Þjóðskjalasafn Íslands hefur veitt Sandgerðisbæ heimild til að hefja rafræna skjalavörslu og skila gögnum á rafrænu formi til safnsins til langtímavarðveislu. Sandgerðisbær er fyrsta sveitarfélagið hérlendis sem fær slíka heimild. Um er að ræða heimild til að afhenda gögn á rafrænu formi úr skjalavörslukerfi bæjarins. Sandgerðisbær mun því hætta að prenta út gögn úr kerfinu til varðveislu og varðveita gögnin eingöngu á rafrænu formi. Undanfarna mánuði hafa starfsmenn Sandgerðisbæjar og Þjóðskjalasafns unnið að málinu í góðu samstarfi. Fyrsta afhending á rafrænum gögnum Sandgerðisbæjar verður árið 2017. Sandgerðisbæ er skylt að afhendinga gögn til Þjóðskjalasafns þar sem sveitarfélagið er ekki aðili að héraðsskjalasafni.

„Sandgerðisbær leggur áherslu á faglega stjórnsýslu og liður í því er  rafræn skráning skjala og mála sem til vinnslu eru hjá bæjarfélaginu. Rafræn skjalastjórnun auðveldar yfirsýn og rekjanleika mála,  þjónusta við bæjarbúa og viðskiptavini verður áreiðanlegri. Um leið verður umtalsverður sparnaður á pappír og geymsluplássi“, segir Sigrún Árnadóttir bæjarstjóri í Sandgerði.

Árið 2009 setti Þjóðskjalasafn fyrstu reglur um rafræn opinber gögn og skil á þeim. Síðan hafa stofnanir og embætti ríkisins tilkynnt alls 146 gagnakerfi til safnsins og fjöldi ríkisstofnana hefur fengið heimild til rafrænnar skjalavörslu. Þjóðskjalasafn hefur fengið til varðveislu alls 17 afhendingar á rafrænum gögnum og á næstu árum munu rafræn gögn í safnkosti Þjóðskjalasafns margfaldast.

Að sögn Eiríks G. Guðmundssonar þjóðskjalavarðar á enn eftir að tilkynna safninu fjölmörg gagnakerfi hjá hjá hinu opinbera svo hægt sé að tryggja varðveislu og aðgengi að upplýsingum í þeim til framtíðar: „Stofnanir ríkisins  ráða yfir nokkrum gagnakerfum og aðeins brot af þeim hefur verið tilkynnt til Þjóðskjalasafns. Það er ánægjulegt að fyrsta sveitarfélagið hafi nú hafið rafræna skjalavörslu og er von til þess að frumkvæði Sandgerðisbæjar verði sveitarfélögum og stofnunum ríkisins til eftirbreytni.“