Rafræn skjalavarsla

Reglur um rafræn opinber gögn og skil á þeim

„Reglur um rafræn opinber gögn og skil á þeim“ eru reglur um rafræn gagnakerfi afhendingarskyldra aðila. Ríkisstofnanir og sveitarfélög sem hyggjast varðveita gögn sín á rafrænu formi verða að fylgja þessum reglum, þ.m.t. að tilkynna öll rafræn kerfi þar sem varðveita á gögnin á rafrænu formi. Tilgangurinn er að tryggja örugga vörslu rafrænna gagna til framtíðar og að um gögnin séu til samræmdar upplýsingar til að auðvelda komandi kynslóðum að nota gögn frá okkar dögum. Rafræn gögn verða varðveitt á kerfisóháðum sniðum til þess að tryggja að hægt verði að lesa gögnin um alla framtíð.

Það skal tekið fram að Þjóðskjalasafn Íslands vottar ekki að ákveðin skjalavörslukerfi framleiðenda / söluaðila uppfylli framangreindar reglur. Notkun skjalavörslukerfa er heimiluð hjá hverjum skjalamyndara fyrir sig á grundvelli þeirra upplýsinga sem viðkomandi skjalamyndari gefur um notkun kerfis þegar það er tilkynnt til Þjóðskjalasafns.

Reglur

Regluverkið samanstendur af þremur reglum:

  • Reglur um samþykkt rafrænna skjalavörslukerfa

    Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um tilkynningu og samþykkt rafrænna skjalavörslukerfa afhendingarskyldra aðila (nr. 624/2010).

  • Reglur um tilkynningu rafrænna skráa og gagnagrunna

    Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um tilkynningu rafrænna skráa og gagnagrunna afhendingarskyldra aðila (nr. 625/2010).

  • Reglur um afhendingu á vörsluútgáfum gagna

    Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila (nr. 100/2014), sem tóku gildi 1. febrúar 2014.

Leiðbeiningar

Með reglunum hafa verið útbúnar leiðbeiningar og er hægt að hlaða niður leiðbeiningum fyrir hverja reglu hér að neðan. Fyrirhugað er að birta leiðbeiningar um afhendingu á vörsluútgáfu, en þær eru í vinnslu og er fyrirhugað að þær verði birtar seinni part ársins 2014.

  • Rafræn skjalavörslukerfi

    Leiðbeiningar um rafræn skjalavörslukerfi afhendingarskyldra aðila.

  • Rafrænar skrár og gagnagrunnar

    Leiðbeiningar um rafrænar skrár og gagnagrunna afhendingarskyldra aðila.

Eyðublöð og stoðskjöl :

Google hefur tilkynnt að sjálfgefið sé að NPAPI viðbótin (plug-in) sé óvirk í Chrome vafranum frá og með apríl 2015. Þess vegna er mælt með notkun Internet Explorer til að birta PDF eyðublöð ætluð til útfyllingar. Sjá nánar.

  • Eyðublað fyrir tilkynningu rafrænna skjalavörslukerfa

    Eyðublað fyrir tilkynningu rafrænna skjalavörslukerfa (337 KB).
    Ef skjalið opnast ekki í vafra, þá er gott að hlaða niður skjalinu á tölvu og opna þaðan.

  • Eyðublað fyrir tilkynningu rafrænna dagbókarkerfa og úreltra kerfa

    Eyðublað fyrir tilkynningu rafrænna dagbókarkerfa og úreltra tölvukerfa (314 KB).
    Ef skjalið opnast ekki í vafra, þá er gott að hlaða niður skjalinu á tölvu og opna þaðan.

  • Eyðublað fyrir tilkynningu rafrænna skráa og og gagnagrunna

    Eyðublað fyrir tilkynningu rafrænna skráa og gagnagrunna (93 KB).
    Ef skjalið opnast ekki í vafra, þá er gott að hlaða niður skjalinu á tölvu og opna þaðan.

  • Stoðskjal fyrir skráningu kerfa

    Stoðskjal fyrir skráningu kerfa. Hægri-smelltu á Excel táknið og veldu „Save link as...“ eða „Save target as...“ og vistaðu þannig eyðublaðið í tölvuna. Opnaðu svo Excel-skjalið þaðan til útfyllingar.

Stuttar leiðbeiningar um rafræna skjalavörslu

Tilkynning um rafræn gagnakerfi

Fyrstu tvær reglurnar snúa að því að afhendingaraðili þarf að tilkynna rafræn gagnakerfi til Þjóðskjalasafns. Með rafrænum gagnakerfum er átt við rafrænt mála- og skjalavörslukerfi eins og tilgreint í reglu 1, ásamt rafrænum skrár/gagnagrunnum samanber reglu 2 hér að ofan. Tilkynning skal berast Þjóðskjalasafni á rafrænu formi, hægt er að nálgast tilkynningareyðublöðin hér að ofan, en best er að hlaða niður eyðublöðunum og fylla þau síðan út. Útfyllt eyðublöð sendast á skjalavarsla@skjalasafn.is.

Fylgigögn tilkynningar skulu berast innan 1 mánaðar eftir að tilkynningu er skilað. Sé fylgigögnum skilað eftir þann tíma þarf að tilkynna kerfið aftur.

Fylgigögn fyrir samþykkt rafrænna skjalavörslukerfa:

  1. Lýsing á leitaraðferðum.
  2. Notkunarreglur fyrir kerfið.
  3. Tæknileg lýsing á gagnauppbyggingu kerfisins.

Ef kerfið verður ekki notað sem venslagagnagrunnur skal með tilkynningunni einnig fylgja greinargerð um hvernig hægt er að útbúa vörsluútgáfu sem venslagagnagrunn skv. gildandi reglum Þjóðskjalasafns Íslands um afhendingu vörsluútgáfu gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila.

Afhending vörsluútgáfu

Eins og kemur fram í reglunum og leiðbeiningunum ættu skil á gögnum úr rafrænum mála- og skjalavörslukerfum að fara fram á u.þ.b. 5 ára fresti, eða við lok skjalavörslutímabils. Skil á rafrænum skrám og gagnagrunnum er öðruvísi háttað og gæti afhending þarf verið á eins árs fresti, eða jafnvel að einungis væri um eina afhendingu að ræða.

Þegar afhendingaraðili hefur tilkynnt sín rafrænu gagnakerfi ákveður Þjóðskjalasafn hvenær eigi að skila rafrænum gögnum.

Nauðsynlegt er að undirbúa afhendingu vörsluútgáfu gagna vel og fara tímanlega af stað, þar sem fyrstu afhendingar geta verið tímafrekar og borið í för með sér tæknilegar áskoranir.

Afhendingarlisti

  • Afhendingarlisti

    Listi yfir þá aðila sem eiga að afhenda gagnakerfi í formi vörsluútgáfu til Þjóðskjalasafns Íslands (134 KB).

Vörsluútgáfa

Afhendingaraðili afhendir Þjóðskjalasafni vörsluútgáfu sem inniheldur gögn úr rafrænu kerfi. Vörsluútgáfan þarf að vera á stöðluðu formi sem er skilgreint í reglunni um afhendingu vörsluútgáfu. Þessi staðall er tekinn úr aðferð danska ríkisskjalasafnsins á varðveislu rafrænna gagna. Markmiðið er að taka gögnin út úr þeim kerfum sem notuð eru og setja þau á kerfisóháð form.

Það er á ábyrgð afhendingaraðila að mynda þessa vörsluútgáfu á skilgreindu formi og mun sú vinna að öllum líkindum vera framkvæmd af tæknilegum aðila, rekstraraðila viðkomandi kerfis eða því hugbúnaðarhúsi sem framleiðir hugbúnaðinn.

Danska ríkisskjalasafnið hefur þróað sérstök tól, TEA og ADA, til að prófa vörsluútgáfu og staðfesta að hún standist þær kröfur sem staðallinn setur fram. Þetta tól mun Þjóðskjalasafn prófa afhenta vörsluútgáfu með, en tólið er hægt að nálgast frá heimasíðu danska ríkisskjalasafnsins (tengill að neðan) til notkunar fyrir alla sem vinna með vörsluútgáfur.

Að auki hefur danska ríkisskjalasafnið þróað nokkur hjálpartól sem hafa sértæka virkni, til dæmis að skipta út táknum í skrám, og eru þau tól einnig aðgengileg til niðurhals.

Hjálpargögn með reglum 100/2014

  • TEA

    ADA.

  • Lesa meira um ADA

    Lesa meira um ADA á vef Statens Arkiver.

  • Gerðarlýsingar (skemu)

    Gerðarlýsingar (skemu).

  • Archive Index

    Archive Index, forrit til að búa til lyklaskrár.

  • Context Documentation Index

    Context Documentation Index, forrit til að búa til lyklaskrár.

  • GML pakki til notkunar við gerð vörsluútgáfu fyrir landupplýsingakerfi

    GML pakki til notkunar við gerð vörsluútgáfu fyrir landupplýsingakerfi.

Dæmi um vörsluútgáfur

  • Vörsluútgáfa með skjölum

    Með skjölum (t.d. mála- og skjalavörslukerfi).

  • Vörsluútgáfa án skjala

    Án skjala (t.d. gagnagrunnar, rafræn dagbókarkerfi).

  • Vörsluútgáfa án skjala

    Með skjölum og gml.

  • Vörsluútgáfa án skjala

    Með skjölum.

Tilraunaverkefni um afhendingu gagna

Framkvæmd hafa verið tvö tilraunaverkefni um flutning á gögnum úr gagnakerfi þar sem mynduð var vörsluútgáfa til afhendingar.

Fyrra verkefnið var unnið með Ríkisskattstjóra og snerist það verkefni um að taka gögn úr gagnagrunni og mynda vörsluútgáfu gagna. Þessu verkefni lauk árið 2007 og nánar um framkvæmd og niðurstöður verkefnisins má sjá í Skýrslu um tilraunaverkefni Þjóðskjalasafns og RSK.

Síðara verkefnið snerist um myndun vörsluútgáfu gagna úr mála- og skjalavörslukerfi menntamálaráðuneytisins. Því verkefni lauk árið 2009 og nánar má lesa um verkefnið og niðurstöður þess í Skýrslu um tilraunaverkefni Þjóðskjalasafns og menntamálaráðuneytisins.

  • Skýrsla um tilraunaverkefni með Ríkisskattstjóra

    Skýrsla um tilraunaverkefni með Ríkisskattstjóra.

  • Skýrsla um tilraunaverkefni með menntamálaráðuneyti

    Skýrsla um tilraunaverkefni með menntamálaráðuneyti.