Starfsemi

Þjóðskjalasafn er ekki safn í venjulegri merkingu þess orðs. Það á ekki einungis að varðveita skjöl til vitnis um sögu þjóðarinnar, heldur geymir það mörg skjöl sem eru virk í þeim skilningi að þau hafa eða geta haft gildi fyrir einstaklinga eða hópa. Skjöl í safninu geta fyrirvaralítið orðið hluti samtímans þegar varða um rétt manna, til dæmis í jarðamálum.

Í Þjóðskjalasafni eru nú varðveittir meira en 35 km af skjölum ef mælt er í hillulengd. 

Þjóðskjalasafn Íslands varðveitir frumgögn, sem orðið hafa til við opinbera stjórnsýslu í landinu hverju nafni sem þau nefnast. Það er ríkisskjalasafn og er öllum stofnunum ríkisins, fyrirtækjum, félögum sem njóta opinberra styrkja og öllum embættum skylt að skila til safnsins skjölum sínum sem orðin eru 30 ára gömul. Þessir aðilar eru nú um 1000 talsins. Á sama hátt er sveitarfélögum skylt að varðveita skjöl sín og afhenda þau Þjóðskjalasafni til varðveislu, nema þau reki héraðsskjalasafn sem annast þá þetta hlutverk.

Hlutverk Þjóðskjalasafns er ekki síst að tryggja öryggi þegnanna með því að geyma á tryggan hátt mikilvæg gögn sem snerta réttindi ríkis, sveitarfélaga, og þegna landsins. Oftast er um að ræða gögn sem hafa mikið réttarfarslegt gildi auk þess að vera mikilvægar sögulegar heimildir. Íslenskt samfélag tók gagngerum breytingum á 20. öldinni og heldur áfram að breytast eftir því sem tíminn líður. Það leiðir hugann að því hversu mikilvægt það er að vanda til varðveislu þeirra heimilda sem stöðugt myndast.

Þjóðskjalasafn er jafnframt rannsóknarstofnun í íslenskri sögu og skjalfræðum sem annast söfnun heimilda um sögu þjóðarinnar innan lands og utan. Safnið lætur starfsmenn sína semja skrár um skjalasöfn þau sem í safninu eru og leiðbeiningar um heimildir þær sem í safninu liggja. Rannsóknir á vegum safnsins tengjast fyrst og fremst sagnfræði, og liggur beint við að þær snúist að verulegum hluta um stjórnsýslusögu og sérstök skjalfræðileg viðfangsefni auk þess sem veita þarf ítarleg svör við fræðilegum fyrirspurnum. Til þess að ákvarðanir um skráningu eldri skjalasafna og skipuleg skil stofnana séu markvissar, og þannig sé á málum haldið að notendur safnsins geti í framtíðinni kannað feril viðkomandi stofnunar, þarf að rannsaka sögu hennar og rekja breytingar sem orðið hafa á starfseminni til þess að samhengi þeirra ákvarðana sem teknar voru á hverjum tíma sé skýrt. Þetta á að endurspeglast í skjalasafni viðkomandi aðila.

Þjóðskjalasafn annast ráðgjöf um alla opinbera skjalavörslu sem lýtur að meðferð þeirra gagna sem ekki hefur enn verið skilað. Það gefur út leiðbeiningar um skjalavörslu og gengst fyrir námskeiðum fyrir skjalaverði ráðuneyta og stofnana. Ennfremur hefur Þjóðskjalasafn annast kennslu í skjalfræði í heimspekideild Háskóla Íslands og námskeið fyrir héraðsskjalaverði. Þessir þættir starfseminnar og almenn þjónusta á sviði upplýsinga fara ört vaxandi.

Þjóðskjalasafn Íslands er eina stofnun ríkisins, utan æðstu stjórnvalda, sem nefnd er í stjórnarskránni. Það sýnir ótvírætt virðingu þjóðarinnar fyrir sögunni og kveður á um að varðveita á öruggan hátt heimildir um íslenskt samfélag og menningu.