Grisjunarbeiðnir verða afgreiddar hið minnsta á tveggja vikna fresti og oftar ef aðstæður kalla á það. Þar sem grisjunarráð hefur verið lagt niður verða afgreiðslur grisjunarbeiðna ekki lengur birtar í fundargerðum heldur í sérstökum lista yfir grisjunarheimildir og forsendur ákvörðunar og sjá má hér að neðan.
| Máls-númer | Dags. afgreiðslu | Heiti afhendingar-skylds aðila | Tegund gagna | Gögn sem beðið er um að fá að grisja | Nidur-staða | Grisjunar-heimild | Sýnishorna-taka | Forsenda ákvörðunarinnar |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1908004 | 21.08.2019 | Sveitarfélagið Garðabær | Vinnugögn | Leikskólinn Hæðarból - Óskir foreldra um sumarleyfi barna sinna í leikskóla | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum óskum um sumarleyfi þegar hagnýtu gildi er lokið. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um vinnugögn er að ræða þar sem upplýsingarnar eru varðveittar annars staðar. Því er lagt til að heimilt verði að eyða skjölunum þegar hagnýtu gildi er lokið. |
| 1908003 | 21.08.2019 | Sveitarfélagið Garðabær | Vinnugögn | Leikskólinn Hæðarból - Óskir starfsmanna um sumarleyfi | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum óskum um sumarleyfi þegar hagnýtu gildi er lokið. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um vinnugögn er að ræða þar sem upplýsingarnar eru varðveittar annars staðar. Því er lagt til að heimilt verði að eyða skjölunum þegar hagnýtu gildi er lokið. |
| 1907205 | 15.08.2019 | Reykjanesbær | Fylgiskjöl umsókna | Skattagögn einstaklinga vegna þjónustu hjá sveitarfélaginu. Skattagögn (framtöl) einstaklinga sem borist hafa vegna ýmissar þjónustu hjá sveitarfélaginu t.a.m. fjárhagsaðstoð, húsaleigubætur, sérstakan húsnæðisstuning o. fl._x0000_ |
Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum skattagögnum sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll skattagögn frá árum sem enda á 0 | Forsenda ákvörðunarinnar er að um vinnugögn er að ræða þar sem upplýsingarnar er að finna hjá Ríkisskattstjóra. |
| 1907159 | 16.08.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Umsóknir | Heilbrigðisstofnun Norðurlands á Blönduósi - Starfsmannamál 1984-2013 Atvinnuumsóknir |
Synjað | Á ekki við | Á ekki við | Grisjun atvinnuumsókna í opinbert starf getur brotið gegn rétti aðila máls til aðgangs að gögnum máls skv. stjórnsýslulögum nr. 37/1993. |
| 1907158 | 15.08.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Vinnugögn | Heilbrigðisstofnun Norðurlands á Blönduósi - Starfsmannamál 1984-2013 Vinnuplön Fjarvistir starfsmanna |
Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1907155 | 15.08.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Fylgiskjöl bókhalds | Launagögn: Vinnuskýrslur Launaútreikningar Afrit af launaseðlum |
Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1907024 | 15.08.2019 | Lögreglustjórinn á Suðurnesjum | Vinnugögn | Skýrslubækur umferðarmála. Skölin eru skýrslubækur umferðarmála. Um er að ræða skýrslubækur lögreglubíla sem fylltar eru út á vettvangi og unnið eftir í lögreglukerfi ríkisins, LÖKE. Í skýrslubókunum er eftir eyðublað 3.3 en frumrit fer í málaskrá og afrit 2 fær kærði. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum skýrslubókum umferðarmála sem myndast hafa á tímabilinu 2016 til 2019, þegar hagnýtu gildi er lokið | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um afrit er að ræða og frumrit varðveitt í málasafni lögreglunnar. |
| 1906151 | 28.06.2019 | Verzlunarskóli Íslands | Fylgiskjöl bókhalds | Bókhaldsgögn, Bókhaldsgögn s.s. gögn um millifærslur, greiðslu reikningar o.fl._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1906100 | 15.08.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Trúnaðarmál | Heilbrigðisstofnun Norðurlands á Blönduósi - Fundargerðir, dagbækur hjúkrunarfræðinga (rapport) Dagbækur sem eru handskrifaðar og innihalda rapport/stöðu á vaktaskiptum hverju sinni_x0000_ |
Synjað | Á ekki við | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að dagbækurnar eru frumheimildir og vitnisburður um grunnþætti í starfi og þjónustu sveitarfélagsins og hafa þess vegna heimildagildi. Að auki geta bækurnar innihaldið upplýsingar sem snerta réttindi starfsmanna og/eða vistmanna sambýlanna og ber því að varðveita þær |
| 1906099 | 15.08.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Sjúkragögn | Heilbrigðisstofnun Norðurlands Blönduósi - Sjúkraskrár, afrit af rannsóknarsvörum Rannsóknarsvör sem búið er að skrá í journala viðkomandi sjúklings_x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum sjúkraskrárgögnum sem eru afrit af rannsóknarsvörum sem myndast hafa á tímabilinu 1998 til 2006 | Á ekki við | Forsenda ákvörðunar er sú að gögnin eru einnig vistuð í sjúkraskrá viðkomandi sjúklings. |
| 1906098 | 15.08.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Vinnugögn | Heilbrigðisstofnun Norðurlands á Blönduósi - Starfsmannagögn. Á vegum Geislavarna ríkisins – aflestur af tæki v/röntgengeislunar starfsmanna/læknum. Niðurstöður mælinga. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum skjölum sem innihalda aflestur af tækjum vegna röntgengeislunar. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að gögnin hafa tímabundið gildi fyrir Heilbrigðisstofnun Norðurlands auk þess sem Geislavarnir ríkisins varðveita upplýsingarnar. |
| 1906097 | 28.06.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Fylgiskjöl bókhalds | Heilbrigðisstofnun Norðurlands á Blönduósi - Bókhaldsgögn: Almenn bókhaldsgögn frá 1988-2011, bankaafstemmingar, dagbókarfærslur, eignarskrár – ljósrit af reikningum, yfirlit frá birgjum, uppgjör á VSK, bankayfirlit (þarf að fá beiðnina rafrænt til að sjá hvort það sé eitthvað meira)._x0000_ |
Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1906096 | 28.06.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Sjúkragögn | Heilbrigðisstofnun Norðurlands á Blönduósi - Innlagnir, útskriftir, legudagar og fæðingarskráning | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum skjölum um innlagnir, útskriftir, legudagar og fæðingarskráningar þegar hagnýtu gildi er lokið. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að upplýsingarnar úr eyðublöðunum eru varðveittar í sjúkraskrá einstaklings. |
| 1906067 | 28.06.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Fylgiskjöl bókhalds | Fylgiskjöl bókhalds Heilbrigðisstofnunar Þingeyinga 2005-2012. Um er að ræða fylgiskjöl sem eru eldri en 7 ára svo og handskrifaðar vinnuskýrslur og upplýsingar vegna launavinnslu – aðrar en ráðningarsamninga og tilkynningar um breytingar í starfi. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1905207 | 28.05.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Fylgiskjöl bókhalds | Heilbrigðisstofnun Siglufjarðar - Bókhaldsgögn. Almenn bókhaldsgögn, launagögn sem innihalda vinnuskýrslur og aðrar bókhaldslegar upplýsingar um starfsfólk og kvittanir og bókhaldsgögn yfir komugjöld og aðrar greiðslur á heilbrigðisþjónustu og uppgjör. |
Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1905206 | 28.05.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Fylgiskjöl bókhalds | Heilbrigðisstofnun Fjallabyggðar - Bókhaldsgögn. Almenn bókhaldsgögn, launagögn sem innihalda vinnuskýrslur og aðrar bókhaldslegar upplýsingar um starfsfólk og kvittanir og bókhaldsgögn yfir komugjöld og aðrar greiðslur á heilbrigðisþjónustu og uppgjör. |
Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1905205 | 03.06.2019 | Lyfjastofnun | Vinnugögn | Eftirritunarskyldir lyfseðlar. Eftirritunarskyldir lyfseðlar verða til þegar læknar ávísa eftirritunarskyldum lyfjum á sjúkling. |
Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum eftirritunarskyldum lyfseðlum þegar tvö ár eru liðin frá tilurð þeirra. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um skjöl er að ræða sem hafa ekkert upplýsingagildi tveimur árum eftir tilurð þeirra. |
| 1905194 | 28.05.2019 | Veðurstofa Íslands | Fylgiskjöl bókhalds | Fylgiskjöl bókhalds. Um er að ræða fylgigögn bókhalds, þ.e. kvittanir ýmiskonar, reikningsyfirlit frá bönkum og reikningar frá fyrirtækjum og stofnunum. Þessi fylgigögn tengjast bæði almennum rekstri stofnunarinnar og samstarfsverkefnum. |
Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1905182 | 03.06.2019 | Akureyrarbær | Vinnugögn | Eyðublöð með SMT skráningum í leikskólum Akureyrarbæjar | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum eyðublöðum með SMT skráningu þegar fimm ár eru liðin frá myndun þeirra. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um skjöl er að ræða þar sem upplýsingarnar sem eyðublaðið geymir er að finna í úrbótaáætlunum og fundargerðum lausnarteyma hjá leikskólum Akureyrarbæjar |
| 1905181 | 03.06.2019 | Akureyrarbær | Sjúkragögn | Slökkvilið Akureyrar - Afrit af skýrslum um sjúkraflutninga. Um er að ræða afrit skýrslum um sjúkraflutninga. Skýrslunar voru skráðar á eyðublöð frá Heilbrigðis- og tryggingamálaráðuneytinu á árabilinu 1998-2005. |
Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum afritum af skýrslum um sjúkraflutninga þegar skjölin hafa náð 10 ára aldri. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um afrit af skjölum er að ræða þar sem frumritin eru varðveitt hjá landlækni og í sjúkraskrám einstaklinga. |
| 1905169 | 15.08.2019 | Lögreglustjórinn á Suðurnesjum | Vinnugögn | Ljósrit af vegabréfum og farmiðum. Skjölin eru ljósrit af vegabréfum og farmiðum ferðamanna sem talin var þörf á að kanna betur. Handskrifað er á skjölin dagsetning og komutími, flugnúmer, hvaðan ferðamaður kom og tilefni ferðar. |
Heimilað | Heimilt að eyða umbeðnum ljósritum af vegabréfum og farmiðum. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að um vinnugögn er að ræða þar sem upplýsingarnar eru varðveittar annarsstaðar og þau atvik sem verða að málum eru varðveitt í málasafni. |
| 1905168 | 03.06.2019 | Lögreglustjórinn á Suðurnesjum | Vinnugögn | Útprentun á dagbók. Skjölin eru útprentun á dagbók úr lögreglukerfi Ríkisins (LÖKE). Skrárnar eru yfirlit yfir eftirlit lögreglu eftir vöktum. | Synjað | Á ekki við | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að LÖKE hefur enn ekki verið tilkynnt til Þjóðskjalasafns Íslands og því ekki hægt að heimila grisjun á skjölunum með þeim rökum þau séu varðveitt rafrænt. Ekki er hægt ganga úr skugga um að skjölin varðveitist rafrænt til frambúðar. Á meðan hátturinn er þessi þá eru löggæslustofnanir í pappírsskjalavörslu |
| 1905159 | 03.06.2019 | Lögreglustjórinn á Suðurnesjum | Afrit - frumrit hjá annarri stofnun | Tollafgreiðsla 2000-2006 ökutækjaskráning starfsmanna varnarliðsins. Skjölin eru ljósrit af tilkynningu um eigendaskipti, afskráningu ökutækja, inn- og útflutningur á bílum starfsmanna Varnarliðsins á skjal frá Umferðarstofu og frumrit sent á Umferðarstofu og skráð í kerfi hjá þeim. |
Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum skjölum varðandi ökutækjaskráningu starfsmanna þegar hagnýtu gildi er lokið. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin eru afrit af skjölum sem eru til í skjalasafni Umferðarstofu sem er partur af Samgöngustofu. |
| 1905158 | 03.06.2019 | Lögreglustjórinn á Suðurnesjum | Fylgiskjöl bókhalds | Tollafgreiðsla / bókhald 2001-2002 - Uppgjör vegna útseldrar vinnu tollvarða. Skjölin eru uppgjör vegna útseldrar vinnu tollvarða. Reikningar voru útbúni eftir þessum skjölum. |
Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1905134 | 03.06.2019 | Menntaskólinn við Hamrahlíð | Vinnugögn |
|
Heimilað | Menntaskólinn við Hamrahlíð hefur heimild til að eyða umbeðnum skjölum sem snúa að prófatöku sem myndast frá og með árinu 2019, á sama tíma og viðkomandi prófúrlausnum er fargað. | Á ekki við | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að þessar upplýsingar hafa ekkert gildi til framtíðar. Niðurstaða úr prófi er varðveitt og er vitnisburður um að próf hafi verið þreytt og ef nemandi þreytir ekki próf þá er það fært til bókar í námsferli. |
| 1905234 | 21.05.2019 | Sjúkrahúsið Akureyri | Sjúkragögn | Um er að ræða afrit af eyðublaði sem segir til um innlögn sjúklinga og eru til upplýsingar fyrir starfsfólk sjúkrahússins. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum eyðublöðum þegar hagnýtu gildi er lokið | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að upplýsingarnar úr eyðublaðinu eru varðveitt í sjúkraskrá einstaklings. |
| 1905233 | 21.05.2019 | Sjúkrahúsið Akureyri | Sjúkragögn | Röntgenmyndir eru teknar til að meta ástand sjúklings og til að sjúkdómsgreina, sjá hvernig sjúkdómur þróast eða hvort mein af einhverju tagi er til staðar. Röntgenlæknir les úr myndunum og skráir úrlestur í sjúkraskrá sjúklings. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum sjúkragögnum þegar tíu ár eru liðin frá myndun þeirra. | Varðveita skal sem sýnishorn eina öskju af röntgenmyndum sem spanna tímabilið. | Forsenda ákvörðunarinnar er að upplýsingarnar sem koma úr rannsókninni sem röntgenmyndin á við er varðveitt í sjúkraskrá einstaklingsins og myndirnar eru ekki nýtanlegar í samanburði í komandi rannsóknum. |
| 1905032 | 22.05.2019 | Útlendingastofnun | Fylgiskjöl bókhalds | Gögnin sem óskað er eftir að grisja eru bókhaldsgögn frá 2011 og áfram. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1904235 | 21.05.2019 | Sjúkrahúsið Akureyri | Vinnugögn | Útprentanir úr tímaskráningarkerfi, H-laun, starfsmenn (læknar, hjúkrunarfræðingar, sjúkraliðar) prentuðu út vinnutíma sinn í hverjum mánuði, fengu undirskrift yfirmanns sem staðfestingu og var eyðublaðið svo sent til launafulltrúa sem notaði skýrsluna til að reikna út laun, orlofstíma og annað tengt launum. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum þegar hagnýtu gildi er lokið | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1904228 | 22.05.2019 | Kvikmyndasafn Íslands | Fylgiskjöl bókhalds | Um er að ræða afrit reikninga sem Kvikmyndasafn Íslands sendir frá sér. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1904227 | 21.05.2019 | Þjóðskjalasafn Íslands - Skrifstofa rannsóknastofnana atvinnuvegarins | Fylgiskjöl bókhalds | Um er að ræða fylgiskjöl bókhalds í fjórum afhendingum, 1997/14, 2000/7, 2004/57 og 2014/119. Skjölin urðu til við umsjón SRA á bókhaldi þeirra stofnana 2008. bil það um til 1978 árinu frá hana undir heyrðu sem sjóða og | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1904226 | 21.05.2019 | Þjóðskjalasafn Íslands - Þórður Eydal Magnússon tannlæknir | Sjúkragögn | Skjölin sem um ræðir eru tannmót sem eru tekin af tönnum þeirra sem voru í tannréttingarmeðferð. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum tannmótum. | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að um skjöl er að ræða sem hafa ekkert upplýsingagildi. |
| 1904193 | 21.05.2019 | Rannsóknamiðstöð Íslands (Rannís) | Vinnugögn | Um er að ræða fyrirspurnir til Upplýsingastofu um nám erlendis hjá Rannís. Fyrirspurnirnar berast í tölvupósti, munnlega (heimsókn á skrifstofu Rannís) og í gegnum síma. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum þegar hagnýtu gildi er lokið | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að um skjöl er að ræða sem hafa ekkert upplýsingagildi. |
| 1904037 | 11.04.2019 | Menntaskólinn við Hamrahlíð | Fylgiskjöl bókhalds | Bókhaldsskjöl Menntaskólans við Hamrahlíð. Bókhald skólans, mötuneytis kennara, mötuneytis nemenda og bóksölu nemenda og þau fylgiskjöl sem bókhaldinu fylgja. Fylgiskjölin sem við fundum voru þessi: Reikningar, kvittanir, yfirlit bankareikninga, útprentaðir hreyfingarlistar bunka (raðað fremst í bunka hvers mánaðar), launagögn - yfirvinnuseðlar (sem starfsmenn hafa útfyllt og skilað til rektors með tilfallandi yfirvinnutímum) og á sama stað afrit ráðningarsamninga stundakennara og einstaka frumritráðningarsamninga sem gerðir hafa verið við nemendur um vinnu á bókasafni, útprentaðir listar úr bókhaldskerfi Oracle - svokallaðir GL-listar - virðast vera listar yfir hreyfingar í bókhaldi, útprentaðir greiðsluyfirlitslistar frá ríkisbókhaldi. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi. Tekið skal fram að ráðningarsamningar sem minnst er á í tölvupóst dags. 11. apríl 2019 telst ekki til bókhaldsskjala og gildir heimildin því ekki um þau skjöl. |
| 1903229 | 03.04.2019 | Lánasjóður íslenskra námsmanna | Vinnugögn | Tölvupóstur almenns eðlis. Almennur tölvupóstur. Stofnuninni berst nokkuð af tölvupósti sem er almenns eðlis, s.s. um opnunartíma, símanúmer, netföng eða mjög almennar fyrirspurnir um reglur sjóðsins. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum þegar hagnýtu gildi er lokið | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að um hreinsun er að ræða úr tölvupósthólfi starfsmanna þar sem tölvupóstar sem varða mál eru varðveitt í málasafni aðilans. |
| 1903137 | 02.04.2019 | Ríkisendurskoðun | Vinnugögn | AC málasafn, ársreikningar. Ársreikningar verða til við fjárhagsendurskoðun hjá Ríkisendurskoðun, en henni lýkur alla jafna með áritun ríkisendurskoðanda á ársreikninga. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum þegar vörsluútgáfa hefur verið afhent ÞÍ og samþykkt. | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að rafrænt skjalavörslukerfi Ríkisendurskoðunar hefur verið tilkynnt og samþykkt af Þjóðskjalasafni Íslands og mun það koma í vörsluútgáfu til varðveislu hjá ÞÍ. |
| 1903125 | 02.04.2019 | Akureyrarbær | Vinnugögn | Slökkvilið Akureyrar - Byggingarteikningar vegna eldvarnareftirlits. Um er að ræða afrit af byggingarteikningum sem aðilar máls, t.d. eigendur, verktakar og byggingafulltrúar hafa sent inn til að fá umsögn slökkviliðs á brunavörnum. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum tíu árum eftir að þau myndast. | Varðveittar sem sýnishorn teikningar af ákveðnum húsum sem lagt var til af Akureyrarbæ | Forsenda ákvörðunarinnar er að lokaútgáfa teikninganna er varðveitt varanlega hjá viðeigandi embættum og mætti líta á þetta sem vinnugögn sem hafa tímabundið upplýsingagildi. |
| 1903103 | 05.04.2019 | Lyfjastofnun | Vinnugögn, Sjúkragögn | Undanþágulyfseðlar. Um er að ræða lyfseðla vegna lyfseðilsskyldra lyfja sem hafa ekki markaðsleyfi hér á landi, eða hafa markaðsleyfi en eru ekki markaðssett hér á landi. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum tveimur árum eftir að þau myndast. | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að upplýsingar um lyfjagjafir einstaklinga er skráð í sjúkraskrána sem er varðveitt til frambúðar. Að auki er um afrit er að ræað þar sem frumritið er varðveitt hjá öðrum aðilum. |
| 1903102 | 02.04.2019 | Verzlunarskóli Íslands | Prófúrlausnir og verkefni | Úrlausnir prófa. Hjá Verzlunarskóla Íslands eru lögð fyrir nemendur próf tvisvar á ári, þ.e. á haustönn og vorönn. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum prófúrlausnum tveimur árum eftir að þau myndast. | Varðveita skal sem sýnishorn próf sem leyst voru af nemendum með upphafsstafinn A á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að prófúrlausnir eru skjöl sem hafa tímabundið upplýsingagildi. |
| 1903069 | 02.04.2019 | Hagstofa Íslands | Fylgiskjöl bókhalds | Bókhaldsgögn. Útgefnir reikingar og mótteknir ásamt öðrum bókhaldsgögnum | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1902167 | 02.04.2019 | Skattrannsóknarstjóri ríkisins | Vinnugögn | Úrskurðir og dómar, afrit. Afrit af úrskurðum annars stjórnvalds. Skattrannsóknarstjóri sendir niðurstöður rannsókna sinna til Ríkisskattstjóra, Yfirskattanefndar eða Hérðassaksóknar eftir því sem við á hverju sinni. Þegar niðurstöður í þeim málum liggja fyrir senda þessir aðilar afrit af niðurstöðunum, þ.e. endurálagningu skatts Ríkisskattstjóra, úrskurði yfirskattanefndar og dómar dómstóla til skattrannsóknarstjóra til upplýsinga. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum þegar hagnýtu gildi er lokið | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að um vinnugögn er að ræða sem send eru aðilanum til upplýsingar og ekkert er unnið með skjölin. |
| 1902166 | 02.04.2019 | Skattrannsóknarstjóri ríkisins | Fylgiskjöl bókhalds | Bókhaldsgögn Nær öll bókhaldsgögn í rannsóknarmálum (gögn um fjármál, bankareikingar, skattframtöl, kretitkortareikingar ofl) berast rafrænt og eru skönnuð inn í málakerfið. Í nokkrum tilfellum hafa komið gögn á pappír (ljósrit) sem ekki hafa borist við hefðbundna gagnaöflun, t.d. í andmælum við úrskurðum eða við húsleitir._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1902163 | 02.04.2019 | Skattrannsóknarstjóri ríkisins | Vinnugögn | Vinnugögn. Vinnugögnin eru nokkurs konar eyðublöð þar sem sett eru fram tilmæli, ábendingar og loks ákvörðum eða um er að ræða kvittanir fyrir mætingu í yfirheyrslu og móttöku gagna. Þessi eyðublöð ganga á milli starfsmanna og stjórnenda (yfirleitt undirmanna og yfirmanna) þar til ákvörðun hefur verið tekin, en þá eru þau skönnuð inn á málið. Niðurstöður á þessum vinnugögnum fá alltaf staðfestingu með öðrum og formlegum hætti, t.d. formlegri skýrslu, opinberri tilkynningu til viðkomandi aðila að rannsókn á málum viðkomandi hafi verið hafin eða henni hætt, þannig að þau hafa einungis tímabundið gildi._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum þegar hagnýtu gildi er lokið | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að Oracle rafrænt skjalavörslukerfi Skattrannsóknarstjóra hefur verið samþykkt sem rafrænt gagnakerfi og er á leið til safnsins í vörsluútgáfu. Því er talið óhætt að eyða umræddum skjölum þegar hagnýtu gildi er lokið. |
| 1902159 | 02.04.2019 | Veðurstofa Íslands | Vinnugögn | Málasafn - Jólakort. Jólakort sem berast frá stofnunum og fyrirtækjum innan lands sem og utan. Þau eru send til okkar af því að við eigum í viðskiptum/samvinnu við þau._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum þegar hagnýtu gildi er lokið | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að þessi skjöl eiga ekki við um úrlausn verkefna afhendingarskylda aðilans. |
| 1902148 | 02.04.2019 | Heilbrigðisstofnun Suðurnesja | Fylgiskjöl bókhalds | Bókhaldsgögn. Um er að ræða hefðbundin bókhaldgögn, þar með talið færslur á bankareikningum (millifærslur), útsenda reikninga, reikninga frá birgjum (innkaupareikningar), sjóðsuppgjör, vsk uppgjör og verktakareikninga. Gögnin eru til komin vegna almenns rekstrar og tengjast fjármálum stofnunarinnar._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1902138 | 02.04.2019 | Þjóðskjalasafn Íslands | Vinnugögn | Afrit á pappírsformi af útsendum gögnum vegna afgreiðslu á fyrirspurnum. Í sumum tilvikum þurfa málsaðilar staðfest afrit á pappír en í öðrum tilvikum aðeins skannað afrit sem þeir fá sent með tölvupósti. Þegar afgreiðsla þessara erinda er með rafrænum hætti verður eftir pappírsafrit af útsendu erindi sem einnig er afrit af safnkosti safnsins. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum þegar hagnýtu gildi er lokið | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin sem um ræðir eru afrit af safnkosti Þjóðskjalasafns Íslands og eru þau varðveitt rafrænt í skjalavörslukerfi ÞÍ sem hefur verið samþykkt til rafrænnar varðveislu. |
| 1902126 | 02.04.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Fylgiskjöl bókhalds | Bókhaldsgögn. Um er að ræða bókhaldsgögn og fylgiskjöl frá árinu 1997-2012. Þetta eru frumrit reikninga sem greiddir hafa verið af stofnuninni afrit reikninga sem að stofnunin hefur sent. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1902125 | 02.04.2019 | Heilbrigðisstofnun Norðurlands | Sjúkragögn | Framkallaðar röntgenfilmur. Um er að ræða röntgenmyndir sem teknar voru á árunum 1976 -2004 í þeim tilgangi að finna breytingar og greina sjúkdóma._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum sjúkragögnum þegar tíu ár eru liðin frá myndun þeirra. | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að upplýsingarnar sem koma úr rannsókninni sem röntgenmyndin á við er varðveitt í sjúkraskrá einstaklingsins og myndirnar eru ekki nýtanlegar í samanburði í komandi rannsóknum. |
| 1902103 | 02.04.2019 | Orkubú Vestfjarða ohf. | Afrit bréfa | Lokanir veitu; rafmagn og hiti. Um er að ræða útsend bréf til viðskiptavina þar sem bent er á að lokun á rafmagni/heitu vatni sé fyrirhuguð einhvern tiltekinn dag vegna vanskila orkukaupanda. Hlutverk skjalanna er að upplýsa viðskiptavini um vanskil og afleiðingar þeirra._x0000_ | Synjað | Á ekki við. | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er sú að skjölin snúa að verkefnum afhendingarskylda aðilans að ræða og því ættu afrit af útsendum bréfum þeirra að vera varðveitt í málasafni aðilans. Skjalavörslukerfi þeirra hefur ekki verið tilkynnt og því ekki hægt að heimila grisjun á skjölunum vegna þess að skjölin verði varðveitt rafrænt. |
| 1902021 | 22.02.2019 | Landsbanki Íslands | Vinnugögn | Tölvupóstur. Um ræðir tölvupóst (rafræn samskipti) við innri og ytri aðila, þ.e. starfsmenn bankans, opinbera aðila og viðskiptavini. Ef tölvupóstur tengist máli sem er í vinnslu hjá starfsmanni skal hann vistaður með málinu, óháð því hvaða kerfi er notað. Gildir það einu hvort um er að ræða innkominn tölvupóst eða útsendan. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum þegar tíu ár eru liðin frá myndun þeirra. | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að um hreinsun er að ræða úr tölvupósthólfi starfsmanna þar sem tölvupóstar sem varða mál eru varðveitt í skipulögðum kerfum. |
| 1902010 | 22.02.2019 | Sveitarfélagið Skagafjörður | Fylgiskjöl bókhalds Vinnugögn | Tímaskráninga starfsmanna. Skjölin eru tímaskráningar starfsmanna sveitarfélagsins, inn- og útskráningar í gagnagrunninn Tímon. Skjölin eru notuð til útreikninga launa og til að halda saman orlofs- og veikindadögum. Búið er að flytja upplýsingar í nýjan gagnagrunn þannig að hagnýtu gildi skjalanna er lokið._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll fylgiskjöl frá apríl, ágúst og desember fyrir ár sem enda á 0 og 5. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1901208 | 22.02.2019 | Þjóðskjalasafn Íslands vegna skjalasafns Læknavaktarinnar | Fylgiskjöl bókhalds | Skjalasafn Læknavaktarinnar, fylgiskjöl bókhalds. Skjölin eru fylgiskjöl bókhalds úr skjalasafni Læknavaktarinnar. Um er að ræða kvittanir fyrir þjónustu á heilsugæslu. Kvittanirnar eru afrit úr þrítriti, þó eru einhvern dæmi um frumrit inn á milli. Kvittanirnar eru allar frá árinu 1998._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll fylgiskjöl frá apríl, ágúst og desember fyrir ár sem enda á 0 og 5. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1901207 | 19.02.2019 | Byggðastofnun | Fylgiskjöl bókhalds | Fylgiskjöl bókhalds fyrir árið 2012. Um er að ræða reikninga sem stofnunin fær, kvittanir fyrir greiðslu þeirra og almenn bókhaldsgögn tengd rekstri Byggðastofnunar auk bókhaldsgagna vegna lána sem stofnunin veitir og lána sem stofnunin tekur í eigin nafni._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll fylgiskjöl frá apríl, ágúst og desember fyrir ár sem enda á 0 og 5. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1901203 | 22.02.2019 | Landsbanki Íslands | Vinnugögn | Hljóðrituð símtöl Hljóðritun símtala er ætlað að tryggja öryggi starfsmanna og viðskiptavina Landsbankans m.a. til að sannreyna fyrirmæli og forsendur viðskipta._x0000_ | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum þegar 90 dagar eru liðnir frá myndun þeirra. | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að símtölin sem um ræðir kallar ekki á úrlausn af hálfu bankans en þau sem gera það verða að máli í málasafni bankans. Því er upplýsingagildið lítið í þeim símtölum sem um ræðir. |
| 1901199 | 22.02.2019 | Þróunarfélag Keflavíkurflugvallar | Vinnugögn | Verkbeiðnir - Verkfræðideild Varnarliðsins Verkbeiðnirnar sem um ræðir urðu til hjá verkfræðideild Varnarliðsins og segja til um viðgerðir á byggingum, stórar sem smáar, allt frá því að skipta um peru í ljósastæði í það að endurnýja þök eða malbika bílaplön. Þessar verkbeiðnir eru frá árunum 1964-2006. Til eru spjaldskrár sem notaðar voru til ca. ársins 2002 og gefa yfirlit yfir verk sem unnin voru á hverri byggingu fyrir sig en eftir það er ekki hægt að styðjast við hana varðandi leit að verknúmerum í skjalaskápunum. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum vinnugögnum þegar hagnýtu gildi er lokið | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að beiðnirnar eru skjöl sem hafa tímabundið gildi ásamt því að spjaldskrá sem inniheldur upplýsingar um verkin sem unnin voru verður varðveitt. |
| 1901198 | 22.02.2019 | Þróunarfélag Keflavíkurflugvallar | Vinnugögn | Teikningar - Verkfræðideild Varnarliðsins Teikningarnar sem um ræðir eru af byggingum á fyrrum varnarliðssvæðinu, sem nú heitir Ásbrú og er í dag eitt hverfi Reykjanesbæjar. Teikningarnar hafa ekki talist haldbærar teikningar til að styðjast við auk sem þær voru allar skannaðar inn af Gagnavörslunni ehf. á árunum 2007-2009 og eru skráðar inn í svokallað GIS kerfi sem Varnarliðið skildi eftir og er í vörslu Þróunarfélagsins og Reykjanesbæjar í dag. Þær eru því allar til á rafrænu formi og hafa þar af leiðandi ekkert hlutverk. Því er ekki talin ástæða til að varðveita teikningarnar á pappírsformi til frambúðar. GIS kerfið hefur verið aðalgagnagrunnur Þróunarfélagsins til að hafa uppi á teikningum af svæðinu. Auk þess eru til fisjur af þessum teikningum sem eru flokkaðar í þrjá viðarkassa eftir byggingum á svæðinu. | Synjað | Á ekki við. | Á ekki við. | Forsenda ákvörðunarinnar er að rafræn varðveisla teikninganna er ekki tryggð. Þróunarfélag Keflavíkurflugvallar ehf. - Kadeco getur sótt um grisjun á gögnunum að nýju þegar rafrænt gagnakerfi sem inniheldur skönnuð eintök af teikningunum hefur verið tilkynnt og samþykkt af Þjóðskjalasafni. |
| 1901191 | 22.02.2019 | Háskólinn á Bifröst | Fylgiskjöl bókhalds | Fylgiskjöl bókhalds. Bókhaldsgögn á prentuðu formi, svo sem reikningar, greiðsluseðlar og önnur fylgiskjöl bókhaldsins. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll fylgiskjöl frá apríl, ágúst og desember fyrir ár sem enda á 0 og 5. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 1901058 | 22.02.2019 | Keilir, miðstöð vísinda, fræða og atvinnulífs | Fylgiskjöl bókhalds | Fylgiskjöl bókhalds. Reikningar (frumrit/afrit), kvittanir og lista ýmis konar | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn öll fylgiskjöl frá apríl, ágúst og desember fyrir ár sem enda á 0 og 5. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |
| 0905054 | 22.05.2019 | Háskólinn á Akureyri | Fylgiskjöl bókhalds | Bókhaldsgögn Háskólans á Akureyri. Fylgiskjöl, ferðabeiðnir, reikningsyfirlit úr banka og afstemmingar, útsendir og mótteknir reikningar, greiðslustaðfestingar úr banka. Sjóðsbækur og ávísanahefti ef um það er að ræða. | Heimilað | Heimilt er að eyða umbeðnum fylgiskjölum bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. | Varðveita skal sem sýnishorn fylgiskjöl bókhalds fyrir desember mánuð á árum sem enda á 0. | Forsenda ákvörðunarinnar er að skjölin innihalda upplýsingar sem eru notaðar við færslu bókhalds og hafa því tímabundið gildi |