Grisjun

Lög og reglur um grisjun

Eitt af lögbundnum hlutverkum Þjóðskjalasafns er að „ákveða ónýtingu skjala sem ekki er talin ástæða til að varðveita til frambúðar og móta stefnu um varðveislu og grisjun skjala.“ Opinberum stofnunum og embættum, er óheimilt að eyða gögnum án heimildar, samkvæmt 7. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands en þar segir:

Afhendingarskyldum aðilum er óheimilt að ónýta nokkurt skjal í skjalasöfnum sínum nema heimild Þjóðskjalasafns komi til eða samkvæmt sérstökum reglum sem settar verða um ónýtingu skjala.

Grisjun skjala hins opinbera er þess vegna óheimil lögum samkvæmt nema að fenginni heimild Þjóðskjalasafns í krafti laga nr. 66/1985, en önnur lög og reglugerðir eru síðan hafðar til hliðsjónar þegar metið hvernig standa skuli að umsóknum um grisjun og grisjun ákveðinna skjalaflokka. Auk laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands koma eftirfarandi lög og reglugerðir við sögu varðandi grisjun skjala hjá hinu opinbera:

Hvers vegna að grisja?

Ástæðan fyrir því að grisjun hefur verið leidd í lög sem nauðsynlegur þáttur í opinberri skjalavörslu nútímans er að gefa skjalamyndara kost á að minnka umfang skjalasafns síns með grisjun en þurfa í því efni að hlíta lögum og fylgja settum reglum, til að hindra að skjölum sem innihalda mikilvægar upplýsingar sé eytt.  Þar af leiðir að Þjóðskjalasafn setur reglur um grisjun, sumar sértækar og aðrar almennari.

Eftirlit, ráðgjöf og afgreiðsla grisjunarbeiðna

Við setningu laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands var Þjóðskjalasafni falið að hafa eftirlit með og veita ráðgjöf um grisjun skjala í skjalasöfnum opinberra aðila. Safnið hefur sinnt því hlutverki með föstu verklagi, sem felst í eftirfarandi atriðum:

  • Þjóðskjalasafn birtir leiðbeiningar fyrir ríkisstofnanir um grisjun sem má finna hér.
  • Umsóknareyðublöð fyrir grisjunarbeiðnir má finna hér.
  • Almennar reglur fyrir grisjun sveitarfélaga er að finna í Handbók um skjalavörslu sveitarfélaga.
  • Sérfræðingar Þjóðskjalasafn veita auk þess leiðbeiningar og ráðgjöf um grisjun eftir þörfum hverrar stofnunar.

Birting leiðbeininga um grisjun á vef Þjóðskjalasafns þjónar því markmiði að efla þekkingu og stuðla að faglegum vinnubrögðum, en hvorutveggja er forsenda þess að stofnanir geti gert áætlanir um grisjun skjalasafna sinna. Þjóðskjalasafn afgreiðir beiðnir skilaskyldra aðila um grisjun og veitir leiðbeinandi svör og fyrirmæli um hvort og með hvaða skilmálum grisjun er heimil. Framvindan þegar sótt er um grisjun í skjalasöfnum ríkistofnanna og embætta ríkisins er eftirfarandi:

  • Stofnun/embætti sækir um heimild til grisjunar til Þjóðskjalasafns.
  • Skjalasvið afgreiðir beiðnina til stjórnarnefndar Þjóðskjalasafns.
  • Stjórnarnefnd úrskurðar um beiðnina, skv. lögum nr. 66/1985.
  • Svarið sendist umsækjanda.
  • Stofnun eyðir gögnum með öruggum og viðurkenndum hætti hafi grisjun verið samþykkt, en varðveitir skjölin áfram í sínu skjalasafni hafi grisjunarbeiðni verið hafnað og afhendir Þjóðskjalasafni í fyllingu tímans.

Ákvörðun um synjun eða samþykki grisjunarbeiðnar er í höndum stjórnarnefndar Þjóðskjalasafns, skv. núgildandi lögum nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands. Þegar stjórnarnefnd Þjóðskjalasafns hefur samþykkt beiðni um grisjun þá gildir sú samþykkt þar til annað er ákveðið. Stjórnarnefnd hefur á undanförnum árum í nokkrum tilvikum endurskoðað og breytt reglum um grisjun.

Varðveisla er meginreglan – grisjun undantekningin

Varðveisla skjala er meginmarkmið skjalavörslu á Íslandi en grisjun er undan­tekning á þeirri reglu og krefst sérstakrar undanþágu frá vörsluskyldunni. Þegar hugtakið grisjun er notað um förgun skjala úr skjalasöfnum er átt við skipulega og faglega rökstudda eyðingu skjala sem fram fer samkvæmt fenginni heimild í samræmi við lög um Þjóðskjalasafn Íslands. Varðveisla upplýsinga er grundvallaratriði þegar ákvarðanir eru teknar um hvort varðveita eigi skjöl í skjalasafni eða farga þeim. Markmiðið með grisjun er þannig að minnka umfang skjalasafns stofnunar með eyðingu tiltekinna skjala án þess að glata mikilvægum upplýsingum. Þegar stofnun skoðar hvort grisjun eigi við um einhverja skjalaflokka í sínu skjalasafni þá þarf að hafa eftirfarandi í huga:  

  • Hvort skjölin snerti hagsmuni/réttindi einstaklinga, stofnunar eða stjórnvalds.
  • Hvort þau geymi upplýsingar um starfsemi stofnunar sem ekki eru til annarsstaðar.
  • Hvort þau séu hlekkur í skjalasafni, þ.e. feli í sér leitarmöguleika, (eru vísun/lykill fyrir leit í öðrum skjölum/skjalaflokkum.
  • Hvort þau hafi sögulegt gildi.
  • Ef allt eða eitthvað af ofangreindu á við um skjölin ber að varðveita þau.

Regla sem fara þarf eftir í skjalavörslu hins opinbera er að gæta þess að tryggt sé að engar mikilvægar heimildir glatist sem snerta hagsmuni og réttarstöðu einstaklinga, eða eru vitnisburður um starfsemi og hlutverk stofnana og ákvarðanir stjórnvalda eða hafa heimildagildi vegna sögu lands og þjóðar í víðara samhengi. Til að stuðla að því að þetta gangi eftir hefur Þjóðskjalasafn sett nokkur almenn viðmið og reglur um hversu gömul og hverskonar skjöl megi ekki grisja: 

  • Öll skjöl eldri en frá 1960 eru ekki grisjuð heldur ber að varðveita.
  • Skjöl sem hafa stjórnsýslulegt, réttarfarslegt og fræðilegt gildi eru ekki grisjuð.

Þjóðskjalasafn setur í þessu samhengi einnig almenna reglu um varðveislu tiltekinna skjalaflokka. Skjalaflokkar sem ekki eru grisjaðir:

  • Málaskrá (bréfadagbók).
  • Málasafn (bréfasafn).
  • Gögn vegna fjárlagaundirbúnings.
  • Árslaunalistar.
  • Fundargerðabækur.
  • Ársskýrsla stofnunar.
  • Eintak af eigin útgáfu.
  • Skjöl sem varða sérsvið, hlutverk og starfsemi stofnunar.

Kostir þess að grisja

Tilgangurinn með grisjun þjónar ýmsum hagsmunum. Pappírsflóð í nútímasamfélagi er svo mikið að of kostnaðarsamt er að varðveita öll skjöl vegna hins mikla geymslurýmis sem þarf til, auk þess sem það er oft óþarfi að varðveita allt þar sem ýmis skjöl hrannast upp í mörgum eintökum og margir aðilar hafa stundum sömu gögnin í skjalasöfnum sínum. Kostnaður vegna skjalavörslu réttlætir þó aldrei ákvörðun um grisjun heldur verður ætíð að taka mest tillit til upplýsingagildis skjalanna og þýðingar þeirra í því sambandi. Meginmarkmiðið með grisjun er að stofnun sé ekki íþyngt með miklu magni af skjölum sem hafa ekki upplýsingagildi eða eiga sér samsvarandi skráningu viðkomandi upplýsinga í sama skjalasafni eða öðru skjalasafni. Kostir skipulegrar grisjunar eru þeir að geymslukostnaður lækkar og  skjalasafnið verður skipulegra og aðgengilegra.

Reglan um varðveislu og grisjun á mörkum pappírsskjalamyndunar og rafrænnar skjalavörslu

Dregið hefur úr myndun skjala á pappír á undanförnum árum vegna tækni- og tölvuvæðingar. Það setur sitt mark á skjalamyndun stofnana sem margar hverjar vilja færa sig úr pappírsskjalavörslu yfir í rafræna skjalavörslu og skil til Þjóðskjalasafns á gögnum á rafrænu formi í stað pappírs. Reglan sem Þjóðskjalasafn setur í þessari stöðu í dag er þessi:

Varðveita skal skjöl á pappír og afhenda á því formi þegar þau eru komin á skilaskyldu nema stofnun hafi í samráði og með samþykki Þjóðskjalasafns tekið upp rafræna skjalavörslu samkvæmt reglum Þjóðskjalasafns um rafræn opinber gögn og skil á þeim og skili í framhaldinu og samkvæmt settum reglum og fyrirmælum rafrænu vörslueintaki af sínum skjölum.

Vilji stofnun fá að eyða skjölum á pappír með þeim rökum að sömu upplýsingar séu varðveittar rafrænt þá þarf að sækja um heimild til slíks til Þjóðskjalasafns. Ástæðan er sú að rafræn varðveisla upplýsinga réttlætir ekki sjálfkrafa eyðingu þeirra pappírsgagna sem varðveita sömu upplýsingar heldur þarf stofnun að sækja um heimild til grisjunar pappírsgagnanna.  Varðveisla upplýsinga á rafrænu formi gildir þó ekki sem rök fyrir eyðingu þeirra á pappírsformi nema hinn afhendingarskyldi aðili hafi tekið upp rafræna skjalavörslu samkvæmt reglum Þjóðskjalasafns Íslands um rafræn opinber gögn og skil á þeim. Hafi afhendingarskyld stofnun tekið upp rafræna skjalavörslu samkvæmt reglum Þjóðskjalasafns þá greiðir það fyrir heimildum til grisjunar pappírsskjala séu sömu upplýsingar varðveittar rafrænt og að rafræn varsla skilaskyldra gagna taki við af vörslu stofnunar á gögnum á pappírsformi.

Skilaskyld stofnun þarf að varðveita skjöl á pappír og afhenda á því formi þegar þau eru komin á skilaskyldu nema stofnunin hafi í samráði við Þjóðskjalasafn tekið upp rafræna skjalavörslu samkvæmt reglum Þjóðskjalasafns um rafræn opinber gögn og skil á þeim, og geti því skilað gögnum sínum rafrænt. Þetta merkir t.d. að hafi afhendingarskyld stofnun tekið upp skönnun aðsendra bréfa og afrita útsendra bréfa og vilji fá að afhenda til Þjóðskjalasafns á rafrænu formi í stað pappírs þá gildir eftirfarandi: Tilkynna þarf rafræna skjalavörslukerfið til Þjóðskjalasafns og fá mat og samþykki Þjóðskjalasafns fyrir því að gögnin séu varðveitt í hinu rafræna umhverfi með fullnægjandi hætti með rafræn skil á þeim til Þjóðskjalasafns í huga. Fram að því að Þjóðskjalasafn hefur samþykkt móttöku gagna á vörsluformi úr viðkomandi rafrænu kerfi þá gildir sú regla að opinber stofnun þarf að varðveita afhendingarskyld gögn sín á pappírsformi og afhenda Þjóðskjalasafni pappírsskjölin þegar þau eru komin á skilaskyldu, sbr. lög nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands. Þannig eru mörkuð skýr skil á milli pappírskjalavörslu og hinnar rafrænu með tilliti til skilaskyldu og afhendingu á Þjóðskjalasafn og langtíma varðveislu.