Opinberir aðilar

Embætti forseta Íslands, Hæstiréttur, dómstólar, Stjórnarráðið og þær stofnanir og nefndir sem undir það heyra, svo og aðrar stofnanir ríkisins og fyrirtæki sem eru að 51% eða meira í eigu hins opinbera, sjálfseignastofnanir og sjóðir sem fara með opinber verkefni, stjórnsýsluaðilar einkaréttareðlis sem hafa vald til að taka stjórnvaldaákvarðanir skv. lögum og einkaaðilar sem sinna opinberum rekstrarverkefnum eiga skv. lögum að skila skjalasöfnum sínum til Þjóðskjalasafns. Pappírskjöl skal afhenda þegar þau eru 30 ára gömul og rafræn gögn þegar þau eru fimm ára gömul. Sveitarfélög, stofnanir, embætti og fyrirtæki á vegum þeirra eru að sama skapi afhendingarskyld og ber að afhenda héraðsskjalasöfnum sín skjöl. Sjá lög nr. 77/2014. um opinber skjalasöfn.

Frágangur skjalasafnsins þarf að vera samkvæmt kröfum Þjóðskjalasafns og að fullu lokið þegar skjöl eru afhent nema um annað sé samið sérstaklega. Mikilvægt er að kynna sér vel reglur Þjóðskjalasafns Íslands um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila áður en hafist er handa við frágangs skjalasafns. Reglurnar tóku gildi 1. janúar 2011 og gilda fyrir alla afhendingarskylda aðila skv. lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Hér má einnig nálgast leiðbeiningarrit með reglunum sem mælt er með að þeir sem sjá um frágang skjalasafns kynni sér vel. Bent er á námskeið sem haldin eru reglulega af sérfræðingum Þjóðskjalasafns og sérstaklega ætluð starfsmönnum ráðuneyta og opinberra stofnana. Sjá nánari upplýsingar um námskeið.

Með skjalaafhendingunni þurfa að fylgja ákveðnar upplýsingar um skjölin eða skjalaafhendinguna. Fyrst og fremst þarf að fylgja rafræn geymsluskrá, sem er skrá yfir skjölin í skjalasafninu sem verið er að afhenta. Aðrar upplýsingar, sem óskað er eftir að fylgi skjalaafhendingu, eru upplýsingar um skjalamyndarann og upplýsingar um skjalaflokka í skjalasafninu. Sérstök eyðublöð eru aðgengileg á vefnum.

Þrír mikilvægustu þættir við frágang og skil skjalasafna eru:

Skráning og frágangur skjala

Skráning og frágangur skjalasafna er afar mikilvægur þáttur og afgerandi fyrir aðgengi að skjölunum þegar þau eru komin á Þjóðskjalasafn. Ljóst þarf að vera í hvaða skjalaflokka safnið skiptist til að hægt sé að hefja skráningu og frágang til geymslu. Frágangur felst einkum í röðun og frágangi í arkir og kassa.

Nánari leiðbeiningar um þessi atriði er að finna í leiðbeiningarriti með reglum Þjóðskjalasafns Íslands um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila.

Grisjun skjala

Grisjun skjala þýðir að skjölum er eytt úr skjalasafni á grundvelli tiltekinna raka. Eldri skjalasöfn eru ekki grisjuð. Þetta á jafnt við um skrifuð sem prentuð skjöl. Með eldri skjalasöfnum er átt við skjöl sem orðið hafa til fyrir 1960. Yngri skjalasöfn sæta frekar grisjun en óheimilt er að grisja nema með leyfi stjórnar Þjóðskjalasafns. Sækja skal um leyfi á sérstökum eyðublöðum. Grisjun án heimildar er brot á 24. grein laga nr. 77/2014.

Nánari leiðbeiningar um þessi atriði er að finna í bæklingnum Grisjun.

Afhending skjala

Þegar stofnun, embætti eða annar afhendingarskyldur aðili vill afhenda skjöl til Þjóðskjalasafns skal hafa samband við safnið og ákveða afhendingarferlið. Hægt er að leita til starfsmanna Þjóðskjalasafns varðandi ráðgjöf og leiðbeiningar þegar unnið er að frágangi skjala. Áður en afhending fer fram er nauðsynlegt að starfsmaður Þjóðskjalasafns athugi frágang skjalasafnsins, sem og hvort umbúnaður og auðkenni gagna sé viðeigandi og hvort geymluskrá sé í lagi. Þá skal jafnframt samið um afhendingartíma. Sjá nánar Afhendingar.