Afhendingar

Almenn atriði varðandi afhendingu skjala

Afhendingarskyldir aðilar sem vilja afhenda skjöl sín til varanlegrar varðveislu á Þjóðskjalasafn geta fyllt út eyðublaðið A04 - Beiðni um afhendingu pappírsskjalasafns og sent á skjalavarsla@skjalasafn.is.

Gerðar eru kröfur um frágang og skráningu pappírsskjalasafna sem afhendingarskyldir aðilar verða að uppfylla áður en skjölin eru færð í varanlega varðveislu á Þjóðskjalasafn. Sjá nánar um reglur og leiðbeiningar varðandi frágang og skráningu skjala.

Þegar búið er að fá samþykki fyrir afhendingu skjalasafns og frágangi þess lokið munu starfsmenn Þjóðskjalasafns taka út frágang skjalasafns, yfirfara geymsluskrá og gera athugasemdir ef nauðsyn þykir. Ef skjalasafn er samþykkt af starfsmönnum Þjóðskjalasafns er afhendingardagur ákveðinn. Ekki er tekið við skjalasafni nema það sé skráð samkvæmt reglum um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila.

Eftir samþykki er skjalasafnið afhent Þjóðskjalasafni til varanlegrar varðveislu ásamt fylgiskjölum, á pappír og rafrænt, og rafrænni geymsluskrá. Afhendingaraðili fær senda kvittun til staðfestingar að Þjóðskjalasafn hafi tekið á móti safninu. Starfsmenn skjalamyndarans/afhendingaraðilans geta ævinlega fengið til afnota skjöl úr safninu ef þörf er á vegna starfsemi þeirra.

Algengar spurningar

Hve mikið á að afhenda af skjölum í hvert sinn?

Best er að afhenda öll skjöl frá ákveðnu tímabili. Tímabilið getur verið t.d. 5, 10 eða 15 ár.

Hver er kostnaður við afhendingu skjala?

Afhendingarskyldur aðili ber allan kostnað af afhendingunni, þ.e. frágangi skjalanna í endanlegt geymsluform, umbúðum, gerð geymsluskrár og flutningi til Þjóðskjalasafns eða héraðsskjalasafns. Þjóðskjalasafn og héraðsskjalasöfn hafa heimild til að endursenda skjalasöfn sem uppfylla ekki kröfur um frágang og skráningu á kostnað viðkomandi aðila.

Í þeim tilfellum sem afhendingarskyldur aðili treystir sér ekki sjálfur til að ganga frá skjalasafni sínu til afhendingar getur hann óskað eftir að Þjóðskjalasafn meti kostnað við frágang safnsins. Hann getur þá greitt fyrir fráganginn samkvæmt kostnaðaráætlun og er skjalasafnið þá flutt ófrágengið á Þjóðskjalasafn þar sem verkið er unnið á ábyrgð þess.

Hver er aðgangur að afhentum skjölum?

Afhendingarskyldir aðilar og þeir sem hafa afhent skjöl til Þjóðskjalasafns hafa rétt á að fá lánuð skjöl eða fá afrit skjala sem þau hafa afhent og þurfa að nota við störf sín, sbr. 19. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og 11. gr. reglugerðar um héraðsskjalasöfn nr. 283/1994.

Um aðgang almennings að opinberum skjölum, sem hafa verið afhent til Þjóðskjalasafns, reynir yfirleitt á ákvæði laga um opinber skjalasöfn og upplýsingalaga nr. 140/2012. Í 22. gr. laga um opinber skjalasöfn segir við afhendingu skjala flyst ábyrgð á vörslu skjalanna yfir til opinber skjalasafns (Þjóðskjalasafns eða héraðsskjalasafns). Þar með tekur hlutaðeigandi safn ákvörðun um aðgang að umbeðnum gögnum.