Eftirlit

Hlutverk Þjóðskjalasafns Íslands er að varðveita þau skjöl og önnur gögn ríkisins, sem það telur rétt að varðveita, og veita almenningi, fræðimönnum og stjórnvöldum aðgang að þeim upplýsingum. Þjóðskjalasafn gegnir því lykilhlutverki í varðveislu skjala og miðlun opinberra gagna. Til þess að framfylgja þessu hlutverki er í 13. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn kveðið á um að safnið skuli hafa eftirlit með framkvæmd afhendingarskyldra aðila á lögum og reglugerðum sem lúta að skjalavörslu.

Eftirlit Þjóðskjalasafns með skjalavörslu opinberra aðila er tvíþætt. Annars vegar felur það í sér ráðgjöf um skjalavörslu í víðum skilningi og hins vegar heimild safnsins til þess að setja reglur og skilyrði er lúta að skjalavörsluaðferðum, hugbúnaði við skjalavörslu, skilum á gögnum og gerð skjalageymslna hjá opinberum aðilum. Þar má nefna notkun á málalyklum, gerð skjalavistunaráætlana og skipulag skjalavörslukerfa. Þá hefur Þjóðskjalasafn það hlutverk að veita afhendingarskyldum aðilum heimild til grisjunar skjala en óheimilt er að eyða skjölum án heimildar þjóðskjalavarðar eða sérstakra reglna um grisjun skjala afhendingarskyldra aðila. Eftirlit Þjóðskjalasafns felur í sér að taka út skjalavörslu afhendingarskyldra aðila og gera tillögur um úrbætur.