar sem upplýsingarnar eru varðveittar annars staðar. Því er lagt til að heimilt verði að eyða skjölunum þegar hagnýtu gildi er lokið. |
| 1907205 | 15.08.2019 | Reykjanesbær | Fylgiskjöl umsókna | Skattagögn einstaklinga vegna þjónustu hjá sveitarfélaginu. Skattagögn (framtöl) einstaklinga sem borist hafa vegna ýmissar þjónustu hjá sveitarfélaginu t.a.m. fjárhagsaðstoð, húsaleigubætur, sérstakan húsnæðisstuning o. fl._x0000_ |
Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum skattagögnum sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll skattagögn frá árum sem enda á 0 | Forsenda ákvörðunarinnar er að um vinnugögn er að ræða þar sem upplýsingarnar er að finna hjá Ríkisskattstjóra. |
| 1907159 | 16.08.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Umsóknir | Heilbrigðisstofnun Norðurlands á Blönduósi - Starfsmannamál 1984-2013 Atvinnuumsóknir |
Synjað | Á ekki við | Á ekki við | Grisjun atvinnuumsókna í opinbert starf getur brotið gegn rétti aðila máls til aðgangs að gögnum máls skv. stjórnsýslulögum nr. 37/1993. |
| 1907158 | 15.08.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Vinnugögn | Heilbrigðisstofnun Norðurlands á Blönduósi - Starfsmannamál 1984-2013 Vinnuplön Fjarvistir starfsmanna |
Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1907155 | 15.08.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Fylgiskjöl bókhalds | Launagögn: Vinnuskýrslur Launaútreikningar Afrit af launaseðlum |
Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1907024 | 15.08.2019 | Lögreglustjórinn á Suðurnesjum | Vinnugögn | Skýrslubækur umferðarmála. Skölin eru skýrslubækur umferðarmála. Um er að ræða skýrslubækur lögreglubíla sem fylltar eru út á vettvangi og unnið eftir í lögreglukerfi ríkisins, LÖKE. Í skýrslubókunum er eftir eyðublað 3.3 en frumrit fer í málaskrá og afrit 2 fær kærði. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum skýrslubókum umferðarmála sem myndast hafa á tímabilinu 2016 til 2019, þegar hagnýtu gildi er lokið | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um afrit er að ræða og frumrit varðveitt í málasafni lögreglunnar. |
| 1906151 | 28.06.2019 | Verzlunarskóli Íslands | Fylgiskjöl bókhalds | Bókhaldsgögn, Bókhaldsgögn s.s. gögn um millifærslur, greiðslu reikningar o.fl._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1906100 | 15.08.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Trúnaðarmál | Heilbrigðisstofnun Norðurlands á Blönduósi - Fundargerðir, dagbækur hjúkrunarfræðinga (rapport) Dagbækur sem eru handskrifaðar og innihalda rapport/stöðu á vaktaskiptum hverju sinni_x0000_ | Synjað | Á ekki við | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að dagbækurnar eru frumheimildir og vitnisburður um grunnþætti í starfi og þjónustu sveitarfélagsins og hafa þess vegna heimildagildi. Að auki geta bækurnar innihaldið upplýsingar sem snerta réttindi starfsmanna og/eða vistmanna sambýlanna og ber því að varðveita þær |
| 1906099 | 15.08.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Sjúkragögn | Heilbrigðisstofnun Norðurlands Blönduósi - Sjúkraskrár, afrit af rannsóknarsvörum Rannsóknarsvör sem búið er að skrá í journala viðkomandi sjúklings_x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum sjúkraskrárgögnum sem eru afrit af rannsóknarsvörum sem myndast hafa á tímabilinu 1998 til 2006 | Á ekki við | Forsenda ákvörðunar er sú að gögnin eru einnig vistuð í sjúkraskrá viðkomandi sjúklings. |
| 1906098 | 15.08.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Vinnugögn | Heilbrigðisstofnun Norðurlands á Blönduósi - Starfsmannagögn. Á vegum Geislavarna ríkisins – aflestur af tæki v/röntgengeislunar starfsmanna/læknum. Niðurstöður mælinga. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum skjölum sem innihalda aflestur af tækjum vegna röntgengeislunar. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að gögnin hafa tímabundið gildi fyrir Heilbrigðisstofnun Norðurlands auk þess sem Geislavarnir ríkisins varðveita upplýsingarnar. |
| 1906097 | 28.06.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Fylgiskjöl bókhalds | Heilbrigðisstofnun Norðurlands á Blönduósi - Bókhaldsgögn: Almenn bókhaldsgögn frá 1988-2011, bankaafstemmingar, dagbókarfærslur, eignarskrár – ljósrit af reikningum, yfirlit frá birgjum, uppgjör á VSK, bankayfirlit (þarf að fá beiðnina rafrænt til að sjá hvort það sé eitthvað meira)._x0000_ |
Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1906096 | 28.06.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Sjúkragögn | Heilbrigðisstofnun Norðurlands á Blönduósi - Innlagnir, útskriftir, legudagar og fæðingarskráning | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum skjölum um innlagnir, útskriftir, legudagar og fæðingarskráningar þegar hagnýtu gildi er lokið. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að upplýsingarnar úr eyðublöðunum eru varðveittar í sjúkraskrá einstaklings. |
| 1906067 | 28.06.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Fylgiskjöl bókhalds | Fylgiskjöl bókhalds Heilbrigðisstofnunar Þingeyinga 2005-2012. Um er að ræða fylgiskjöl sem eru eldri en 7 ára svo og handskrifaðar vinnuskýrslur og upplýsingar vegna launavinnslu – aðrar en ráðningarsamninga og tilkynningar um breytingar í starfi. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1905207 | 28.05.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Fylgiskjöl bókhalds | Heilbrigðisstofnun Siglufjarðar - Bókhaldsgögn. Almenn bókhaldsgögn, launagögn sem innihalda vinnuskýrslur og aðrar bókhaldslegar upplýsingar um starfsfólk og kvittanir og bókhaldsgögn yfir komugjöld og aðrar greiðslur á heilbrigðisþjónustu og uppgjör. |
Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1905206 | 28.05.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Fylgiskjöl bókhalds | Heilbrigðisstofnun Fjallabyggðar - Bókhaldsgögn. Almenn bókhaldsgögn, launagögn sem innihalda vinnuskýrslur og aðrar bókhaldslegar upplýsingar um starfsfólk og kvittanir og bókhaldsgögn yfir komugjöld og aðrar greiðslur á heilbrigðisþjónustu og uppgjör. |
Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1905205 | 03.06.2019 | Lyfjastofnun | Vinnugögn | Eftirritunarskyldir lyfseðlar. Eftirritunarskyldir lyfseðlar verða til þegar læknar ávísa eftirritunarskyldum lyfjum á sjúkling. |
Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum eftirritunarskyldum lyfseðlum þegar tvö ár eru liðin frá tilurð þeirra. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um skjöl er að ræða sem hafa ekkert upplýsingagildi tveimur árum eftir tilurð þeirra. |
| 1905194 | 28.05.2019 | Veðurstofa Íslands | Fylgiskjöl bókhalds | Fylgiskjöl bókhalds. Um er að ræða fylgigögn bókhalds, þ.e. kvittanir ýmiskonar, reikningsyfirlit frá bönkum og reikningar frá fyrirtækjum og stofnunum. Þessi fylgigögn tengjast bæði almennum rekstri stofnunarinnar og samstarfsverkefnum. |
Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1905182 | 03.06.2019 | Akureyrarbær | Vinnugögn | Eyðublöð með SMT skráningum í leikskólum Akureyrarbæjar | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum eyðublöðum með SMT skráningu þegar fimm ár eru liðin frá myndun þeirra. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um skjöl er að ræða þar sem upplýsingarnar sem eyðublaðið geymir er að finna í úrbótaáætlunum og fundargerðum lausnarteyma hjá leikskólum Akureyrarbæjar |
| 1905181 | 03.06.2019 | Akureyrarbær | Sjúkragögn | Slökkvilið Akureyrar - Afrit af skýrslum um sjúkraflutninga. Um er að ræða afrit skýrslum um sjúkraflutninga. Skýrslunar voru skráðar á eyðublöð frá Heilbrigðis- og tryggingamálaráðuneytinu á árabilinu 1998-2005. |
Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum afritum af skýrslum um sjúkraflutninga þegar skjölin hafa náð 10 ára aldri. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um afrit af skjölum er að ræða þar sem frumritin eru varðveitt hjá landlækni og í sjúkraskrám einstaklinga. |
| 1905169 | 15.08.2019 | Lögreglustjórinn á Suðurnesjum | Vinnugögn | Ljósrit af vegabréfum og farmiðum. Skjölin eru ljósrit af vegabréfum og farmiðum ferðamanna sem talin var þörf á að kanna betur. Handskrifað er á skjölin dagsetning og komutími, flugnúmer, hvaðan ferðamaður kom og tilefni ferðar. |
Heimilað | Heimilt að eyða umbeðnum ljósritum af vegabréfum og farmiðum. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um vinnugögn er að ræða þar sem upplýsingarnar eru varðveittar annarsstaðar og þau atvik sem verða að málum eru varðveitt í málasafni. |
| 1905168 | 03.06.2019 | Lögreglustjórinn á Suðurnesjum | Vinnugögn | Útprentun á dagbók. Skjölin eru útprentun á dagbók úr lögreglukerfi Ríkisins (LÖKE). Skrárnar eru yfirlit yfir eftirlit lögreglu eftir vöktum. | Synjað | Á ekki við | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að LÖKE hefur enn ekki verið tilkynnt til Þjóðskjalasafns Íslands og því ekki hægt að heimila grisjun á skjölunum með þeim rökum þau séu varðveitt rafrænt. Ekki er hægt ganga úr skugga um að skjölin varðveitist rafrænt til frambúðar. Á meðan hátturinn er þessi þá eru löggæslustofnanir í pappírsskjalavörslu |
| 1905159 | 03.06.2019 | Lögreglustjórinn á Suðurnesjum | Afrit - frumrit hjá annarri stofnun | Tollafgreiðsla 2000-2006 ökutækjaskráning starfsmanna varnarliðsins. Skjölin eru ljósrit af tilkynningu um eigendaskipti, afskráningu ökutækja, inn- og útflutningur á bílum starfsmanna Varnarliðsins á skjal frá Umferðarstofu og frumrit sent á Umferðarstofu og skráð í kerfi hjá þeim. |
Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum skjölum varðandi ökutækjaskráningu starfsmanna þegar hagnýtu gildi er lokið. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin eru afrit af skjölum sem eru til í skjalasafni Umferðarstofu sem er partur af Samgöngustofu. |
| 1905158 | 03.06.2019 | Lögreglustjórinn á Suðurnesjum | Fylgiskjöl bókhalds | Tollafgreiðsla / bókhald 2001-2002 - Uppgjör vegna útseldrar vinnu tollvarða. Skjölin eru uppgjör vegna útseldrar vinnu tollvarða. Reikningar voru útbúni eftir þessum skjölum. |
Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1905134 | 03.06.2019 | Menntaskólinn við Hamrahlíð | Vinnugögn |
|
Heimilað | Menntaskólinn við Hamrahlíð hefur heimild til að eyða umbeðnum skjölum sem snúa að prófatöku sem myndast frá og með árinu 2019, á sama tíma og viðkomandi prófúrlausnum er fargað. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að þessar upplýsingar hafa ekkert gildi til framtíðar. Niðurstaða úr prófi er varðveitt og er vitnisburður um að próf hafi verið þreytt og ef nemandi þreytir ekki próf þá er það fært til bókar í námsferli. |
| 1905234 | 21.05.2019 | Sjúkrahúsið Akureyri | Sjúkragögn | Um er að ræða afrit af eyðublaði sem segir til um innlögn sjúklinga og eru til upplýsingar fyrir starfsfólk sjúkrahússins. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum eyðublöðum þegar hagnýtu gildi er lokið | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að upplýsingarnar úr eyðublaðinu eru varðveitt í sjúkraskrá einstaklings. |
| 1905233 | 21.05.2019 | Sjúkrahúsið Akureyri | Sjúkragögn | Röntgenmyndir eru teknar til að meta ástand sjúklings og til að sjúkdómsgreina, sjá hvernig sjúkdómur þróast eða hvort mein af einhverju tagi er til staðar. Röntgenlæknir les úr myndunum og skráir úrlestur í sjúkraskrá sjúklings. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum sjúkragögnum þegar tíu ár eru liðin frá myndun þeirra. | Varðveita skal sem sýnishorn eina öskju af röntgenmyndum sem spanna tímabilið. | Forsenda ákvörðunarinnar er að upplýsingarnar sem koma úr rannsókninni sem röntgenmyndin á við er varðveitt í sjúkraskrá einstaklingsins og myndirnar eru ekki nýtanlegar í samanburði í komandi rannsóknum. |
| 1905032 | 22.05.2019 | Útlendingastofnun | Fylgiskjöl bókhalds | Gögnin sem óskað er eftir að grisja eru bókhaldsgögn frá 2011 og áfram. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1904235 | 21.05.2019 | Sjúkrahúsið Akureyri | Vinnugögn | Útprentanir úr tímaskráningarkerfi, H-laun, starfsmenn (læknar, hjúkrunarfræðingar, sjúkraliðar) prentuðu út vinnutíma sinn í hverjum mánuði, fengu undirskrift yfirmanns sem staðfestingu og var eyðublaðið svo sent til launafulltrúa sem notaði skýrsluna til að reikna út laun, orlofstíma og annað tengt launum. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum þegar hagnýtu gildi er lokið | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1904228 | 22.05.2019 | Kvikmyndasafn Íslands | Fylgiskjöl bókhalds | Um er að ræða afrit reikninga sem Kvikmyndasafn Íslands sendir frá sér. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1904227 | 21.05.2019 | Þjóðskjalasafn Íslands - Skrifstofa rannsóknastofnana atvinnuvegarins | Fylgiskjöl bókhalds | Um er að ræða fylgiskjöl bókhalds í fjórum afhendingum, 1997/14, 2000/7, 2004/57 og 2014/119. Skjölin urðu til við umsjón SRA á bókhaldi þeirra stofnana 2008. bil það um til 1978 árinu frá hana undir heyrðu sem sjóða og | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1904226 | 21.05.2019 | Þjóðskjalasafn Íslands - Þórður Eydal Magnússon tannlæknir | Sjúkragögn | Skjölin sem um ræðir eru tannmót sem eru tekin af tönnum þeirra sem voru í tannréttingarmeðferð. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum tannmótum. | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að um skjöl er að ræða sem hafa ekkert upplýsingagildi. |
| 1904193 | 21.05.2019 | Rannsóknamiðstöð Íslands (Rannís) | Vinnugögn | Um er að ræða fyrirspurnir til Upplýsingastofu um nám erlendis hjá Rannís. Fyrirspurnirnar berast í tölvupósti, munnlega (heimsókn á skrifstofu Rannís) og í gegnum síma. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum þegar hagnýtu gildi er lokið | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að um skjöl er að ræða sem hafa ekkert upplýsingagildi. |
| 1904037 | 11.04.2019 | Menntaskólinn við Hamrahlíð | Fylgiskjöl bókhalds | Bókhaldsskjöl Menntaskólans við Hamrahlíð. Bókhald skólans, mötuneytis kennara, mötuneytis nemenda og bóksölu nemenda og þau fylgiskjöl sem bókhaldinu fylgja. Fylgiskjölin sem við fundum voru þessi: Reikningar, kvittanir, yfirlit bankareikninga, útprentaðir hreyfingarlistar bunka (raðað fremst í bunka hvers mánaðar), launagögn - yfirvinnuseðlar (sem starfsmenn hafa útfyllt og skilað til rektors með tilfallandi yfirvinnutímum) og á sama stað afrit ráðningarsamninga stundakennara og einstaka frumritráðningarsamninga sem gerðir hafa verið við nemendur um vinnu á bókasafni, útprentaðir listar úr bókhaldskerfi Oracle - svokallaðir GL-listar - virðast vera listar yfir hreyfingar í bókhaldi, útprentaðir greiðsluyfirlitslistar frá ríkisbókhaldi. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi. Tekið skal fram að ráðningarsamningar sem minnst er á í tölvupóst dags. 11. apríl 2019 telst ekki til bókhaldsskjala og gildir heimildin því ekki um þau skjöl. |
| 1903229 | 03.04.2019 | Lánasjóður íslenskra námsmanna | Vinnugögn | Tölvupóstur almenns eðlis. Almennur tölvupóstur. Stofnuninni berst nokkuð af tölvupósti sem er almenns eðlis, s.s. um opnunartíma, símanúmer, netföng eða mjög almennar fyrirspurnir um reglur sjóðsins. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum þegar hagnýtu gildi er lokið | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að um hreinsun er að ræða úr tölvupósthólfi starfsmanna þar sem tölvupóstar sem varða mál eru varðveitt í málasafni aðilans. |
| 1903137 | 02.04.2019 | Ríkisendurskoðun | Vinnugögn | AC málasafn, ársreikningar. Ársreikningar verða til við fjárhagsendurskoðun hjá Ríkisendurskoðun, en henni lýkur alla jafna með áritun ríkisendurskoðanda á ársreikninga. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum þegar vörsluútgáfa hefur verið afhent ÞÍ og samþykkt. | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að rafrænt skjalavörslukerfi Ríkisendurskoðunar hefur verið tilkynnt og samþykkt af Þjóðskjalasafni Íslands og mun það koma í vörsluútgáfu til varðveislu hjá ÞÍ. |
| 1903125 | 02.04.2019 | Akureyrarbær | Vinnugögn | Slökkvilið Akureyrar - Byggingarteikningar vegna eldvarnareftirlits. Um er að ræða afrit af byggingarteikningum sem aðilar máls, t.d. eigendur, verktakar og byggingafulltrúar hafa sent inn til að fá umsögn slökkviliðs á brunavörnum. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum tíu árum eftir að þau myndast. | Varðveittar sem sýnishorn teikningar af ákveðnum húsum sem lagt var til af Akureyrarbæ | Forsenda ákvörðunarinnar er að lokaútgáfa teikninganna er varðveitt varanlega hjá viðeigandi embættum og mætti líta á þetta sem vinnugögn sem hafa tímabundið upplýsingagildi. |
| 1903103 | 05.04.2019 | Lyfjastofnun | Vinnugögn, Sjúkragögn | Undanþágulyfseðlar. Um er að ræða lyfseðla vegna lyfseðilsskyldra lyfja sem hafa ekki markaðsleyfi hér á landi, eða hafa markaðsleyfi en eru ekki markaðssett hér á landi. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum tveimur árum eftir að þau myndast. | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að upplýsingar um lyfjagjafir einstaklinga er skráð í sjúkraskrána sem er varðveitt til frambúðar. Að auki er um afrit er að ræað þar sem frumritið er varðveitt hjá öðrum aðilum. |
| 1903102 | 02.04.2019 | Verzlunarskóli Íslands | Prófúrlausnir og verkefni | Úrlausnir prófa. Hjá Verzlunarskóla Íslands eru lögð fyrir nemendur próf tvisvar á ári, þ.e. á haustönn og vorönn. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum prófúrlausnum tveimur árum eftir að þau myndast. | Varðveita skal sem sýnishorn próf sem leyst voru af nemendum með upphafsstafinn A á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að prófúrlausnir eru skjöl sem hafa tímabundið upplýsingagildi. |
| 1903069 | 02.04.2019 | Hagstofa Íslands | Fylgiskjöl bókhalds | Bókhaldsgögn. Útgefnir reikingar og mótteknir ásamt öðrum bókhaldsgögnum | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1902167 | 02.04.2019 | Skattrannsóknarstjóri ríkisins | Vinnugögn | Úrskurðir og dómar, afrit. Afrit af úrskurðum annars stjórnvalds. Skattrannsóknarstjóri sendir niðurstöður rannsókna sinna til Ríkisskattstjóra, Yfirskattanefndar eða Hérðassaksóknar eftir því sem við á hverju sinni. Þegar niðurstöður í þeim málum liggja fyrir senda þessir aðilar afrit af niðurstöðunum, þ.e. endurálagningu skatts Ríkisskattstjóra, úrskurði yfirskattanefndar og dómar dómstóla til skattrannsóknarstjóra til upplýsinga. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum þegar hagnýtu gildi er lokið | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að um vinnugögn er að ræða sem send eru aðilanum til upplýsingar og ekkert er unnið með skjölin. |
| 1902166 | 02.04.2019 | Skattrannsóknarstjóri ríkisins | Fylgiskjöl bókhalds | Bókhaldsgögn Nær öll bókhaldsgögn í rannsóknarmálum (gögn um fjármál, bankareikingar, skattframtöl, kretitkortareikingar ofl) berast rafrænt og eru skönnuð inn í málakerfið. Í nokkrum tilfellum hafa komið gögn á pappír (ljósrit) sem ekki hafa borist við hefðbundna gagnaöflun, t.d. í andmælum við úrskurðum eða við húsleitir._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1902163 | 02.04.2019 | Skattrannsóknarstjóri ríkisins | Vinnugögn | Vinnugögn. Vinnugögnin eru nokkurs konar eyðublöð þar sem sett eru fram tilmæli, ábendingar og loks ákvörðum eða um er að ræða kvittanir fyrir mætingu í yfirheyrslu og móttöku gagna. Þessi eyðublöð ganga á milli starfsmanna og stjórnenda (yfirleitt undirmanna og yfirmanna) þar til ákvörðun hefur verið tekin, en þá eru þau skönnuð inn á málið. Niðurstöður á þessum vinnugögnum fá alltaf staðfestingu með öðrum og formlegum hætti, t.d. formlegri skýrslu, opinberri tilkynningu til viðkomandi aðila að rannsókn á málum viðkomandi hafi verið hafin eða henni hætt, þannig að þau hafa einungis tímabundið gildi._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum þegar hagnýtu gildi er lokið | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að Oracle rafrænt skjalavörslukerfi Skattrannsóknarstjóra hefur verið samþykkt sem rafrænt gagnakerfi og er á leið til safnsins í vörsluútgáfu. Því er talið óhætt að eyða umræddum skjölum þegar hagnýtu gildi er lokið. |
| 1902159 | 02.04.2019 | Veðurstofa Íslands | Vinnugögn | Málasafn - Jólakort. Jólakort sem berast frá stofnunum og fyrirtækjum innan lands sem og utan. Þau eru send til okkar af því að við eigum í viðskiptum/samvinnu við þau._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum þegar hagnýtu gildi er lokið | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að þessi skjöl eiga ekki við um úrlausn verkefna afhendingarskylda aðilans. |
| 1902148 | 02.04.2019 | Heilbrigðisstofnun Suðurnesja | Fylgiskjöl bókhalds | Bókhaldsgögn. Um er að ræða hefðbundin bókhaldgögn, þar með talið færslur á bankareikningum (millifærslur), útsenda reikninga, reikninga frá birgjum (innkaupareikningar), sjóðsuppgjör, vsk uppgjör og verktakareikninga. Gögnin eru til komin vegna almenns rekstrar og tengjast fjármálum stofnunarinnar._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1902138 | 02.04.2019 | Þjóðskjalasafn Íslands | Vinnugögn | Afrit á pappírsformi af útsendum gögnum vegna afgreiðslu á fyrirspurnum. Í sumum tilvikum þurfa málsaðilar staðfest afrit á pappír en í öðrum tilvikum aðeins skannað afrit sem þeir fá sent með tölvupósti. Þegar afgreiðsla þessara erinda er með rafrænum hætti verður eftir pappírsafrit af útsendu erindi sem einnig er afrit af safnkosti safnsins. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum þegar hagnýtu gildi er lokið | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin sem um ræðir eru afrit af safnkosti Þjóðskjalasafns Íslands og eru þau varðveitt rafrænt í skjalavörslukerfi ÞÍ sem hefur verið samþykkt til rafrænnar varðveislu. |
| 1902126 | 02.04.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Fylgiskjöl bókhalds | Bókhaldsgögn. Um er að ræða bókhaldsgögn og fylgiskjöl frá árinu 1997-2012. Þetta eru frumrit reikninga sem greiddir hafa verið af stofnuninni afrit reikninga sem að stofnunin hefur sent. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1902125 | 02.04.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Sjúkragögn | Framkallaðar röntgenfilmur. Um er að ræða röntgenmyndir sem teknar voru á árunum 1976 -2004 í þeim tilgangi að finna breytingar og greina sjúkdóma._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum sjúkragögnum þegar tíu ár eru liðin frá myndun þeirra. | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að upplýsingarnar sem koma úr rannsókninni sem röntgenmyndin á við er varðveitt í sjúkraskrá einstaklingsins og myndirnar eru ekki nýtanlegar í samanburði í komandi rannsóknum. |
| 1902103 | 02.04.2019 | Orkubú Vestfjarða ohf. | Afrit bréfa | Lokanir veitu; rafmagn og hiti. Um er að ræða útsend bréf til viðskiptavina þar sem bent er á að lokun á rafmagni/heitu vatni sé fyrirhuguð einhvern tiltekinn dag vegna vanskila orkukaupanda. Hlutverk skjalanna er að upplýsa viðskiptavini um vanskil og afleiðingar þeirra._x0000_ | Synjað | Á ekki við. | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að skjölin snúa að verkefnum afhendingarskylda aðilans að ræða og því ættu afrit af útsendum bréfum þeirra að vera varðveitt í málasafni aðilans. Skjalavörslukerfi þeirra hefur ekki verið tilkynnt og því ekki hægt að heimila grisjun á skjölunum vegna þess að skjölin verði varðveitt rafrænt. |
| 1902021 | 22.02.2019 | Landsbanki Íslands | Vinnugögn | Tölvupóstur. Um ræðir tölvupóst (rafræn samskipti) við innri og ytri aðila, þ.e. starfsmenn bankans, opinbera aðila og viðskiptavini. Ef tölvupóstur tengist máli sem er í vinnslu hjá starfsmanni skal hann vistaður með málinu, óháð því hvaða kerfi er notað. Gildir það einu hvort um er að ræða innkominn tölvupóst eða útsendan. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum þegar tíu ár eru liðin frá myndun þeirra. | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að um hreinsun er að ræða úr tölvupósthólfi starfsmanna þar sem tölvupóstar sem varða mál eru varðveitt í skipulögðum kerfum. |
| 1902010 | 22.02.2019 | Sveitarfélagið Skagafjörður | Fylgiskjöl bókhalds Vinnugögn | Tímaskráninga starfsmanna. Skjölin eru tímaskráningar starfsmanna sveitarfélagsins, inn- og útskráningar í gagnagrunninn Tímon. Skjölin eru notuð til útreikninga launa og til að halda saman orlofs- og veikindadögum. Búið er að flytja upplýsingar í nýjan gagnagrunn þannig að hagnýtu gildi skjalanna er lokið._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll fylgiskjöl frá apríl, ágúst og desember fyrir ár sem enda á 0 og 5. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1901208 | 22.02.2019 | Þjóðskjalasafn Íslands vegna skjalasafns Læknavaktarinnar | Fylgiskjöl bókhalds | Skjalasafn Læknavaktarinnar, fylgiskjöl bókhalds. Skjölin eru fylgiskjöl bókhalds úr skjalasafni Læknavaktarinnar. Um er að ræða kvittanir fyrir þjónustu á heilsugæslu. Kvittanirnar eru afrit úr þrítriti, þó eru einhvern dæmi um frumrit inn á milli. Kvittanirnar eru allar frá árinu 1998._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll fylgiskjöl frá apríl, ágúst og desember fyrir ár sem enda á 0 og 5. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1901207 | 19.02.2019 | Byggðastofnun | Fylgiskjöl bókhalds | Fylgiskjöl bókhalds fyrir árið 2012. Um er að ræða reikninga sem stofnunin fær, kvittanir fyrir greiðslu þeirra og almenn bókhaldsgögn tengd rekstri Byggðastofnunar auk bókhaldsgagna vegna lána sem stofnunin veitir og lána sem stofnunin tekur í eigin nafni._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll fylgiskjöl frá apríl, ágúst og desember fyrir ár sem enda á 0 og 5. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1901203 | 22.02.2019 | Landsbanki Íslands | Vinnugögn | Hljóðrituð símtöl Hljóðritun símtala er ætlað að tryggja öryggi starfsmanna og viðskiptavina Landsbankans m.a. til að sannreyna fyrirmæli og forsendur viðskipta._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum þegar 90 dagar eru liðnir frá myndun þeirra. | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að símtölin sem um ræðir kallar ekki á úrlausn af hálfu bankans en þau sem gera það verða að máli í málasafni bankans. Því er upplýsingagildið lítið í þeim símtölum sem um ræðir. |
| 1901199 | 22.02.2019 | Þróunarfélag Keflavíkurflugvallar | Vinnugögn | Verkbeiðnir - Verkfræðideild Varnarliðsins Verkbeiðnirnar sem um ræðir urðu til hjá verkfræðideild Varnarliðsins og segja til um viðgerðir á byggingum, stórar sem smáar, allt frá því að skipta um peru í ljósastæði í það að endurnýja þök eða malbika bílaplön. Þessar verkbeiðnir eru frá árunum 1964-2006. Til eru spjaldskrár sem notaðar voru til ca. ársins 2002 og gefa yfirlit yfir verk sem unnin voru á hverri byggingu fyrir sig en eftir það er ekki hægt að styðjast við hana varðandi leit að verknúmerum í skjalaskápunum. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum þegar hagnýtu gildi er lokið | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að beiðnirnar eru skjöl sem hafa tímabundið gildi ásamt því að spjaldskrá sem inniheldur upplýsingar um verkin sem unnin voru verður varðveitt. |
| 1901198 | 22.02.2019 | Þróunarfélag Keflavíkurflugvallar | Vinnugögn | Teikningar - Verkfræðideild Varnarliðsins Teikningarnar sem um ræðir eru af byggingum á fyrrum varnarliðssvæðinu, sem nú heitir Ásbrú og er í dag eitt hverfi Reykjanesbæjar. Teikningarnar hafa ekki talist haldbærar teikningar til að styðjast við auk sem þær voru allar skannaðar inn af Gagnavörslunni ehf. á árunum 2007-2009 og eru skráðar inn í svokallað GIS kerfi sem Varnarliðið skildi eftir og er í vörslu Þróunarfélagsins og Reykjanesbæjar í dag. Þær eru því allar til á rafrænu formi og hafa þar af leiðandi ekkert hlutverk. Því er ekki talin ástæða til að varðveita teikningarnar á pappírsformi til frambúðar. GIS kerfið hefur verið aðalgagnagrunnur Þróunarfélagsins til að hafa uppi á teikningum af svæðinu. Auk þess eru til fisjur af þessum teikningum sem eru flokkaðar í þrjá viðarkassa eftir byggingum á svæðinu. | Synjað | Á ekki við. | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að rafræn varðveisla teikninganna er ekki tryggð. Þróunarfélag Keflavíkurflugvallar ehf. - Kadeco getur sótt um grisjun á gögnunum að nýju þegar rafrænt gagnakerfi sem inniheldur skönnuð eintök af teikningunum hefur verið tilkynnt og samþykkt af Þjóðskjalasafni. |
| 1901191 | 22.02.2019 | Háskólinn á Bifröst | Fylgiskjöl bókhalds | Fylgiskjöl bókhalds. Bókhaldsgögn á prentuðu formi, svo sem reikningar, greiðsluseðlar og önnur fylgiskjöl bókhaldsins. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll fylgiskjöl frá apríl, ágúst og desember fyrir ár sem enda á 0 og 5. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1901058 | 22.02.2019 | Keilir, miðstöð vísinda, fræða og atvinnulífs | Fylgiskjöl bókhalds | Fylgiskjöl bókhalds. Reikningar (frumrit/afrit), kvittanir og lista ýmis konar | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll fylgiskjöl frá apríl, ágúst og desember fyrir ár sem enda á 0 og 5. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 0905054 | 22.05.2019 | Háskólinn á Akureyri | Fylgiskjöl bókhalds | Bókhaldsgögn Háskólans á Akureyri. Fylgiskjöl, ferðabeiðnir, reikningsyfirlit úr banka og afstemmingar, útsendir og mótteknir reikningar, greiðslustaðfestingar úr banka. Sjóðsbækur og ávísanahefti ef um það er að ræða. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |