Afhendingarskylda

Hverjir eru afhendingarskyldir aðilar?

Í 14. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn eru afhendingarskyldir aðilar skilgreindir:

„Afhendingarskylda samkvæmt lögum þessum gildir um:

  1. embætti forseta Íslands,
  2. Hæstarétt, héraðsdómstóla og aðra lögmæta dómstóla,
  3. Stjórnarráð Íslands, svo og allar stjórnsýslunefndir og stofnanir sem heyra stjórnarfarslega undir það, sem og þjóðkirkjuna,
  4. sveitarfélög, svo og allar stofnanir og nefndir á þeirra vegum sem fara með stjórnsýslu; hið sama gildir um byggðasamlög og aðra þá aðila sem sjá um fram­kvæmd einstakra stjórnsýsluverkefna vegna samvinnu sveitarfélaga,
  5. sjálfseignarstofnanir og sjóði sem stofnuð hafa verið með lögum eða á grundvelli heimildar í lögum í þeim tilgangi að sinna einkum opinberum verkefnum,
  6. stjórnsýsluaðila einkaréttareðlis hafi þeim á grundvelli laga verið fengið vald til þess að taka stjórnvaldsákvarðanir af hálfu ríkis eða sveitarfélags að því er varðar skjöl sem hafa orðið til hjá þeim eða komist í þeirra vörslu vegna mála er tengjast slíkum ákvörðunum,
  7. einkaréttarlega lögaðila sem tekið hafa að sér rekstrarverkefni með samningi skv. 30. gr. laga um fjárreiður ríkisins, eða skv. 100. og 101. gr. sveitarstjórnarlaga, að því er varðar skjöl sem hafa orðið til hjá þeim eða komist í þeirra vörslu vegna rækslu slíkra verkefna.

Afhendingarskylda gildir enn fremur um lögaðila sem eru að 51% hluta eða meira í eigu hins opinbera. Afhendingarskyldan á við gagnvart héraðsskjalasafni þegar við­kom­andi aðilar eru í eigu sveitarfélaga sem reka eða eiga aðild að héraðsskjalasafni. Komi upp ágreiningur um afhendingarskyldu lögaðila tekur Þjóðskjalasafn Íslands ákvörðun um afhendingarskylduna.

Lög þessi gilda ekki um Alþingi eða umboðsmann Alþingis.

Skylt er þeim sem falla undir 1. og 2. mgr. að afhenda opinberu skjalasafni skjöl sín í samræmi við ákvæði laga þessara. Þeir afhendingarskyldu aðilar sem heyra undir stjórn­sýslu ríkisins geta eingöngu afhent Þjóðskjalasafni Íslands skjöl sín. Afhendingarskyldir aðilar sem heyra undir stjórnsýslu sveitarfélags skulu afhenda Þjóðskjalasafni Íslands skjöl sín ef sveitarfélagið rekur ekki héraðsskjalasafn á eigin vegum eða á ekki aðild að slíku safni. Sveitarfélag sem afhendir Þjóðskjalasafni Íslands skjöl sín til vörslu greiðir fyrir vörslu þeirra samkvæmt gjaldskrá sem ráðherra setur.“

Afhendingarskyldir aðilar eru því allar opinberar stofnanir og embætti ríkis og sveitarfélaga og jafnframt fyrirtæki í eigu hins opinbera óháð rekstrarformi, hvort sem það er hlutfélag (hf), einkahlutafélag (ehf) eða opinbert hlutafélag (ohf).

Skyldur afhendingarskyldra aðila

Afhendingarskyldir aðilar skulu afhenda skjalasöfn sín til varðveislu til Þjóðskjalasafns Íslands, eða viðkomandi héraðsskjalasafns eftir því sem við á, jafnaði ekki síðar en þegar pappírsskjöl hafa náð 30 ára aldri og þegar rafræn skjöl hafa náð fimm ára aldri, sbr. 15. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn.

Afhendingarskyldum aðilum er jafnframt skylt að haga skjalastjórn og skjalavörslu sinni í samræmi við reglur sem Þjóðskjalasafn Íslands setur. Allir afhendingarskyldir aðilar skulu kynna sér þessar reglur og fara að fyrirmælum safnsins um skjalavörslu afhendingarskyldra aðila, sbr. 22. gr. laga um opinber skjalasöfn.

Forstöðumaður afhendingarskyldrar stofnunar ber ávallt ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu stofnunarinnar, sbr. 22. gr. laga nr. 77/2014. Hann getur ekki framselt þá ábyrgð til þriðja aðila en hins vegar getur hann útdeilt verkefnum er varða skjalavörslu á einstaka starfsmenn. Ábyrgðin á að skjalavarsla stofnunarinnar sé í góðu lagi og samkvæmt gildandi lögum og reglum liggur þó alltaf hjá forstöðumanni.